Automatisch archivieren

Individuell eingerichtete Klassifizierungsvorlagen erlauben die automatische Erkennung, Zuordnung und Archivierung von Dokumenten. Eingehende Dokumente können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet und bei Bedarf ohne das weitere Zutun eines Benutzers in einem Dunkelprozess archiviert werden. Möglich macht dies der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS. Dieser ist ein fester Bestandteil der Archivlösung. Mittels Klassifizierungsvorlage können Dateien automatisch erkannt, korrekt einsortiert und berechtigt werden.

Klassifizierungsvorlagen können die Ablageprozesse enorm beschleunigen und vereinfachen. Besonders die Gestaltung von Formular-Vorlagen bringt zahlreiche Vorteile mit sich.

Der Inhalt bestimmter Positionen eines ein- oder mehrseitigen Dokuments kann für die Klassifizierung automatisch übernommen werden. ecoDMS ermittelt zum Beispiel die Rechnungsnummer, das Datum, den Rechnungsbetrag oder den passenden Zielordner und schreibt die erkannten Werte in den Klassifizierungsdialog. Die jeweiligen Positionen werden hierzu vom Benutzer einmal in einem Basis-Dokument markiert. Bei Dokumenten mit unterschiedlichem Seitenvolumen kann die gewünschte Zielseite mit angegeben werden (Beispiel: Der Rechnungsbetrag steht immer auf der letzten Seite).

Erreicht ein zur Vorlage passendes Dokument das Archiv, sucht der Vorlagen Designer automatisch nach der passenden Klassifizierungsvorlage und führt die hinterlegten Prozesse aus.

Screenshots vom Vorlagen Designer und der Erkennung

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Funktion verfügbar für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS
In der Free43 kann 1 Klassifizierungsvorlage gespeichert werden