ecoDMS lässt sich flexibel an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Ordnerstrukturen und Benutzerrechte sind mit wenigen Klicks eingerichtet. Um die Ablage nachvollziehbar, sicher und mit möglichst wenig Pflegeaufwand zu gestalten, lohnt sich ein Blick auf das Zusammenspiel aus Benutzerverwaltung, einer strukturierten Ordnerwelt und gezielter Klassifizierung.
Benutzer anlegen und in Gruppen organisieren
Eine durchdachte Benutzer- und Gruppenverwaltung bildet das Fundament für die Zugriffssicherheit im System. Über sie wird exakt gesteuert, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Zu Beginn werden in der Benutzerverwaltung die einzelnen Mitarbeitenden mit ihren persönlichen Zugangsdaten angelegt. Im nächsten Schritt werden in der Gruppenverwaltung passende Rollen wie beispielsweise Geschäftsführung, Personal oder Vertrieb definiert und die Benutzer diesen Rollen zugeordnet. Generell empfiehlt es sich, Zugriffsrechte immer auf Ebene dieser Gruppen zu vergeben und nicht für einzelne Personen. Das vereinfacht spätere Anpassungen erheblich, da Änderungen zentral für die gesamte Rolle greifen.
Die Ordnerstruktur und die Stärke der Klassifizierung
In ecoDMS lässt sich die Dokumentenablage einfach und übersichtlich gestalten. Die Grundlage dafür bildet das Zusammenspiel aus Ordnern und Klassifizierungsattributen.
Ordner dienen in ecoDMS als übergeordnete Struktur zur schnellen Orientierung. Hier legen Sie transparente Hauptordner und bei Bedarf einige wenige Unterordner an, die sich an den zentralen Bereichen Ihres Unternehmens ausrichten. Typische Beispiele dafür sind Kategorien wie Lieferanten, Kunden, Versicherungen oder Mitarbeiter.
Die feine Zuordnung erfolgt im nächsten Schritt über die Klassifizierung. Die Dokumentenart beschreibt dabei den genauen Typ der Datei, wie etwa Rechnung, Lieferschein, Vertrag, Police oder Steuererklärung. Ergänzend dazu reichern Sie jedes Dokument im Klassifizierungsdialog mit weiteren nützlichen Merkmalen an. Dazu gehören spezifische Datumsfelder, der Bearbeitungsstatus, Freitextbemerkungen oder individuelle Zuständigkeiten. So ist jedes Dokument strukturiert einsortiert und mit allen wichtigen Informationen versehen.
Diese Vergabe von Attributen vereinfacht das Suchen und Filtern im Alltag deutlich. Über die Suchfunktion fragen Sie Ihr Archiv jederzeit punktgenau ab. Sie können beispielsweise mit wenigen Klicks nach allen Dokumenten aus dem Ordner Kunden filtern, die als Rechnungseingang klassifiziert sind, aus einem bestimmten Zeitraum stammen und noch den Status Zu bearbeiten tragen. Ergänzend dazu finden Sie jede gewünschte Unterlage in Sekundenschnelle wieder: Die leistungsfähige Volltextsuche nutzt nämlich eine automatische OCR-Indizierung, die sämtliche Dokumenteninhalte und Metadaten im Hintergrund durchsuchbar macht.
Berechtigte Gruppen oder Benutzer den jeweiligen Ordnern zuweisen
Da nicht jeder Ordner für alle Mitarbeitenden bestimmt ist, lassen sich für sensible Ablagen wie Personal oder Geschäftsführung gezielte Zugriffsberechtigungen vergeben. Auf diese Ordner und die darin enthaltenen Dokumente können dann nur berechtigte Rollen zugreifen, während sie für alle anderen Benutzer vollständig unsichtbar bleiben.
Die Rechtevergabe erfolgt dabei ganz einfach von oben nach unten. Erhält ein Ordner eine Berechtigung für eine Gruppe, gilt diese automatisch auch für die darin liegenden Unterordner. Es empfiehlt sich daher, Berechtigungen auf der obersten passenden Ebene zu vergeben, um die Verwaltung übersichtlich zu halten und den Pflegeaufwand zu minimieren.
Fazit
Mit der Kombination aus einer klaren Ordnerstruktur, der Nutzung von Klassifizierungsattributen und einer zielgerichteten Rechtevergabe entsteht ein Dokumentenarchiv, das volle Kontrolle und maximale Übersicht bietet. Die zielgerichtete Attributvergabe erlaubt ein schnelles Auffinden aller Informationen im Unternehmensalltag. Über die Versionsverwaltung lassen sich zudem bei Bedarf verschiedene Versionen eines Dokuments sauber ablegen und verwalten. Sämtliche Bearbeitungsschritte dokumentiert das System darüber hinaus lückenlos in den Dokumentenaktivitäten (Historie), was für Transparenz und Revisionssicherheit sorgt.
