In unserem letzten Blogbeitrag haben wir gezeigt, welche Vorteile ein Dokumenten-Management-System (DMS) für Unternehmen mit sich bringt. Auf welche Funktionen Sie bei der Auswahl eines DMS achten sollten, erfahren Sie hier.
Dokumente erfassen und importieren
Werden Dokumente mithilfe von Optical-Character-Recognition (OCR)-Technologien ausgelesen, können DMS-Anwender sie über die Volltextsuche schnell finden. Dabei ist es besonders praktisch, wenn innerhalb der vorhandenen Ordnerstruktur und auf Basis der hinterlegten Dateiinformationen gezielte Suchabfragen möglich sind und die Nutzer diese als Favoriten speichern können. Die ausgelesenen Inhalte lassen sich außerdem dafür nutzen, die Dokumente nach ihrem Typ – wie Rechnung, Bestellung oder Vertrag – automatisiert zu klassifizieren und innerhalb des DMS systematisch im entsprechenden Ordner abzulegen.
Anwender können somit entweder über die Suche auf ein Dokument zugreifen oder es direkt aus dem jeweiligen Ordner aufrufen, um es dann zu bearbeiten. Gerade im Kontext zunehmender Remote-Arbeit ist das ein großer Vorteil, denn der Zugriff ist ortsunabhängig über Webclients möglich. Dabei stellt eine Multi-Faktor-Authentifizierung sicher, dass nur berechtigte Personen Zugang zum DMS-Server erhalten.
Darüber hinaus bieten viele DMS Plug-ins für Standardanwendungen. So können Anwender beispielsweise Dokumente aus Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, Thunderbird oder anderen E-Mail-Clients sowie elektronische Nachrichten als PDF-Datei und im Originalformat archivieren.
Dokumente verwalten und versionieren
Eine detaillierte Benutzer- und Gruppenverwaltung legt fest, wer welche Dokumente abrufen darf. Über diese Funktion werden differenzierte Schreib- und Leserechte vergeben, sodass der Zugriff auf Dokumente gezielt gesteuert werden kann. Alle Änderungen an Dokumenten sind über eine Versionsverwaltung jederzeit transparent nachvollziehbar. Dabei bleibt das Original stets erhalten, was insbesondere aus rechtlichen Gründen notwendig ist. Die GoBD etwa schreiben vor, dass Unternehmen kaufmännische Dokumente unverändert archivieren müssen. Legen Administratoren verschiedene Dokumentenarten mit spezifischen Attributen wie Aufbewahrungsfristen, Ordnerstrukturen und Klassifizierungsmerkmalen an, so sorgen sie für zusätzliche Transparenz.
Dokumente gemeinsam bearbeiten
Neben der Versionshistorie sollte ein DMS die kollaborative Arbeit an Dokumenten durch Funktionen zum Markieren oder Schwärzen von Inhalten unterstützen. Auch das Hinterlegen von digitalen Post-its mit Notizen für das Team ist hilfreich. Idealerweise lassen sich Dokumente nicht nur abteilungsübergreifend nutzen, sondern auch mit externen Partnern wie Kunden oder Lieferanten teilen. Damit man die Informationen auch ortsungebunden abrufen kann, sollte das DMS mit dem Internet verknüpft sein.
Dokumente gesetzeskonform archivieren und löschen
Funktionen zur revisionssicheren Archivierung sowie zur Wiederherstellung von Dokumenten sind in einem DMS unabdingbar. Dazu gehören die Dokumentation aller Änderungen in der Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten sowie die Protokollierung von Benutzeraktionen wie Öffnen, Versenden oder Exportieren.
Auch das Löschen erfolgt kontrolliert: Ein mehrstufiges Löschkonzept – abgestimmt auf die Anforderungen der DSGVO und GoBD – ermöglicht das Verschieben von Dokumenten in einen virtuellen Papierkorb. Die endgültige Löschung erfolgt erst nach Freigabe durch autorisierte Personen und unter Einhaltung der jeweiligen Aufbewahrungsfristen.
DMS mit Business-Anwendungen integrieren
Der Einsatz von Enterprise-Resource-Planning (ERP) – sowie Customer-Relationship-Management (CRM)-Systemen ist heute fester Bestandteil in vielen Unternehmensprozessen. Werden diese Lösungen mit einem DMS verknüpft, ergeben sich daraus zahlreiche Vorteile. Prozesse lassen sich effizienter gestalten und Informationen stehen zentral und durchgängig zur Verfügung. Mitarbeitende greifen direkt aus dem ERP- oder CRM-System auf relevante Dokumente zu – ein Wechsel ins DMS ist nicht mehr nötig. So entfällt die zeitaufwändige Suche in verschiedenen Systemen und Arbeitsabläufe werden spürbar vereinfacht.
Mehr als eine digitale Ablage
Ein modernes DMS bietet zahlreiche Funktionen, die weit über das alleinige Speichern von Dokumenten hinausgehen: Als zentrale Plattform vereinfacht es die Verwaltung, Suche, Bearbeitung und den Austausch von Informationen. Dies spart Zeit, steigert die Produktivität und erhöht die Transparenz über alle Abteilungen hinweg.
