Pressemitteilungen, News, Updates | ecoDMS

Endlich wieder Frühling. Die Temperaturen steigen und ringsum beginnt die Natur zu grünen und zu blühen. Für viele Menschen heißt es nun „Frühjahrsputz". Die Archivlösung ecoDMS hilft dabei Schreibtische und Aktenschränke auszumisten und ein einheitliches Ablagesystem für alle beruflichen und privaten Dokumente zu schaffen.

ecoDMS ist eine kostengünstige Software zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden beliebiger Daten und Informationen. Für die Archivierung können Papierdokumente bequem mit einem herkömmlichen Dokumenten-Scanner eingescannt werden. Dateien wie E-Mails, Anschreiben, Tabellen oder Präsentationen aus Office, PDFs, Bilder, Musik, Zeichnungen und andere wichtige digitale Dokumente, finden ebenfalls den schnellen Weg ins Archiv. Um die Archivierung besonders benutzerfreundlich zu gestalten, verfügt ecoDMS über eine Art Sensor. Dieser erkennt die Dokumente und führt eine automatische Zuordnung der notwendigen Ablageinformationen im passenden Archivordner durch. Das beschleunigt den Archivierungsprozess und erleichtert die Ablagearbeiten.

Einen zusätzlichen Komfort bieten die intelligenten Suchfunktionen von ecoDMS. In Sekundenschnelle können die ablegten Dateien vom Benutzer angefordert werden. Hierzu stehen den Anwendern verschiedene Such- und Filterfunktionen zur Verfügung. Die Bedienung dieser ist so einfach wie googeln: Suchwerte erfassen und Ergebnisse ansehen. In einem Vorschaufenster sind die Dokumente direkt im Programm sichtbar.

Für eine optimale und sichere Nutzung des Systems sorgt der flexibel konfigurierbare Einstellungsdialog. Über diesen können Benutzer mit Administrator-Rechten die Strukturen, Einstellungen, Benutzerrechte und Attribute innerhalb der Software steuern und exakt auf die eigenen Bedürfnisse einrichten. Die enorme Skalierbarkeit von ecoDMS ermöglicht den Einsatz für jedermann. Ob Privatperson, kleiner Betrieb oder großes Unternehmen. ecoDMS passt in nahezu jede IT-Infrastruktur hinein und kann branchenunabhängig installiert werden.

ecoDMS ist eine Client-Server-Lösung. Die Dokumente liegen aber keinesfalls auf fremden Rechnern oder in der Cloud. Alles wird sicher in einer Datenbank beim Kunden „In-House" gespeichert. Das Lizenzmodell ist transparent und das Preis-Leistungsverhältnis einzigartig. Eine Lizenz kostet nur 49 Euro. Über den Webshop von ecoDMS können die Lizenzen bargeldlos und einfach erworben werden. Die Zustellung erfolgt sofort nach dem Zahlungseingang versandkostenfrei und fix per Mail. Im Preis inbegriffen ist der volle Funktionsumfang inklusive der verfügbaren Plug-ins für MS Outlook, Thunderbird, MS Office, Libre Office und Open Office. Ein PDF/A Drucker und das ecoICE Programm zum Abrufen und Archivieren der eingescannten Dokumente sind ebenfalls feste Bestandteile dieser Archivlösung. Die 49 Euro pro Lizenz fallen nur einmalig beim Kauf an. Anschließend kann die Lizenz zeitlich unbegrenzt, ohne verpflichtende Folgekosten genutzt werden. Die Anzahl der Lizenzen kann frei vom Anwender bestimmt und bei Bedarf jederzeit erweitert werden.

Die Software steht für die gängigen Betriebssysteme zur Verfügung und kann plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS genutzt werden. Um auch von außerhalb einen schnellen Zugriff zu erhalten, verfügt die Vollversion über Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets. Über die Weboberfläche ist ein lesender und schreibender Zugriff über einen Internetbrowser ebenfalls möglich.

