ecoDMS

Document Management System

Prüfen Sie die Mindestanforderungen an Hardware und Betriebssystem – für eine schnelle, sichere und reibungslose Nutzung von ecoDMS.

Neben den Kern­funktionen zur Digitalisierung, Archivierung und Suche bietet ecoDMS leistungs­starke Erweiterungen, die bereits im Standard­umfang enthalten sind:

• PDF/A-Drucker: Archivieren Sie Ihre Dokumente direkt aus jeder druck­fähigen Anwendung im PDF/A-Format – schnell und unkompliziert.
• Office-Plugins: Speichern Sie Dokumente aus Microsoft Office, Open­Office und Libre­Office direkt in ecoDMS – sowohl im PDF/A- als auch im Originalformat. So können Sie jederzeit Änderungen vornehmen und neue Versionen speichern.
• E-Mail­archivierung: Archivieren Sie E-Mails und Anhänge aus Outlook und Thunderbird direkt in ecoDMS und behalten Sie den Überblick über alle wichtigen Nachrichten.

Außerdem gibt es verschiedene, optionale Add-ons zur Automatisierung und Erweiterung von ecoDMS:

• WORKZ Add-on (kostenpflichtig)
  • Kenntnisnahme und Freigabe von Rechnungen & BWAs
  • Automatischer E-Mail- und Datei­import
  • Digitaler Dokumenten­stempel
• ecoDMS API (REST Service Schnittstelle) (kostenpflichtig)
  • Anbindung an Drittsysteme (z. B. CRM, Warenwirtschaft)
  • Eigene Funktions­aufrufe möglich
  • Zugriff auf grundlegende DMS-Server-Funktionen
  • Erhältlich im Rahmen von ecoDMS ONE
• ecoMAILZ­integration: (ecoMAILZ-Lizenz erforderlich)
  • Integrieren Sie die ecoMAILZ-Software direkt in die ecoDMS-Oberfläche, um E-Mails und Anhänge gemeinsam mit Ihren Dokumenten zu verwalten.

Ja, ecoDMS erfüllt die technischen Anforderungen der GoBD und DSGVO. Unsere Lösung ermöglicht eine zentrale, sichere und gesetzes­konforme Speicherung und Verwaltung Ihrer Dokumente.

• Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden vollständig, unverändert und mit Metadaten gespeichert.
• Datenschutz & Zugriffs­kontrolle: Rollen- und Berechtigungs­system für DSGVO-konforme Speicherung.
• Gesetzes­konforme Verwaltung: Möglichkeit zur Löschung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs­fristen.
• Unterstützung bei der Verfahrens­dokumentation: GoBD-konforme Dokumentation Ihrer Prozesse.

Verfahrensdokumentation anfragen

Editionen: ecoDMS bietet ein flexibles Lizenzmodell mit einer Private Edition (max. 2 Verbindungen) für Privatleute und einer Business Edition (beliebig viele Verbindungen) für Privatleute und Geschäftskunden.

Updates: Während des gewählten Update­zeitraums (24 oder 48 Monate) sind alle Updates kostenlos, inklusive neuer Funktionen und Sicherheitsverbesserungen.

Gültigkeit: Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar. Nach Ablauf des Update­zeitraums gibt es jedoch keinen Hersteller­support mehr.

Erweiterungen: Es können zusätzliche Verbindungen hinzugefügt werden. Dies verlängert jedoch nicht den Update-Zeitraum.

Demoversion: ecoDMS kann 30 Tage lang mit bis zu 3 gleichzeitigen Verbindungen getestet werden. Danach ist eine Lizenz erforderlich.

Ja, ecoDMS kann 30 Tage lang mit bis zu 3 gleich­zeitigen Verbindungen getestet werden. Außerdem bieten wir Gratis Live Demos an.

Gratis Live Demo: Jeden Monat geben wir Ihnen in unseren kostenlosen Live-Online­präsentationen einen Überblick über unsere Software ecoDMS & das WORKZ Add-on.

Demoversion: Mit unserer Demoversion stellen wir das Dokumenten­management­system ecoDMS kostenlos für 30 Tage zum Testen zur Verfügung. Während der Demophase können Sie auch das WORKZ Add-on gratis ausprobieren.

• Die Software­komponenten für die Demoversion und die Vollversion sind identisch.
• Sie können die normale ecoDMS-Version für Ihr Betriebssystem einfach im Downloadbereich herunterladen.
• Nach der Installation wird ecoDMS automatisch für die ersten 30 Tage als Demo freigeschaltet.
• In diesem Zeitraum stehen Ihnen nahezu alle Funktionen der Vollversion zur Verfügung, einschließlich Plugins und Sonderfunktionen. Auch das WORKZ Add-on ist während der Demo zum Testen aktiviert.
• Falls keine Lizenz eingespielt wird, werden die Funktionen des Systems nach Ablauf des Test­zeitraums automatisch eingeschränkt. Eine gewerbliche Nutzung ist nach Abschluss des 30-tägigen Demo­zeitraums untersagt.
• Wenn Sie ecoDMS nach der Testphase gewerblich und/oder mit vollem Funktions­umfang weiterhin nutzen möchten, benötigen Sie eine Lizenz für die Vollversion. Diese kann in unserem Online­shop erworben werden.
• Die Aktivierung der Lizenz erfolgt über den Einstellungs­dialog in ecoDMS.

