In der Geschäftswelt dient Papier einerseits weiterhin als wichtiger Informationsträger, andererseits stellt es aber auch eine Hürde für automatisierte Prozesse dar. Deshalb bietet ecoDMS zahlreiche Möglichkeiten, Papierdokumente zu scannen und digital zu archivieren.
Das Problem im Arbeitsalltag
Allen Digitalisierungsbestrebungen zum Trotz erhalten Unternehmen täglich per Post papierbasierte Dokumente, beispielsweise Auftragsbestätigungen, Verträge und – ungeachtet der bestehenden E-Rechnungspflicht – auch Rechnungen. Darüber hinaus fallen auf Geschäftsreisen oder bei Kundenterminen Papierdokumente an. Diese landen meist in Aktenordnern, während digitale Dokumente elektronisch archiviert werden. Mit einer solchen hybriden Ablage sind zahlreiche Nachteile verbunden. Dazu gehören ein hoher Suchaufwand, intransparente Abläufe und eine begrenzte Auskunftsfähigkeit bei Rückfragen.
Mit ecoDMS den Bremsklotz „Papier“ verabschieden
ecoDMS beinhaltet unterschiedliche Möglichkeiten, um Papierdokumente zu scannen und anschließend digital zu archivieren. So können Dokumente, die unterwegs anfallen, mit der neuen ScanApp bequem per Smartphone oder Tablet KI-gestützt erfasst und in ecoDMS abgelegt werden.
Zudem lassen sich über einen netzwerkfähigen Scanner digitalisierte Dokumente in den Scaninput-Ordner von ecoDMS übertragen. Dieser ruft die eingescannten Dokumente automatisch ab, splittet sie anhand etwaiger Trennblätter in einzelne Dateien auf und übergibt diese dann der Inbox im ecoDMS Client. Alternativ können Anwender schnell und unkompliziert gescannte Dokumente per Drag-and-Drop über das Side Panel in ecoDMS integrieren. Zusätzlich ist es möglich, Dokumente über die TWAIN-, WIA- oder SANE-Schnittstelle direkt in die ecoDMS-Inbox zu scannen. Sind Klassifizierungsvorlagen eingerichtet, werden die erkannten Dokumente sofort mitsamt den ausgelesenen Attributen zur endgültigen Archivierung an ecoDMS übertragen.
Zusätzlich kann ecoDMS seit dem Rolling Release 26.01 mit dem Epson Netzwerkscanner DS-900WN direkt verbunden werden. Dabei erkennt ecoDMS wichtige Informationen wie Dokumententyp, Lieferant oder Rechnungsnummer automatisch und übernimmt diese direkt als Attribute.
Vorteile einer ganzheitlichen Digitalisierung von Dokumenten
Sind alle Dokumente digitalisiert und zentral in ecoDMS verfügbar, ergeben sich für Unternehmen spürbare Vorteile. Hierzu zählen:
- Dokumente lassen sich dank der Volltextsuche innerhalb von Sekunden finden.
- Freigabeprozesse verkürzen sich deutlich, sodass Unternehmen bei Kreditorenrechnungen Skontooptionen nutzen können.
- Mitarbeitende können direkt auf Dokumente zugreifen und Anfragen schnell beantworten.
- Kaufmännische Dokumente werden GoBD-konform aufbewahrt.
- Kosten für die Archivierung von Papierdokumenten entfallen.
- Mitarbeitende greifen ortsunabhängig auf denselben aktuellen Dokumentenbestand zu.
Fazit
Unabhängig davon, ob kleine oder große Dokumentenmengen im Büro erfasst oder einzelne Belege unterwegs digitalisiert werden sollen: ecoDMS bietet für jedes Einsatzszenario einen passenden Scan-Workflow. Damit schaffen Unternehmen die Grundlage für eine durchgängige Digitalisierung ihrer Dokumentenprozesse und steigern nachhaltig ihre Effizienz.
