Wer kennt das nicht? Die alljährliche Steuererklärung steht an. Jegliche für die Steuer relevanten Dokumente müssen rausgesucht und an die zuständige Behörde übergeben werden. Dies geschieht meistens über einen Steuerberater. In vielen Fällen kommt nun die traurige Realität zu Tage: Auf dem Schreibtisch tummeln sich Papier- und Aktenberge. Die Ablage und Suche nach den richtigen Dokumenten dauert ewig. Wie schön wäre jetzt eine Wunderlampe à la Aladin, die endlich für Ordnung sorgt und die Dokumente im Nullkommanichts an den Steuerberater weitergibt?

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"Aladin und die Wunderlampe"
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Die Software „ecoDMS“ zaubert im Handumdrehen mittels Digitalisierung der Unterlagen „eine sortierte Ablage mit blitzschnellem Dokumentenzugriff“ herbei. Dafür werden Papierdokumente mit einem herkömmlichen Dokumentenscanner eingescannt und dann direkt im ecoDMS gespeichert. Auch alle anderen Unterlagen, die am Computer gespeichert sind, wie z.B. E-Mails, Office-Dokumente, Fotos, Videos etc, wandern ins ecoDMS. Anschließend sind alle möglichen Dokumente an einem zentralen Ablageort, nämlich dem eigenen Computer, gespeichert und leicht zu finden.

Steht jetzt beispielsweise die Steuererklärung an, sind alle benötigten Unterlagen sofort griffbereit. Über die vielfältigen Such- und Filtermöglichkeiten in ecoDMS können die steuerrelevanten Dokumente blitzschnell wiedergefunden, in einer virtuellen Mappe im ecoDMS gesammelt und dann für den Steuerberater exportiert werden.

Das Clipboard in ecoDMS ermöglicht die Sammlung beliebiger, archivierter Dokumente in einer virtuellen Mappe. Die Dateien werden direkt aus der ecoDMS-Tabelle ins Clipboard gezogen und dort in der gewünschten Mappe abgelegt. Das Sammeln der Dokumente hat dabei selbstverständlich keinerlei Einfluss auf die bestehenden Klassifizierungen und Zugriffsrechte und die Dokumente werden nicht innerhalb des Archivs verschoben. Es können verschiedene Mappen angelegt werden. Der Ersteller eines Clipboards kann frei entscheiden, ob und wie andere Benutzer Zugriff auf eine Dokumentensammlung haben dürfen. Es kann ein lesender oder schreibender Zugriff auf das jeweilige Clipboard gewährt werden.

Das Clipboard eignet sich zum Beispiel zum Sammeln aller für die Steuererklärung relevanten Unterlagen. Alle Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Verträge, Belege usw. ,die an den Steuerberater übermittelt werden sollen, können in einer Mappe gesammelt und anschließend exportiert oder direkt aus ecoDMS heraus per E-Mail versendet werden.

Die Clipboard-Funktion ist fester Bestandteil von ecoDMS Version 18.09 (apu). Das Dokumenten-Management-System gibt es zum Download und Kauf unter www.ecodms.de. Eine Lizenz der Vollversion kostet einmalig 89,- inkl. 19% MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung. Über die kostenlose Demoversion kann die Software vor dem Kauf ausgiebig getestet werden. Für Privatnutzer gibt es ecoDMS außerdem mit eingeschränktem Funktionsumfang als Free4Three Version zur dauerhaft kostenlosen Nutzung.