Press Releases, News, Updates | ecoDMS

Durch den Einsatz einer Archivierungssoftware kann viel Zeit und Geld bei der Ablage und Suche von Dokumenten gespart werden. Das Aachener IT Unternehmen, die ecoDMS GmbH, hat mit ecoDMS eine Software entwickelt, die die Dokumentenarchivierung für jedermann möglich macht.

Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. In Kombination mit einem zeitgerechten Vertriebsmodell und modernsten Technologien, ist eine hochwertige Software mit einem fairen Preis-Leistungsverhältnis entstanden.

Die Archivsoftware eignet sich zum Scannen, Archivieren und Verwalten von digitalen und personengebundenen Dokumenten. ecoDMS überzeugt mit einer einfachen Bedienung, vollem Funktionsumfang, Plattformunabhängigkeit und mit einem günstigen Lizenzpreis. Im Webshop des Herstellers unter www.ecodms.de ist das Archivsystem für einmalig 49 Euro pro Lizenz erhältlich. Es entstehen keine ungewollten Zusatzkosten. Für Privatnutzer ist sogar eine kostenfrei Nutzung möglich.

Die Software Komponenten können alle auf der Webseite heruntergeladen werden. ecoDMS gibt es für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Für technikaffine User werden darüber hinaus eigene Versionen für den Raspberry Pi 2 und für Docker angeboten. Die Skalierbarkeit und Flexibilität der Software erlaubt einen plattformübergreifenden Einsatz der Lösung. Die Vollversion beinhaltet neben den Standardfunktionen eines Dokumenten-Management-Systems Plug-ins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Über die API Schnittstelle können bei Bedarf weitere Systeme an ecoDMS angeschlossen werden. Mit der Weboberfläche und den Apps für Smartphones und Tablets rundet ecoDMS den Funktionsumfang optimal ab.

ecoDMS hilft das tägliche Papieraufkommen durch zeitgerechte Digitalisierungsmaßnahmen einzudämmen. Nach der Installation können Papierdokumente eingescannt und zusammen mit digitalen Dokumenten, wie zum Beispiels E-Mails, Office Dokumenten, PDFs und vieles mehr, in einem zentralen Dokumentenarchiv gespeichert und verwaltet werden.

Für ein schnelles Wiederfinden der archivierten Informationen sorgen intelligente Suchfunktionen. So gibt es unter anderem eine Volltextsuche. Die dafür notwendige Indizierung der Dokumente läuft vollkommen automatisch im Hintergrund. Der Zugriff auf das Archiv ist via Desktop Client, Weboberfläche und Mobile App möglich.

Ob Privatnutzer, kleiner Betrieb oder großer Konzern. Das System kann frei auf die eigenen Strukturen und Bedürfnisse eingerichtet werden. Die Konfiguration der Software und der Benutzer erfolgt schnell und einfach über den ecoDMS Einstellungsdialog. Benutzerfreundlichkeit und Datensicherheit werden hierbei groß geschrieben.

Die Dokumentenprozesse werden mit ecoDMS deutlich einfacher. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Ob Rechnungen, Angebote, Verträge, Gehaltsabrechnungen oder andere Dokumente, alles kann revisionskonform archiviert und auf Knopfdruck sofort wiedergefunden werden. Für den sicheren Zugriff auf vertrauliche Dokumente und die korrekte Zuweisung der Unterlagen an die zuständigen Anwender sorgt ein flexibles Berechtigungssystem. Zeitraubendes Abheften, Dokumentenverluste und ständiges Suchen von Dokumenten gehören mit diesem System der Vergangenheit an.

Wer möchte kann ecoDMS kostenlos für 30 Tage testen. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion.

ecoDMS is a PC software for digital archiving and management of documents and files. The ecoDMS software is easy to use and has a user-friendly interface. The document management system facilitates access to documents and the full text indexing feature enables easy and quick searches for content and information.

There are several DMS systems available on the German market. ecoDMS differentiates itself from those applications by virtue of its technical structure and innovative sales model. The system is ideal for practically all user groups due to its scalability, simplicity and platform independence. The low price allows anyone to employ ecoDMS.

The ecoDMS archiving software has already been awarded several different prizes and certificates. In the heise online software portal, ecoDMS software is ranked top of all document management systems. In 2010 the comprehensive school Europaschule Langerwehe won the "Simply School" competition with ecoDMS. The school was awarded the prize for its modern reduction of bureaucracy by the education ministry of Northrhine-Westfalia. In 2014 the German Federal Association for Small to Medium-Sized Companies in the IT Industry awarded ecoDMS with the "Software made in Germany" seal. Also in 2014, the German Federal Association for Information Technology, Telecommunications and New Media (bitkom) admitted ecoDMS as a member.

ecoDMS ensures that emails, Office documents, PDF files, drawings, graphs, images, agreements, videos, paper documents and much more can be assigned in the DMS system. The archiving software stores all data securely, structures it clearly and makes it accessible for users. The intelligent template designer allows automatic classification and archiving. When archiving, the system recognises the documents and assigns them accordingly.

The full version contains all DMS functions and connections to conventional PC applications, such as MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird and Outlook. Moreover, a PDF/A printer enables archiving from applications with print function. The ecoDMS API also allows access from other systems to the archived data store also allowing the addition of further documents. The API can be used, for example, to connect warehouse management systems, invoicing software and other third party systems to the DMS.

The archived data can be accessed locally, within a network, or from mobile devices or external PCs while travelling. ecoDMS includes desktop clients, mobile apps and a web interface. The ecoDMS software is currently available in the languages German and English. Apart from the free Free4Three version, on offer with limited functionality for private users, there is also the fee-based ecoDMS full version. A full version licence costs 49 Euros and is permanent.

ecoDMS is based on Open Source components that are combined with custom developments. The service-oriented architecture (SOA) of the client server system ensures that ecoDMS can be used with different platforms (Windows, Ubuntu, Debian, Mac OS) and on various devices.

On the ecoDMS webpage www.ecodms.de a free test version is available for download. The licence can also be purchased from the online shop. Detailed documentation and training videos give a perfect introduction to the DMS.

Summary: As a client-server system, ecoDMS covers all aspects of a software for document management. From digital incoming e-mail processing and automatic document recognition, audit-proof archiving and quick document retrieval, to the simple integration into existing system environments, ecoDMS offers high user convenience.