Die ecoDMS GmbH präsentiert mit ecoWorkflow ein modernes, offenes Workflow-System, das es ermöglicht beliebige Abläufe zu automatisieren und Unternehmensprozesse indiviudell zu optimieren. Die Workflows können ganz ohne Programmierkenntnisse schnell und einfach umgesetzt werden. Mit einem fairen Lizenzmodell richten sich die Aachener damit sowohl an kleine, mittelständische als auch an große Unternehmen.

Abläufe, wie zum Beispiel Freigabeprozesse bei der Rechnungseingangsbearbeitung, können mit dem ecoWorkflow-Modeler angelegt und so perfekt an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden. Intuitive Funktionen helfen bei der Konfiguration, Verwaltung und Anwendung automatisierter Unternehmensprozesse.

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Anwenderbeispiel: Rechnungseingangsbearbeitung
Ein praktisches Beispiel für die Verwendung von ecoWorkflow ist die Rechnungsbearbeitung in Firmen. Unternehmen können die formelle Prüfung von Eingangsrechnungen durchführen und die Rechnung anschließend an den nächsten Mitarbeiter im Prozess weitergeben. Für die Bearbeitung können dem Benutzer beispielsweise die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und der Rechnungsbetrag vom System ausgegeben werden. Sollten für die Rechnungsbearbeitung noch zusätzliche Dateien oder weitere Parameter benötigt werden, kann man diese auch einfügen.

Die Vorgänge können individuell auf die Bedürfnisse einer Firma eingerichtet werden. So kann das Abrufen der Rechnungen zum Beispiel automatisch aus einem Verzeichnis oder E-Mailkonto erfolgen. Mit ecoWorkflow werden die Rechnungen dann selbstständig an die zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung, Freigabe, Buchung oder auch Stornierung übergeben.

Um sicherzustellen, dass die Bearbeitung pünktlich erfolgt, verfügt ecoWorkflow über eine Erinnerungsfunktion. Damit kann unter anderem sichergestellt werden, dass bei zu zahlenden Eingangsrechnungen das eingeräumte Skonto bestmöglich ausgeschöpft wird.

Langfristige Planungssicherheit mit dem Komplettpaket ecoDMS ONE
Die Basis von ecoWorkflow bildet das Komplettpaket ecoDMS ONE, welches unter anderem das beliebte Dokumenten-Management-System ecoDMS beinhaltet und Firmenkunden eine langfristige Planungssicherheit mit Software-Updates und Support bietet. ecoWorkflow archiviert die Rechnungen automatisch mit den richtigen Ablage- und Klassifizierungsinformationen in ecoDMS.

Prozesse mit digitalem Baukasten einfach modellieren
Mit dem benutzerfreundlichen ecoWorkflow-Modeler lassen sich maßgeschneiderte Abläufe erstellen, die die unternehmensinternen Prozesse realitätsgetreu abbilden. Die Modellierung der Prozesse gleicht einem digitalen Baukasten. Die gewünschten Abläufe können ganz ohne Programmierkenntnisse per Drag-and-Drop zusammengestellt werden. So können selbst komplexe Arbeitsabläufe schnell und einfach digitalisiert werden.

Sicherer Zugriff
Das clevere Rollenkonzept von ecoWorkflow erlaubt den sicheren und benutzerdefinierten Zugriff auf das gesamte Workflow-System und dessen Prozesse. So gibt es zum Beispiel neben den Standardbenutzern die Möglichkeit Prozessverantwortliche als „Supervisor“ zu bestimmen. Diese haben immer die Möglichkeit sich einen Überblick über die laufenden und abgeschlossenen Prozesse zu verschaffen und wenn nötig Aufgaben zu übernehmen oder steuernd einzugreifen.

Software, Schulung und Service aus einer Hand
Bei der ecoDMS GmbH erhalten die Kunden optimale Workflows, die gezielt auf die eigenen Bedürfnisse angepasst sind und schnell im Unternehmen eingesetzt werden können. Die Aachener implementieren kostengünstig Standardabläufe und befähigen die Anwender innerhalb weniger Tage von den effizienten Prozessen mit ecoWorkflow zu profitieren. Alternativ dazu werden die zuständigen Mitarbeiter in einer ausführlichen Benutzerschulung fit gemacht in Sachen „ecoWorkflow einrichten und nutzen“. Anschließend können die Unternehmen eigenständig individuelle Workflows modellieren.

Fazit: ecoWorkflow ist das optimale System zur Automatisierung individueller Unternehmensabläufe. Workflows können damit schnell und einfach ohne Programmierkenntnisse umgesetzt werden. Die zentrale und standortunabhängige Verwaltung der Abläufe bietet einen komfortablen Zugriff auf alle Workflows am Arbeitsplatz, von unterwegs aus, auf Reisen und im Homeoffice. Der gesamte Zugriff auf ecoWorkflow erfolgt über den Webclient. Über den Internetbrowser kann am Computer, Laptop, Smartphone und Tablet auf das System zugegriffen werden.

Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoWorkflow. Weitere Informationen zur Software und Angebotserstellung gibt es im Internet unter www.ecodms.de.