Anbieter für Offroad- und Geländewagen-Technik erzielt mehr Transparenz im Tagesgeschäft durch den Einsatz einer digitalen Archivlösung.
Kulmbach / Aachen, April 2015: Die Taubenreuther GmbH hat das Dokumenten-Management-System ecoDMS eingeführt. Durch den Einsatz von ecoDMS kann jeder Mitarbeiter unabhängig von der bestehenden Warenwirtschaftssoftware schnell und bedarfsgerecht auf alle Daten zugreifen.
Seit der Gründung 1966 ist die Taubenreuther GmbH Anbieter von Spezialfahrzeugen und entsprechendem Zubehör. Der Hauptsitz befindet sich in Kulmbach, einer Kreisstadt im oberfränkischen Landkreis Kulmbach. Insgesamt arbeiten 50 Mitarbeiter in den Niederlassungen des Unternehmens. Taubenreuther wird bei führenden Fahrzeugherstellern in Europa und bei Importeuren als Zulieferbetrieb geschätzt und ist im zweiten Jahrzehnt ISO-zertifiziert. Das Unternehmen entwickelt neueste Anbausysteme für leichte Nutzfahrzeuge und Spezialfahrzeuge.
Die langfristige, sichere Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten ist für jedes Unternehmen wichtig – auch bei Taubenreuther. Auf der Suche nach einem neuen Archivsystem weckte ein Fachartikel das Interesse an ecoDMS. Die Internetrecherche und die ecoDMS-Webseite führten zur Testphase mit der kostenlosen Demo-Version.
Die Erwartungen an das neue Archivsystem waren klar definiert:
- Installation auf einem lizenzfreien Linux-Server
- Integration in die bestehende Samba 4 Active Directory Struktur und Warenwirtschaft UPOS-WWS
- Plattformübergreifende Nutzung für verschiedene Betriebssysteme innerhalb der Firma
- Zugriff von außerhalb über mobile Apps und webbasierte Benutzeroberfläche
Nach Abschluss der Testphase erwies sich das Client-Server-System ecoDMS als ideale Lösung. Es ist leicht zu bedienen und lässt sich optimal in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Besonders überzeugt haben:
- gute Performance
- Plattformunabhängigkeit
- automatische Dokumenten- und Barcode-Erkennung
Egal ob eingescanntes Papierdokument, E-Mail oder Datei aus der Warenwirtschaft – alle Dokumente werden vom System schnell erkannt, zuverlässig indiziert und sicher archiviert. Außerdem bietet ecoDMS ein transparentes Lizenzmodell und gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
Für die optimale Anbindung an die Warenwirtschaft sorgt eine maßgeschneiderte ecoDMS-Erweiterung. Die CRM-Lösung UPOS ist jetzt vollständig mit ecoDMS verbunden. Dokumente aus UPOS werden automatisiert importiert, klassifiziert und stehen sofort für eine schnelle, benutzerfreundliche Suche bereit. Im Zuge der Altdatenübernahme wurden rund 250.000 Dokumente importiert und klassifiziert. Dank der flexiblen PostgreSQL-Datenbank kann das Datenvolumen beliebig wachsen.
Jens Hueske betreut die Taubenreuther GmbH seit vielen Jahren in allen IT- und Software-Angelegenheiten. Seine Erfahrungen mit ecoDMS sind durchweg positiv:
„Die Zusammenarbeit mit der ecoDMS GmbH hat von Anfang an sehr viel Spaß gemacht. Mit ecoDMS haben wir den perfekten Softwarepartner gefunden. Das Programm sorgt bei unseren Mitarbeitern für mehr Transparenz im Tagesgeschäft. Jeder Mitarbeiter kann nun unabhängig vom UPOS-WWS auf die Daten zugreifen. Die zahlreichen Such- und Filtermöglichkeiten, insbesondere die Volltextrecherche, ermöglichen eine einfache und schnelle Dokumentensuche. Durch die Integration in die Warenwirtschaft bleibt die gewohnte Arbeitsweise erhalten. ecoDMS wird aktuell in Einkauf, Verkauf, Buchhaltung und Verwaltung eingesetzt. Inklusive der europäischen Niederlassungen arbeiten wir derzeit mit 22 Lizenzen der ecoDMS Vollversion.“
Bei Taubenreuther werden ein- und ausgehende Dokumente nun zentral archiviert, was die Ablage- und Suchprozesse optimiert. Dank guter Zusammenarbeit, schneller Einführung und problemloser Installation aller benötigten Software-Komponenten hat das Projekt ecoDMS eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern gefunden.
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