Die OPUS GmbH als Teil der OPUS Gruppe steht für mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Projektsteuerung mit der Multiprojektmanagement Software KLUSA. Mit dieser skalierbaren und branchenunabhängigen Plattform stellt das Unternehmen ein leistungsfähiges Management- und Informationssystem bereit, das den komplexen Anforderungen moderner Multiprojektorganisation gerecht wird. Zahlreiche Kunden nutzen diese Lösung bereits, um ihre Projekte effizient zu steuern und erfolgreich umzusetzen.
Ende 2023 führte die OPUS GmbH das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ecoDMS ein. Zuvor behalf sich das Unternehmen bei der Dokumentenverwaltung mit einer verschachtelten Ordnerstruktur innerhalb des Unternehmensnetzwerkes. Der Nachteil dieser Herangehensweise war, dass die Suche nach Dokumenten sehr zeitaufwändig war. Außerdem konnten die Mitarbeitenden nicht mobil, etwa aus dem Homeoffice, auf die derzeit benötigten Unterlagen, wie Verträge, Belege und dgl. zugreifen. „Hinzu kam ein hoher Aufwand in der Buchhaltung, insbesondere weil Papierbelege im Pendelordner an unsere Steuerkanzlei übergeben werden mussten“, berichtet Gerald Lung, Geschäftsführer der OPUS GmbH. „Da die Optimierung von Geschäftsprozessen und Effizienzsteigerungen tief in der DNA unseres Unternehmens verankert sind, haben wir uns zur Einführung eines DMS entschieden.“ Gerald Lung und Geschäftspartner sowie ebenfalls geschäftsführender Mitgesellschafter Richard Ruth kannten ecoDMS bereits und waren sich schnell einig, dass diese Software die passende Lösung ist. „Wir haben ecoDMS daraufhin installiert, was schnell von der Hand ging“, erinnert sich Richard Ruth. „Auch die Schulung unserer Mitarbeitenden haben wir in Eigenregie durchgeführt.“
Suchen so einfach wie „googeln“
Zunächst stießen die beiden Geschäftsführer mit der Einführung eines DMS bei ihrer langjährigen Teamassistentin auf große Skepsis. Diese legte sich jedoch rasch, als sie sah, wie schnell man in ecoDMS dank umfangreicher Suchfunktionen auf Dokumente zugreifen kann. „Vor Kurzem ist diese Mitarbeiterin in den wohlverdienten Ruhestand gegangen. Unsere neue Teamassistentin hingegen war von ecoDMS von Anfang an so begeistert, dass sie alle Dokumente in dem System ablegt“, so Gerald Lung.
Mit der Einführung des DMS verabschiedete sich die OPUS GmbH von ihrer bisherigen unübersichtlichen Ordnerstruktur. Dokumente werden nun bei der Archivierung mithilfe von Vorlagen automatisch gesetzeskonform klassifiziert – etwa als Bestellungen, Rechnungen oder Verträge –, ihre Inhalte per OCR zuverlässig ausgelesen und ebenfalls automatisiert in die jeweiligen Felder übertragen.
Optimierte Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei
Dank ecoDMS wich darüber hinaus bei der Übergabe der Buchungsunterlagen an die Steuerkanzlei der Pendelordner einer elektronischen Übertragung. Dazu werden die relevanten Dokumente samt Metadaten wie Buchungsmerkmalen über die Filterfunktion automatisch in einer ZIP-Datei zusammengetragen. Diese Datei beinhaltet auch den Offline-Client von ecoDMS, womit die Dokumente im Volltext durchsuchbar sind und strukturiert in einer Listenansicht dargestellt werden. „Für diesen Prozess haben wir den Support von ecoDMS kontaktiert, der uns professionell unterstützte“, erinnert sich Richard Ruth.
In Kürze wird die OPUS GmbH ecoDMS für ihre Steuerkanzlei freischalten, sodass diese über den Web-Client jederzeit auf die Buchhaltungsunterlagen zugreifen kann. Die Steuerfachleute können dann den Status der Rechnungen von „zu buchen“ in „erledigt“ ändern und Anmerkungen oder Rückfragen als digitale Notizen an Belege heften. Außerdem kann die Steuerkanzlei Lohn- und Gehaltsabrechnungen direkt in ecoDMS integrieren. „Derzeit erhalten wir diese noch per E-Mail und müssen die PDF-Dateien erst entschlüsseln, um sie in ecoDMS abzulegen. Diesen Umweg können wir uns dann sparen“, erläutert Richard Ruth.
Hohe Transparenz, granulare Rollen- und Rechtevergabe
Auch jenseits der Buchhaltung profitiert die OPUS GmbH von schlankeren Prozessen. Das Unternehmen nutzt beispielsweise die Wiedervorlagefunktion von ecoDMS, welche die Geschäftsleitung rechtzeitig an auslaufende Verträge erinnert. Zudem protokolliert das DMS jegliche Benutzeraktionen mit Datum, Uhrzeit und Benutzernamen, wodurch alle Verarbeitungs- und Archivierungsschritte jederzeit nachvollziehbar sind. „Diese Transparenz wird uns helfen, Zertifizierungsaudits erfolgreich zu absolvieren“, erläutert Gerald Lung. Er lobt außerdem das ausgefeilte Rollen- und Rechtekonzept von ecoDMS. „Wir haben unter anderem Rollen für die Geschäftsleitung, die Teamassistenz, den Leitungskreis und die Steuerkanzlei hinterlegt. Jeder Rolle sind spezifische Rechte zugeordnet, die festlegen, wer auf welche Dokumentenarten zugreifen darf.“
Fazit
„Mit ecoDMS konnten wir unsere Abläufe nachhaltig optimieren und arbeiten heute nahezu papierlos. Außerdem sind unsere Mitarbeitenden auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice in der Lage, auf die im DMS abgelegten Dokumente zugreifen“, fasst Richard Ruth abschließend zusammen. „In Kürze werden wir zudem das WORKZ Add-on für ecoDMS einführen, um unsere die Prozesse noch weiter zu automatisieren.“