ecoDMS ist flexibel einsetzbar und eignet sich für zahlreiche Branchen, darunter:

• Finanz­branche: Erfüllt Compliance-Anforderungen und schützt vertrauliche Daten.
• Gesundheits­wesen: Optimiert den Zugriff auf Patienten­daten und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• Bildungssektor: Unterstützt Lehrer beim Speichern und Teilen von Lern­materialien.
• Rechtsbranche: Sichert eine vertrauliche und effiziente Verwaltung von Mandanten­daten.
• Privat­personen: Zentralisiert und organisiert persönliche Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Steuer­unterlagen.

Weitere Branchen, in denen ecoDMS eingesetzt wird:

• Versicherungen
• Schulen und Universitäten
• Handwerks­betriebe und Werkstätten
• Landwirtschaft, Agrar- und Forstwirtschaft
• Logistik- und Spedition
• Immobilien­wirtschaft und Haus­verwaltung
• Banken, Finanz- und Inkasso­unternehmen
• Bäckerei- und Fleischwirtschaft
• Mediziner, Krankenhäuser und Apotheken

ecoDMS ist ein leistungsstarkes Dokumenten­management­system, das Ihnen hilft, Ihre Dokumente effizient zu archivieren, zu verwalten und wieder­zufinden. Diese Kurz­anleitung führt Sie durch die ersten Schritte mit ecoDMS, einschließlich Installation, Benutzer­verwaltung, Strukturierung Ihrer Dokumente und Archivierung.

Installation

Um loszulegen, müssen Sie die Software zunächst auf Ihren Computern installieren. Beachten Sie dabei, dass ecoDMS aus zwei Kern-Teilen besteht:

• Server: Dieser zentrale Speicher verwaltet Ihre Dokumente, Informationen und Einstellungen. Installieren Sie die Server-Software auf einem Computer, der dauerhaft läuft und für alle Nutzer erreichbar ist.
• Client: Mit dieser Software greifen Sie auf Ihre Dokumente zu. Installieren Sie die Client-Software auf jedem Computer, von dem aus Sie auf die Dokumente zugreifen möchten.

Einzel­platz oder Netzwerk?

Die Wahl zwischen Einzel­platz- und Netzwerk­lösung hängt von Ihren Bedürfnissen ab:

• Einzelplatz: ecoDMS läuft auf einem einzelnen Computer. Nur der Benutzer dieses Computers kann die Dokumente nutzen.
• Netzwerk: ecoDMS läuft auf einem zentralen Server. Mehrere Benutzer im Netzwerk können gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen.

Anmeldung

Um mit ecoDMS zu starten, müssen Sie sich zunächst anmelden. Folgen Sie diesen Schritten:

• Öffnen Sie den Connection Manager von ecoDMS.
• Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein:
• Benutzername: ecodms
• Passwort: ecodms
• Server-Adresse:
• Bei Einzelplatz­installation: localhost
• Bei Netzwerk­installation: IP-Adresse des ecoDMS-Servers
• Klicken Sie auf "Verbinden".

Wichtig: Ändern Sie nach der ersten Anmeldung unbedingt das Passwort für den Standardbenutzer aus Sicherheitsgründen.

Benutzer und Struktur

ecoDMS kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Mit den folgenden Schritten schaffen Sie eine klare Struktur:

• Benutzer verwalten:
• Legen Sie Benutzer an, um den Zugriff auf Dokumente zu steuern.
• Vergeben Sie Rollen, um Berechtigungen für Gruppen zu bündeln.
• Weisen Sie Berechtigungen zu, um zu bestimmen, wer welche Aktionen ausführen kann.
• Strukturen erstellen:
• Richten Sie Ordner und Dokumenten­arten ein, um Ihre Dokumente zu organisieren.
• Dokumenten­arten: z.B. Rechnung, Vertrag, Lieferschein
• Ordner: z.B. Kunden, Projekte, Debitoren, Kreditoren

Tipp: Halten Sie die Ordner­struktur flach und einfach! Nutzen Sie Klassifizierungs­attribute, um Dokumente ohne zusätzliche Ordner zu kategorisieren.

Archivierung von Dokumenten

ecoDMS bietet verschiedene Möglichkeiten zur Archivierung:

• Scannen Sie Papier­dokumente: Mit der Inbox­funktion scannen Sie Dokumente direkt in ecoDMS ein.
• Drag & Drop: Ziehen Sie Dokumente einfach per Drag & Drop aus dem Datei-Explorer in ecoDMS.
• Add-ons & Plugins: Speichern Sie Dokumente direkt aus Microsoft Office, LibreOffice und anderen Anwendungen in ecoDMS.
• E-Mails archivieren: Archivieren Sie E-Mails mit ecoDMS und behalten Sie den Überblick.

Tipp: Mit der Versions­verwaltung behalten Sie stets den Überblick über verschiedene Versionen Ihrer Dokumente und können Änderungen jederzeit nach­vollziehen.