Auf der ecoDMS Webseite können alle Software Komponenten heruntergeladen und für 30 Tage kostenfrei getestet werden. Unter www.ecodms.de stehen außerdem die notwendigen Vertriebs- und Produktinformationen frei zur Verfügung. Ausführliche Dokumentationen und anschauliche Schulungsvideos unterstützen den Anwender bei der Installation, Einrichtung und Nutzung des Systems. Die Handbücher und Videos stehen allen Webseiten-Besuchern gratis zur Verfügung.

Fazit: ecoDMS ist der optimale Helfer beim Frühjahrsputz mit Langzeitwirkung! Mit ecoDMS befinden sich alle Dokumente an einem zentralen Ablageplatz. Das mindert das Papieraufkommen, reduziert die Kosten und Zeitaufwände für die Dokumentensuche und Ablage, schenkt mehr Motivation bei der Dokumentenverwaltung und sorgt für mehr Ordnung.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ermöglicht eine einfache und schnelle Dokumentenablage zum kleinen Preis. Für 49 Euro erhält die Vollversion ein breites Funktionsspektrum und lässt keine Wünsche offen. Die Software überzeugt mit einem tollen Preis-Leistungsverhältnis, ist schnell installiert und benutzerfreundlich zu bedienen. ecoDMS ist besonders flexibel konfigurierbar und eignet sich aufgrund seiner Struktur sowohl für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen als auch für Großkunden.

Das Archivsystem erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Mit ecoDMS können alle Dokumente sicher gespeichert, blitzschnell wiedergefunden und kinderleicht verwaltet werden. ecoDMS ist ein Client-Server-System. Der Begriff „Server" bedeutet hierbei aber keinesfalls eine Auslagerung der Dokumente im Internet oder in der Cloud. Im Gegenteil. Die Dokumente liegen sicher auf dem eigenen Computer bzw. im eigenen Netzwerk. Mit Server ist hier also eine Software Komponente von ecoDMS gemeint. Diese beinhaltet unter anderem die Datenbank, in der die Dokumente und Informationen revisionssicher gespeichert werden können. Die Installation erfolgt mit wenigen Mausklicks über den Installationsassistenten der Archivlösung.

Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt bequem am eigenen Bildschirm über den ecoDMS Client. Der Benutzer muss lediglich Suchbegriffe in eine Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse inklusive einer Dokumentenvorschau anzeigt. Es gibt verschiedene Such- und Filterfunktionen. Der gesamte Suchvorgang erinnert stark an die bekannte Google Suchmaschine. Neben der Desktop Anwendung gibt es auch noch eine Weboberfläche für den Zugriff über einen Internetbrowser. Außerdem gibt es Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets.

Papierdokumente können mit Dokumentenscannern eingescannt und über das zu ecoDMS gehörige Programm namens ecoICE archiviert werden. Die Vollversion beinhaltet auch noch Plugins für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Über den ecoDMS Drucker können Dokumente aus beliebigen, druckfähigen Drittanwendungen mit wenigen Mausklicks als PDF/A ins Archiv gedruckt werden.

Das Programm verfügt über eine Software-Intelligenz der besonderen Art. Es erkennt Dokumente anhand des Designs und Inhalts und führt auf Basis dieser Informationen eine automatische Vorklassifizierung durch. Der Benutzer muss lediglich das Dokument an ecoDMS übergeben und schon startet der Erkennungsdienst von ecoDMS. Für diese automatische Erkennung kann der Benutzer eigene Vorlagen definieren. Diese werden ganz leicht über die ecoDMS Oberfläche konfiguriert und gespeichert.

Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt aus dem vielfältigen Funktionsumfang dieser Archivlösung. ecoDMS zählt definitiv zu den modernsten und schnellsten Dokumenten-​Management-​Systemen im deutschsprachigem Raum. Das Archivsystem hebt sich vor allem durch den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Einige tausend Firmen- und Privatnutzer haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Das Dokumentenmanagementsystem ist schnell installiert und benutzerfreundlich aufgebaut. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.

