Weinhöppel GmbH integriert ecoDMS in ihre IT-Landschaft

Die Weinhöppel GmbH ist Anbieter von Lösungen in den Bereichen Tachographen, Flottensteuerung, Assistenzsysteme, Telematik und Taxiausrüstung. Das Unternehmen beschäftigt aktuell 65 Mitarbeitende in der Zentrale in Hannover, in den Niederlassungen in Bielefeld, Braunschweig, Kassel und Barleben bei Magdeburg sowie in den Vertriebsbüros in Bremen und Schleswig.

Welf Weinhöppel, Geschäftsführer der Weinhöppel GmbH, zeigt sich zufrieden: Er hat kürzlich die Registratur von den letzten verbliebenen Kartons mit Buchhaltungsunterlagen befreit und somit Platz geschaffen, den er künftig in Form von zehn Selfstorage-Einheiten vermieten will. Bereits im Jahr 2014 führte sein Unternehmen das Dokumenten­management­system ecoDMS ein. Aus Sicherheitsgründen wurden Dokumente zunächst parallel zur digitalen Ablage in Papierform aufbewahrt und in Kartons verpackt im Keller gelagert. Da inzwischen jedoch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verstrichen sind, konnten nun auch die letzten Papierdokumente vernichtet werden. Über die Jahre hatte sich ein erhebliches Volumen angesammelt, das zwei Kubikmeter Container füllte. Heute archiviert das Unternehmen seine Dokumente digital in ecoDMS – aktuell rund 304.000. Während eines CeBIT-Rundgangs war der Geschäftsführer seinerzeit auf ecoDMS aufmerksam geworden. „Die großen DMS-Anbieter kamen in den Gesprächen gleich mit Projekten auf uns zu, die wir weder finanziell noch personell hätten stemmen können“, erinnert er sich. „Mit ecoDMS haben wir dann eine Lösung gefunden, die zu uns passt und die wir uns auch leisten können.“

ecoDMS mit Fachanwendungen verbinden

Nach der Entscheidung für ecoDMS wurde das System sukzessive eingeführt und über die offene REST-API mit vorhandenen Lösungen integriert. Hierzu gehört auch ALPHAPLAN, sodass Mitarbeitende direkt aus den Kunden- bzw. Lieferantenordnern des Warenwirtschaftssystems heraus auf die in ecoDMS archivierten Dokumente zugreifen können. „Wenn sie einen Beleg aufrufen, werden ihnen automatisch alle dazugehörigen Dokumente angezeigt. Das sorgt natürlich für eine hohe Transparenz“, erläutert Welf Weinhöppel. Auch die selbst entwickelte Vertragsverwaltung und das Ticketsystem im Support sind mit ecoDMS integriert. Darüber hinaus wird derzeit die eingesetzte Finanzbuchhaltungslösung von Diamant Software an das DMS angebunden. „Die meisten unserer Mitarbeitenden nutzen ecoDMS, indem sie die dort archivierten Dokumente aus ihren jeweiligen Fachanwendungen heraus aufrufen. Sie möchten die Lösung nicht mehr missen.“ Zusätzlich hat Welf Weinhöppel ein Skript erstellt, das gewährleistet, dass gescannte Dokumente im Hintergrund den jeweiligen Vorgängen in ecoDMS zugeordnet und die passenden Klassifizierungs­merkmale hinterlegt werden.

E-Rechnungen gewinnen an Bedeutung

Auch die Weinhöppel GmbH erhält mittlerweile zunehmend E-Rechnungen – vorwiegend im ZUGFeRD-Format –, die mit ecoDMS geprüft werden. Ebenso validiert das System die selbst erstellten ZUGFeRD-Rechnungen des Unternehmens.

Fazit

Die Weinhöppel GmbH profitiert von ecoDMS gleich mehrfach: Mitarbeitende können die im DMS abgelegten Dokumente aus ihren Fachanwendungen heraus aufrufen, was die Transparenz erhöht und Rückfragen reduziert. Zudem werden Dokumente automatisch den jeweiligen Vorgängen zugeordnet, wodurch sich der manuelle Aufwand verringert. Und schließlich spart das Unternehmen wertvollen Platz für die Archivierung, den es vermieten und so in bare Münze umwandeln kann. Daher hat sich die Investition in ecoDMS allemal rentiert.