Kurz-Anleitung für ecoDMS

Von der Installation bis zur Dokumentenverwaltung: Hier gibt es eine kleine Schritt-für-Schritt-Anleitung für ecoDMS-Neulinge und hilfreiche Links für den perfekten Start

Produktdetails Gratis Live Demo Kostenlos testen Handbücher

ecoDMS ist ein leistungsstarkes Dokumenten-Management-System, das eine effiziente und sichere Archivierung und Verwaltung von Dokumenten ermöglicht. In dieser Kurzeinführung werden die ersten Schritte erläutert, die für den Einstieg in die Arbeit mit ecoDMS notwendig sind.

Installation als Einzelplatz- oder Netzwerklösung

Um mit ecoDMS zu starten, müssen Sie die Software zunächst auf den gewünschten Computern installieren. Hierbei ist wichtig zu wissen, dass es sich bei ecoDMS um ein Client-Server-System handelt. Deshalb müssen Sie zunächst die Server-Software auf einem Computer installieren, der als zentraler Speicherort für Ihre Dokumente, Informationen und Konfigurationen dient. Dann müssen Sie die Client-Software auf den Computern der Benutzer installieren, die auf die Dokumente zugreifen möchten.

Die Entscheidung, ob Sie ecoDMS als Einzelplatzlösung oder als Netzwerklösung installieren möchten, hängt von Ihren Anforderungen ab:

Als Einzelplatzlösung wird ecoDMS auf einem einzelnen Computer installiert und kann nur von diesem Computer aus verwendet werden. Dokumente werden auf diesem Computer gespeichert und sind nur für den Benutzer zugänglich, der diesen Computer verwendet.
Als Netzwerklösung wird ecoDMS auf einem zentralen Server installiert und kann von mehreren Benutzern auf verschiedenen Computern im Netzwerk verwendet werden. Dokumente werden auf dem Server gespeichert und können von jedem Benutzer, der berechtigt ist, auf das System zuzugreifen, eingesehen werden.

Erstanmeldung und Verbindungsaufbau

Um sich zum ersten Mal bei ecoDMS anzumelden, öffnen Sie den Connection Manager zum Starten der Verbindung via Desktop Client.
Geben Sie die erforderlichen Informationen wie Benutzernamen, Passwort und Server-Adresse ein, um eine Verbindung zum Server herzustellen und mit der Verwaltung Ihrer Dokumente zu beginnen.

Die Zugangsdaten für die Erstanmeldung des Administrators mit allen notwendigen Berechtigungen lauten:

Benutzername: ecodms
Passwort: ecodms
Server IP-Adrese:
- Bei lokaler Einzelplatz-Installation können Sie "localhost" als Server-Adresse verwenden
- Bei Nutzung im Netzwerk, muss hier die jeweilige IP-Adresse zum ecoDMS-Server eingegeben werden

Aus Sicherheitsgründen sollten Sie das Passwort für den Standardbenutzer sofort nach der Erstanmeldung ändern.

Benutzerverwaltung und Ersteinrichtung der Strukturen

ecoDMS kann gezielt auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Gehen Sie hierzu im ersten Step wie folgt vor:

Optionen - Benutzer:
- Legen Sie Benutzer an: Erstellen Sie im ecoDMS-Client Benutzer, um den Zugriff auf Ihre Dokumente zu steuern. Legen Sie fest, wer auf welche Dokumente zugreifen kann.
- Vergeben Sie Rollen: Erstellen Sie im ecoDMS-Client Rollen, um Berechtigungen für Benutzergruppen zusammenzufassen. Dadurch können Sie Berechtigungen effizienter verwalten.
- Legen Sie Berechtigungen fest: Weisen Sie im ecoDMS-Client den einzelnen Benutzern die passenden Gruppen und Rollen (Berechtigungen) zu, um zu bestimmen, wer welche Aktionen auf Dokumente ausführen kann.
Optionen - Einstellungen:
- Richten Sie Ordner und Dokumentenarten ein: Legen Sie im ecoDMS-Client Ordner und Dokumentenarten an, um Ihre Dokumente besser organisieren zu können. Unterscheiden Sie dabei unbedingt zwischen Ordnern und Dokumentenarten.
  - Beispiele für Dokumentenarten sind: Rechnung, Lieferschein, Vertrag, Police, Steuererklärung, Mahnung usw.
  - Beispiele für Ordner sind: Lieferanten, Kunden, Versicherungen, Mitarbeiter usw.
- Einfache Strukturen: Wir empfehlen, die Strukturen von Ordnern in ecoDMS möglichst flach und einfach zu halten, um die Übersichtlichkeit und das schnelle Wiederfinden von Dokumenten zu erleichtern.
- Klassifizierungsattribute sinnvoll einsetzen: Klassifizierungsattribute in ecoDMS ermöglichen die Zuweisung von Attributen oder Eigenschaften zu jedem Dokument, ohne dass hierfür separate Ordner erstellt werden müssen. Durch die Verwendung von Klassifizierungsattributen kann die Anzahl der benötigten Ordner reduziert werden, was die Übersichtlichkeit und das schnelle Wiederfinden von Dokumenten erleichtert.

Information: Durch das Einrichten von Ordnern, Dokumentenarten, Status und Benutzern sowie das Festlegen von Berechtigungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente in ecoDMS sicher und effektiv verwaltet werden. Die sinnvolle Verwendung von Attributen kann die Verwaltung und das Wiederfinden Ihrer Dokumente um ein Vielfaches vereinfachen.

Diese und viele weitere Einstellungsmöglichkeiten sind im ecoDMS-Handbuch ausführlich beschrieben.

Dokumente in ecoDMS archivieren

In ecoDMS gibt es verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu archivieren.

Zum Beispiel können Sie Papierdokumente mit einem Scanner über die Inbox-Funktion in ecoDMS einscannen und bequem archivieren.
Außerdem können Sie Dokumente per Drag-and-Drop aus dem Datei-Explorer ins ecoDMS ziehen und langfristig dort ablegen.
Für verschiedene Anwendungen, wie z.B. Microsoft Office und LibreOffice, gibt es Add-ons und Plugins, mit denen Dokumente direkt aus diesen Anwendungen in ecoDMS archiviert werden können. Auch E-Mails lassen sich so mit ecoDMS archivieren.
Mit der Versionsverwaltung lassen sich verschiedene Versionen von Dokumenten speichern und bei Bedarf bearbeiten.

Im ecoDMS-Handbuch sind diese und weitere Archivierungsmethoden ausführlich beschrieben.

Zahlarten

Kurz-Anleitung für ecoDMS

Erste Schritte mit ecoDMS (burns)