Das Preis-Leistungsverhältnis von ecoDMS ist absolut einmalig. Der Preis von 49 Euro (brutto) pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS-Server ist im DMS-Bereich unschlagbar. Ein effizientes Entwicklungs- und Vertriebskonzept macht ecoDMS zur absoluten Verkaufssensation! Das Lizenzmodell ist transparent und kundenfreundlich. Mehr Informationen können im Internet unter www.ecodms.de abgerufen werden. Hier gibt es auch eine kostenlose Demoversion zum Download. Auch die Lizenzen können direkt online im ecoDMS Onlineshop erworben werden.

Die ecoDMS GmbH präsentiert mit ecoDMS ein Archivsystem zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden von Dokumenten. Die Software erfreut sich großer Beliebtheit und überzeugt mit einem attraktiven Preis-Leistungsverhältnis. Einige tausend Firmen- und Privatnutzer haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Das Dokumentenmanagementsystem ist schnell installiert und benutzerfreundlich aufgebaut. Die Plattformunabhängigkeit (Windows, Ubuntu, Debian, MacOS) und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.

Das Portfolio von ecoDMS lässt keine Wünsche offen. Papierdokumente können mit einem Scanner eingescannt und anschließend in ecoDMS gespeichert werden. Für Microsoft Office, Open Office, Libre Office, Thunderbird und Outlook sind im Lizenzpreis von gerade einmal 41,18 Euro netto Plug-ins und Add-ons inbegriffen. Diese ermöglichen eine direkte Archivierung aus den genannten Anwendungen. Außerdem sind diese mit der integrierten Versionsverwaltung von ecoDMS verknüpft, so dass die Dokumente bearbeitet und als neue Version im Archiv abgelegt werden können. Dateien, die bereits digital auf einem Datenträger gespeichert sind, wie zum Beispiel PDFs, Zeichnungen, Bilder, Musik, Berichte und vieles mehr, können bequem per Drag und Drop ins Archiv gezogen werden. Wer Dokumente aus Drittanwendungen, wie z.B. Warenwirtschaftsprogrammen, Buchhaltungssoftware, Grafikanwendungen und so weiter im System aufnehmen möchte, kann den PDF/A Drucker von ecoDMS verwenden. Dieser bildet die Schnittstelle zu anderen Programmen und ermöglicht daraus eine schnelle und sofortige Archivierung von Dokumenten. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms und die Dateien können sofort in dem entsprechenden Ordner und für die zuständigen Personen abgelegt werden. Mit der ecoDMS App können die archivierten Dokumente vom Smartphone oder Tablet aus gesucht , abgerufen, angesehen, heruntergeladen und archiviert werden. Den Zugriff ermöglicht der Mobile Dienst von ecoDMS. Die Apps stehen für Android und IOS zur Verfügung.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente – auch auf die eingescannten Dateien – eine OCR an. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Die OCR Funktionalität ist fest in ecoDMS eingebaut. Darüber hinaus bietet das System zahlreiche weitere Such- und Filterfunktionen an. Die Suche nach Dokumenten ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

Ein absolutes Highlight bildet die automatische Dokumentenerkennung. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die über den Designer erstellten Klassifizierungs– & Barcodevorlagen ermöglichen somit eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten. Die Einrichtung und Erkennung erfolgt auf Basis von Formularen, Schlagwörtern und/​oder Barcodes aus zuvor hinterlegten Klassifizierungsvorlagen. Dieses Verfahren sorgt für noch mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Sicherheit bei der Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Hierzu sind keine unnötigen, komplizierten Eingriffe auf den Server nötig. Jeder kann die dazugehörigen Einstellungen direkt über den Vorlagen Designer des Dokumentenmanagementsystems erfassen.

