Die Schnittstelle Zephir-DMS zur ERP-Lösung ZEPHIR Avenue bindet ecoDMS als Dokumentenmanagementsystem an die Verkaufs-/Einkaufsprozesse, die Produktionssteuerung, das Personalwesen und die Finanzbuchhaltung als elektronisches Belegarchiv an.
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Mithilfe der ecoDMS-Schnittstelle ist es im ZEPHIR Avenue möglich, Dokumente sämtlicher Typen zu allen Vorgängen zuzuordnen und diese in einem revisionssicheren und rechtskonformen DMS-System abzulegen. Entsprechende Rechte in der Zephir Avenue werden ins DMS repliziert, womit auch dort eine entsprechende Zugangsbeschränkung nach Aufgabengebiet gewährleistet ist.
Die Ablage der Dokumente erfolgt dabei über die Oberfläche des ERP-Systems, über entsprechende Menüpunkte, entweder per Drag and Drop oder über die integrierte Scanner-Schnittstelle. Dabei werden die Dokumente im ecoDMS automatisch klassifiziert, die Dokumentenart sowie der Status zugeordnet und in der Ordnerstruktur abgelegt. Eine Anpassung der automatischen Parameter ist jederzeit für das Dokument möglich. Es können auch Editoren für die Vorschau auf spezielle Formate (z. B. CAD) eingebunden werden.
Verschiedene Funktionen können direkt auf diese zugeordneten Dokumente zugreifen. Zum Beispiel kann beim Versand von Dokumenten auf weitere dem Vorgang bereits zugeordnete Dokumente zugegriffen und diese als Anhang versendet werden.
Bei der Ersteinrichtung der Schnittstelle können bereits verwendete lokale Dokumente mithilfe von ZEPHIR Avenue in das DMS-System übergeben, automatisch den Vorgängen zugeordnet und im ecoDMS klassifiziert werden.
In Planung ist die automatische Belegerfassung über die in ecoDMS vorhandenen Importmöglichkeiten und den WORKS-Add-on. Dabei geht es um die automatische Übernahme von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen, Prüfzertifikaten und Fertigungsbelegen.
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