Die BUDEKO GmbH versteht sich als agiler und pragmatischer Partner im Bereich des Facility-Managements. An seinen drei Standorten in Hamburg beschäftigt das Unternehmen rund 40 Mitarbeitende, die sowohl Planungs- und Managementprozesse als auch das operative Geschäft für die Liegenschaften der Kunden umsetzen.
BUDEKO zählt zu den ersten Kunden von ecoDMS und hat den Einsatz der gleichnamigen Lösung über die Jahre sukzessive erweitert. Aktuell nutzt das Unternehmen 30 Lizenzen von ecoDMS ONE, einem umfassenden Softwarepaket zur Archivierung und Verwaltung sämtlicher Dokumente und E-Mails sowie zur Prozessautomatisierung.
Vor dem Umstieg auf ecoDMS testete BUDEKO bereits diverse Dokumentenmanagementsysteme, die jedoch aufgrund mangelnder Akzeptanz bei den Mitarbeitenden oder ihres hohen Customizing-Aufwands wieder abgeschafft wurden. „Hingegen passt ecoDMS ideal zu unserer IT-Struktur und punktet mit einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis sowie seiner intuitiven Bedienoberfläche“, erläutert Reiner Hunold, Geschäftsführer der BUDEKO GmbH. „Zudem stellt die integrierte Multi-Faktor-Authentifizierung sicher, dass ausschließlich unsere Mitarbeitenden von ihren Standorten aus auf den Server von ecoDMS zugreifen können.“
BUDEKO verwendet ecoDMS ONE vor allem zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und E-Mails rund um die betreuten Liegenschaften. Dabei ist insbesondere die Anbindung an MS Outlook eine große Unterstützung. „Wir haben für jede Liegenschaft ein eigenes Postfach eingerichtet. Insgesamt gehen darin täglich mindestens 1.000 E-Mails ein, die automatisch im DMS archiviert werden“, berichtet Reiner Hunold. „Die in ecoDMS integrierten Suchfunktionen erlauben es uns, diese E-Mails in Sekundenschnelle wiederzufinden. Zusätzlich nutzen wir die Funktionen von ecoDMS ONE, um zu den E-Mails Aufgaben anzulegen und diese an die zuständigen Mitarbeitenden zu delegieren. Das steigert die Transparenz und stellt sicher, dass jede E-Mail fristgerecht bearbeitet wird.“
In den kommenden vier Monaten will BUDEKO den Einsatz von ecoDMS erheblich ausweiten. „Wir planen unter anderem, weitere Lizenzen einzukaufen, mit dem integrierten Vorlagen-Designer Dokumente vollautomatisch zu klassifizieren und das DMS über Schnittstellen mit weiteren eingesetzten Lösungen zu verbinden“, so der Geschäftsführer weiter. Neben ecoDMS ONE nutzt das Unternehmen aktuell die Enterprise-Resource-Planning-Lösung TAIFUN für die Abrechnung sowie das Computer-Aided-Facility-Management-System hausmanager zur Verwaltung von Wartungsverträgen. „Darüber hinaus werden wir daran arbeiten, unsere internen Prozesse komplett zu automatisieren und so die Produktivität weiter zu steigern.“ Als typisches Praxisbeispiel nennt der Geschäftsführer die Vertragsfreigabe, an der meist mehrere Personen beteiligt sind.
„Wir werden dafür auch die Consulting-Leistungen von ecoDMS in Anspruch nehmen, sind aber fest davon überzeugt, dass sich die Investition schnell amortisiert und wir die nächsten Schritte in Richtung höherer Automatisierung erfolgreich gehen werden“, fasst Reiner Hunold abschließend zusammen.