Dies ist nur ein Ausschnitt aus dem vielfältigen Funktionsumfang von ecoDMS. Diese und weitere Funktionen sind im einmaligen Verkaufspreis von 49 Euro brutto pro Lizenz inbegriffen. Die Lizenzkosten entstehen einmalig, sind also nicht wiederkehrend. Außerdem ist eine Lizenz zeitlos unbegrenzt gültig und beinhaltet stets den vollen Funktionsumfang des Dokumenten-Management-Systems. Den unschlagbaren Preis ermöglicht ein absolut neuartiges Entwicklungs- und Vertriebsmodell. Verkauft wird ecoDMS vom Hersteller selbst ausschließlich online über die eigene Produktwebseite www.ecodms.de. Hier stehen neben dem Shop auch alle notwendigen Informationen, Anleitungen und sogar kostenlose Videos für jeden Benutzer zur Verfügung.

Die ecoDMS GmbH bietet mit ecoDMS eine preislich unschlagbare Archivlösung an und macht damit Dokumentendigitalisierung für Privatleute und jede Firmengröße und Branche möglich. Das Dokumenten-Management-System erfreut sich immer größerer Beliebtheit. ecoDMS zählt definitiv zu den modernsten und schnellsten Dokumenten-​Management-​Systemen im deutschsprachigem Raum. Das Archivsystem hebt sich vor allem durch den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Einige tausend Firmen- und Privatnutzer haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Das Dokumentenmanagementsystem ist schnell installiert und benutzerfreundlich aufgebaut. Die Software kann völlig flexibel auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden und bietet die volle Funktionalität einer Archivlösung.

In der heutigen Zeit der Massendatenverarbeitung schafft ecoDMS Ordnung und Auffindbarkeit für jeden in kürzester Zeit. Die ecoDMS Lösung gibt unter anderem all denen Sicherheit, die in öffentlichen Plattformen wie zum Beispiel Cloud-Diensten ein Risiko sehen, bzw. kein Risiko eingehen möchten. Außerdem optimiert ecoDMS die kommunikativen Anforderungen, die eine digitale Welt mit weniger Papier mit sich bringt. EcoDMS bietet die Möglichkeit einer sicheren „in-house Datenhaltung". Gespeichert werden alle Dateien und Informationen in einer zentralen Datenbank. Diese befindet sich samt der anderen Software Komponenten sicher beim Kunden und nicht auf fremden Servern oder im Internet. Die moderne Client-Server-Technologie von ecoDMS macht das Abrufen der archivierten Dokumente schnell, einfach und standortunabhängig via PC, Internet Browser, Smartphone und Tablet möglich. Um einen sicheren Zugriff auf das System und die darin enthaltenen Dokumente und Ordner zu gewährleisten, können für jeden Benutzer Zugangsdaten mit entsprechenden Zugriffsrechten vergeben werden.

EcoDMS erfüllt alle Anforderungen an eine digitale Archivlösung. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Vorklassifizierung, über die revisionskonforme Archivierung von nahezu allen Dateiformaten, bis hin zum sekundenschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender. Zahlreiche Suchfunktionen, bei denen die Volltextsuche das i-Pünktchen bildet, machen ein exaktes und Sekundenschnelles Wiederauffinden der Daten möglich. Die Vollversion bietet darüber hinaus Plug-ins und Add-ons für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird. Desweiteren gibt es einen Webclient und die Möglichkeit via mobiler App auf das Archiv zuzugreifen. Über einen PDF/A Drucker können Dokumente aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen heraus ins DMS gedruckt werden.

ecoDMS kann im Onlineshop unter ecodms.de, über die Distributionen SYSTEAM GmbH, api Computerhandels GmbH und Hexacom GmbH sowie von verschiedenen Fachhändlern erworben werden. Eine Übersicht der Reseller gibt es auf der ecoDMS Webseite. Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three-Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Die freie Version verfügt in den ersten 30 Tagen über volle Funktionalität (ausgenommen mobile Funktionen) und darf als Demoversion in dieser Zeit privat und gewerblich gratis genutzt werden. Die ecoDMS Vollversion ist für 49 € brutto pro Lizenz erhältlich. Die Lizenzgebühr fällt nur einmalig beim Kauf an. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und unabhängig von der Anzahl der archivierten Dokumente.