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In Zeiten der Digitalisierung erhalten Dokumenten-Management-Systeme einen immer höheren Stellenwert. An erster Stelle stehen dabei die zentrale Aufbewahrung aller Dokumente und deren Informationen in einem elektronischen Archiv und natürlich die sofortige Verfügbarkeit der Daten. Softwareprodukte dieser Art gibt es inzwischen relativ viele. Oftmals ist die Anschaffung allerdings mit sehr viel Aufwand und hohen Kosten verbunden, so dass sich noch einige Firmen und Privatanwender vor dem Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems sträuben.

Egal ob Firmen, öffentliche Einrichtungen oder Privathaushalte. Eines haben alle gemeinsam: Dokumente! Angefangen von Verträgen, Steuerbescheiden, Rechnungen und Briefen bis hin zu E-Mails, Faxen, Office-Dateien und vielen mehr. Auffallend hierbei ist, dass insbesondere elektronische Dateien in Zeiten der Digitalisierung neben den traditionellen Papierdokumenten einen immer größeren Anteil der Informationsgrundlage bilden. Bei der Vielzahl von Dokumentenarten verliert man leicht den Überblick, zumal sich die Aufbewahrung und Verwaltung der vielen Daten oftmals als riesige Herausforderung herausstellt.

Das Thema "Dokumenten-Management" und "Archivierung" wird immer bedeutsamer. Auch den Medien ist dieses interessante Thema nicht entgangen.

Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS bietet sich als Gratispaket für Privatanwender ebenso an wie für Unternehmen mit vielen Nutzern. Das Client-Server-System ecoDMS speichert Dokumente standardmäßig in der mitgelieferten Datenbank PostgreSQL. Der Server, der sich problemlos auf einem normalen Arbeitsplatzrechner betreiben lässt, ist über ein Clientprogramm, eine Android- oder iOS-App oder übers Web nutzbar. Das Clientprogramm zeigt die meisten Dokumente als Thumbnails an, ansonsten benötigt man zum Betrachten und Bearbeiten das zum jeweiligen Dateityp passende Programm.

In Unternehmen und Privathaushalten kommen über das Jahr verteilt eine ganze Reihe an Dokumenten zusammen. Ein Großteil davon muss für lange Zeit aufbewahrt werden. Doch wohin mit den vielen Unterlagen? Und wie kann man digitale und papiergebundene Dokumente in einer Akte möglichst übersichtlich vereinen? Das ist ein klarer Fall für den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems.

Über das Jahr verteilt gehen in einer Firma und zu Hause sehr viele Dokumente ein und aus. Ein Großteil davon muss über lange Zeiträume hinweg aufbewahrt werden. Schließlich werden besonders in Unternehmen die meisten Dokumente immer wieder im täglichen Arbeitsalltag und für die Buchhaltung benötigt. Um bei so vielen Dokumenten und Informationen Herr der Lage zu bleiben, stellen immer mehr Firmen auf eine weitgehend papierlose Dokumentenverwaltung um.