Die 1998 gegründete wirverbindenwelten.de GmbH beschäftigt aktuell rund 50 Mitarbeitende. Dabei ist „wirverbindenwelten“ nicht nur ein Name, sondern eine tief in der Organisation verwurzelte, gelebte Philosophie. Ziel des Unternehmens ist es, Technik mit Prozessverständnis zu verbinden, um Kunden bei ihrer digitalen Transformation ganzheitlich zu unterstützen. Im Zentrum stehen dabei vor allem die Einführung und der Einsatz der Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Lösung SelectLine sowie unseres Dokumentenmanagementsystems (DMS) ecoDMS. Darüber haben wir mit Gründer und Geschäftsführer Malte Stolze gesprochen. Sein Unternehmen ist ecoDMS-Partner der ersten Stunde und zählt seit Kurzem auch zum erlesenen Kreis der Awarded Qualified Premium Reseller.
Herr Stolze, welche Zielgruppe adressieren Sie?
Wir betreuen branchenunabhängig vor allem mittelständische Unternehmen mit bis zu 500 Arbeitsplätzen in Norddeutschland. Bei ihnen führen wir schwerpunktmäßig IT- und Telekommunikations- sowie Prozessmanagementsysteme mit DMS-Lösungen ein. Dabei liegt unser Fokus auf einer ganzheitlichen Betreuung – von der Analyse der Geschäftsprozesse über die Implementierung passender Lösungen bis hin zur laufenden Prozessintegration. Wir versuchen, unsere Kunden mit automatisierten Prozessen vollständig abzolen, indem wir kompetent beraten, implementieren, schulen und schließlich supporten. Denn das Thema Digitalisierung stellt Unternehmen auch im Jahr 2026 vor große Herausforderungen, gerade auch im Hinblick auf KI. Die Umsetzung funktioniert mit ecoDMS sehr gut, da die Lösung viele Unternehmensbereiche und die entsprechenden Prozesse abdeckt.
Wie können Unternehmen ihre Mitarbeitenden auf dem Weg der digitalen Transformation mitnehmen?
Sie sind vor allem gefordert, ihre Mitarbeitenden früh an Bord zu holen und sie von den Vorteilen der Digitalisierung zu überzeugen – Stichwort Change-Management! Eventuelle Vorbehalte gegenüber neuen Arbeitsweisen versuchen wir früh auszuräumen, indem wir die Prozesse so anpassen, dass sie Akzeptanz finden. Schließlich bringt es nichts, nur ein DMS zu verkaufen. Vielmehr muss der Kunde es auch nutzen und seine Abläufe mit der Kombination aus ERP und digitalem Dokumentenmanagement nachhaltig optimieren.
Weshalb sollten Unternehmen ihre ERP-Lösung mit einem DMS verbinden?
Das wichtigste Argument lautet, dass sie ihre kaufmännischen Prozesse ohne Medienbrüche vollständig digitalisieren können. Dadurch profitieren sie von mehr Geschwindigkeit, Transparenz und Effizienz. Zugleich ergeben sich für Mitarbeitende neue Möglichkeiten: So können sie beispielsweise per Knopfdruck aus dem ERP-System heraus die im DMS archivierten Belege standortunabhängig aufrufen. Zudem vollziehen sich Tätigkeiten, die zuvor manuell erledigt wurden, automatisiert im Hintergrund, etwa der Rechnungsversand oder die Übertragung von Dokumenten an den Steuerberater über DATEV Unternehmen online. Dadurch sparen Mitarbeitende wertvolle Zeit, die sie für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen können. Last, but not least stellen Unternehmen mit dieser Kombination eine GoBD-konforme Archivierung ihrer kaufmännischen Dokumente sicher.
Was schätzen Sie selbst an ecoDMS?
Die Lösung lässt sich vor allem ohne großen Aufwand schnell implementieren. Hinzu kommt ein ausgesprochen gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, sodass Unternehmen den Return on Investment (ROI) schnell erreichen. Außerdem ermöglicht ecoDMS mit seiner offenen REST-API eine einfache Integration mit anderen Softwarelösungen. Das ist für uns eine wesentliche Voraussetzung, um passgenaue Anwendungen für unsere Kunden zu erstellen, mit denen sie ihre Abläufe optimieren können.
Wie gestaltet sich für den Anwender konkret die Integration von ecoDMS in SelectLine?
Wir haben die beiden Systeme nahtlos miteinander verknüpft. Somit werden in SelectLine erstellte Belege automatisiert in ecoDMS übertragen, dort klassifiziert und GoBD-konform archiviert. Aus Sicherheitsgründen wird anschließend im Hintergrund geprüft, ob die Belege nun tatsächlich in ecoDMS vorhanden sind. Zudem können Mitarbeitende aus den Kundendatensätzen in SelectLine heraus direkt die zugehörigen Dokumente in ecoDMS aufrufen. Es ist also nicht notwendig, dass Anwender mühsam zwischen den Applikationen hin- und herwechseln.
Letzte Frage: Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Wie sehen Sie die aktuelle Akzeptanz von XRechnungen bzw. ZUGFeRD-Rechnungen?
Den Unternehmen ist grundsätzlich bewusst, dass sie ihre Prozesse anpassen müssen. Doch gerade kleinere Firmen sind hierbei noch recht zögerlich. Entgegen dieser Situation haben wir unsere Abläufe, in denen ecoDMS fester Bestandteil ist, bereits entsprechend modifiziert. So prüfen wir mit ecoDMS die E-Rechnungen beim Ein- und Ausgang dahingehend, ob:
- das Format korrekt ist,
- alle steuerlich erforderlichen Angaben enthalten und korrekt sind und
- bei ZUGFeRD-Rechnungen der XML-Datensatz rechtskonform ausgestellt ist.
Vielen Dank für das Gespräch, Herr Stolze!
