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Wir freuen uns, die Veröffentlichung von ecoDMS Build 23.02 bekannt zu geben. Diese Version bringt eine beeindruckende Liste von Verbesserungen und neuen Funktionen mit sich, die die Effizienz und Funktionalität des Dokumenten-Management-Systems weiter steigern werden. Dazu gehören eine effizientere Posteingangsbearbeitung in der Inbox, die Erweiterung kundenspezifischer Prüfberichte, eine einheitliche Zoom- und Scrollfunktion sowie der automatische Versand von Workflow-relevanten E-Mails bei der Nutzung des WORKZ Add-ons.

Effiziente Posteingangsbearbeitung in der Inbox

Besonders die Archivierung eingescannter Dokumente wird mit Build 23.02 weiter vereinfacht. Neue Funktionen in der Inbox beschleunigen und optimieren die Posteingangsbearbeitung:
  • In der Inbox von ecoDMS können mehrere Seiten ausgewählt werden. Dabei sieht der Benutzer immer die zuletzt markierte Seite in der Detailansicht.
  • In einem Dokument können zudem mehrere Seiten markiert und an eine andere Stelle verschoben werden.
  • Eine weitere neue Funktion ermöglicht es, die Seitenreihenfolge in einem Dokument umzukehren. Wird ein Dokument beispielsweise mit der letzten Seite zuerst gescannt, kann man die Reihenfolge mit einem Mausklick in der Inbox korrigieren.
  • Außerdem können mehrseitige Dokumente ganz einfach in Einzelseiten aufgesplittet und nacheinander im Dokumenten-Management-System archiviert werden.
  • Wenn ein Dokument geteilt oder in einzelne Seiten aufgeteilt wird, wird die Klassifizierung des Originaldokuments übernommen. Diese kann selbstverständlich bei Bedarf geändert werden.

Einheitliche Zoom- und Scrollfunktion

  • Das Update führt eine einheitliche Zoom- und Scrollfunktion ein, um die Bedienung in den Dokumentenansichten innerhalb des Systems zu optimieren.
  • Damit ist es jetzt beispielsweise einheitlich möglich, mithilfe der Maus bequem in die Vorschau eines Dokuments hinein- und herauszuzoomen.

PDF-Editor-Einstellungen

Der PDF-Editor in ecoDMS ermöglicht die Bearbeitung von PDF-Dokumenten, die in ecoDMS archiviert sind. Bislang musste man standardmäßig bei mehrseitigen Dokumenten jede einzelne Seite manuell weiterblättern, indem man diese per Mausklick ausgewählt hat.
  • Mit diesem Update können mehrseitige Dokumente direkt bequem per Scrollfunktion weitergeblättert werden.
  • Dieser Fortsetzungsmodus ist nun standardmäßig im PDF-Editor aktiviert, wobei der zuletzt eingestellte Wert pro Benutzer und Client-Installation gespeichert wird.

Erweiterte Benutzerprofile für WORKZ Add-on

Mit dem optionalen WORKZ Add-on können feste Abläufe in ecoDMS definiert und wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten automatisiert werden. Dadurch eignet es sich vor allem für Unternehmen, die kleinere Dokumentenprozesse für wenig Geld im täglichen Büroalltag automatisieren möchten.
  • In der Benutzerverwaltung kann man jetzt auf ein neues, optionales E-Mail-Adressfeld für ecoDMS-Benutzer und LDAP/AD-Profile zurückgreifen.
  • Mit E-Mail-Benachrichtigungen für Kenntnisnahmen und Freigaben sowie individuellen Benachrichtigungseinstellungen für Rollen, werden die zuständigen Mitarbeiter automatisch per E-Mail über den Status laufender Workflows informiert.
  • Das macht die Bearbeitung von Dokumenten im Team noch einfacher und beschleunigt den Bearbeitungsprozess ungemein.
  • Alle zuständigen Mitarbeiter sind, was die internen Dokumentenprozesse angeht, immer auf dem Laufenden.
Dies ist nur ein Auszug der Neuerungen und Optimierungen im Dokumenten-Management-System. Das Update 23.02 steht ab sofort allen ecoDMS-Benutzern mit gültigem Update-Zeitraum kostenlos zur Verfügung. Profitieren auch Sie von den neuen Funktionen und Verbesserungen, die dieses Update mit sich bringt. Installieren Sie jetzt Ihr persönliches ecoDMS und nutzen Sie die zahlreichen Vorteile einer zentralen und revisionssicheren Ablage aller Dokumente und Informationen.
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