Die Gleser GmbH, Spezialist für Räumtechnik, Präzisionswerkzeuge und Systemfertigung, hat mit ecoDMS ihre zuvor in Papierordnern, E-Mailarchivierung bzw. Postfächern und auf Netzlaufwerken verstreute Dokumentenablage zusammengeführt. Heute verwalten 15 Anwender rund 110.000 Dokumente zentral in diesem System. Unterlagen lassen sich in Sekunden auffinden und der Bearbeitungsstand jedes Auftrags ist für alle Beteiligten sofort ersichtlich.
Das Unternehmen mit Sitz in Velbert beschäftigt rund 50 Mitarbeitende und fertigt kundenspezifische Werkzeuge und Komponenten für industrielle Anwendungen. Die Geschäftsprozesse reichen von der Anfrage und Kalkulation über Einkauf, Fertigung und Qualitätssicherung bis hin zur Auslieferung und Rechnungsstellung. Dabei entsteht eine große Zahl kaufmännischer und technischer Dokumente, die eindeutig einem Kunden, Lieferanten, Auftrag oder Vorgang zugeordnet werden müssen. Vor der Einführung von ecoDMS war dies jedoch kaum möglich, da die Dokumente verteilt in Papierordnern, in E-Mail-Postfächern, auf Netzlaufwerken oder im ERP-System vorlagen. Diese dezentrale Ablage führte zu langen Suchzeiten und erschwerte eine durchgängige Abbildung der Prozesse. Entsprechend fehlte es an Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand von Aufträgen.
Wenn das Archiv der Produktion den Platz wegnimmt
Der entscheidende Anstoß für die Etablierung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) war letztlich der Platzmangel: Die Archivräume waren voll, sodass Papierdokumente in den Werkhallen aufbewahrt werden mussten. „Damit ging wertvoller Platz für das Aufstellen von Produktionsmaschinen verloren“, erinnert sich Dr.-Ing. Andre Gleser, Geschäftsführer der Gleser GmbH.
Bei der Recherche nach einem geeigneten DMS legten die Verantwortlichen der Gleser GmbH besonderen Wert auf eine schnelle Suche über Suchbegriffe und Metadaten sowie auf die eindeutige Zuordnung von Dokumenten zu Kunden, Lieferanten und Vorgängen. Darüber hinaus sollte das System die Transparenz von Bearbeitungsständen ermöglichen, eine nachvollziehbare Dokumentenhistorie inklusive Versionierung bieten und sich in die bestehenden kaufmännischen Prozesse integrieren lassen.
Mit einer reinen Digitalisierung des Papierarchivs und der Zusammenführung der unterschiedlichen Ablageorte wollte sich das Unternehmen nicht zufriedengeben. „Unser Ziel war vielmehr, das DMS mit unseren Arbeitsabläufen zu verbinden“, so Andre Gleser.
Dabei überzeugte ecoDMS, indem es sich an die betrieblichen Abläufe flexibel anpassen lässt. Hinzu kamen die übersichtliche Bedienung, individuell definierbare Klassifizierungen, die Statussteuerung, Volltext- und Metadatensuche, Versionierung, Benutzer- und Rechteverwaltung sowie die zentrale Archivierung.
Dokumente und Vorgänge zentral im Griff
Seit dem Jahr 2014 ist nunmehr ecoDMS die zentrale Dokumentenplattform der Gleser GmbH, in der sich aktuell rund 110.000 Dokumente unterschiedlichen Umfangs – von einseitigen Lieferscheinen bis hin zu umfangreichen technischen Unterlagen – befinden. Dazu gehören unter anderem:
- Für den Verkauf: Kundenanfragen, Angebote, Kundenbestellungen, Auftragsbestätigungen, Betriebsaufträge, Lieferscheine und Rechnungen
- Für den Einkauf: Lieferantenangebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Eingangsrechnungen
Bei der Archivierung in ecoDMS werden die Dokumente mit unterschiedlichen Merkmalen und Informationen angereichert, wie Dokumentart, Kunden- bzw. Lieferantenname, Belegnummer, Belegdatum, zuständiger Bearbeiter und Bearbeitungsstatus. „Dadurch können wir Dokumente auch Jahre später sehr schnell finden, ohne dass unsere Mitarbeitenden wissen müssen, in welchem Ordner sie abgelegt wurden“, berichtet Andre Gleser.
Bearbeitungsstatus auf einen Blick
Besonders wichtig ist der Gleser GmbH die Möglichkeit, individuelle Bearbeitungsstatus zu definieren und damit den Stand eines Vorgangs anhand der zugehörigen Dokumente transparent zu machen. Zu diesen Prozessschritten gehören beispielsweise:
- Material/Werkzeug ist angefragt bzw. bestellt
- Auftragsbestätigung ist erstellt
- Externe Bearbeitung ist angefragt bzw. bestellt
- Zur Fertigung freigegeben
- Erledigt
Mitarbeitende erkennen dadurch sofort, welche Dokumente zu einem Vorgang gehören und bei welchen Aufträgen etwa noch Material bestellt werden muss oder eine externe Bearbeitung aussteht. Zu den hinterlegten Informationen zählen unter anderem Dokumenttyp, zugehöriger Kunde oder Lieferant, Beleg- oder Auftragsnummer, aktueller Status, letzte Änderung und zuständiger Bearbeiter. Dokumentvorschau, Aktivitäten, Notizen und Versionen stehen direkt zur Verfügung. Dadurch müssen Informationen deutlich seltener über verschiedene Systeme und Verzeichnisse hinweg zusammengesucht werden.
Wie das in der Praxis funktioniert, zeigt ein typischer Ablauf: Eine eingehende Bestellung wird zunächst in ecoDMS dem entsprechenden Kunden und Auftrag zugeordnet. Ob Material oder externe Dienstleistungen nötig sind und bereits angefragt bzw. bestellt wurden, lässt sich über den entsprechenden Status erkennen. Die während des Bearbeitungsprozesses entstehenden Dokumente wie Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung werden dann ebenfalls dem Kunden und Auftrag zugewiesen. So entsteht eine lückenlose digitale Dokumentation des gesamten Vorgangs.
ERP-Lösung und DMS im Zusammenspiel
Neben ecoDMS setzt die Gleser GmbH das ERP-System Sage 100 zur Abbildung und Steuerung ihrer kaufmännischen und produktionsbezogenen Prozesse ein. „Dabei betrachten wir ERP und digitales Dokumentenmanagement nicht als konkurrierende Systeme“, erklärt Andre Gleser. „Das ERP enthält insbesondere die strukturierten Vorgangs- und Auftragsdaten, während ecoDMS die dazugehörige vollständige Dokumentation und Historie bereitstellt. Gerade diese Kombination ist für uns im täglichen Geschäft sehr wertvoll.“
Fazit
„ecoDMS ist bei uns längst mehr als nur ein digitales Archiv, nämlich ein zentraler Baustein unserer Unternehmensorganisation. Wir verbinden Dokumente mit Kunden, Aufträgen und Bearbeitungsstatus und machen damit einen Teil unserer täglichen Prozesse transparent. Entscheidend ist für uns, dass unsere Mitarbeitenden relevante Informationen innerhalb weniger Sekunden finden und sofort den aktuellen Stand der Vorgänge erkennen können“, fasst Dr.-Ing. Andre Gleser abschließend zusammen.
