ecoDMS Funktionen

Großer Funktionsumfang für kleines Geld

  • ecoDMS bietet u.a. umfangreiche Funktionen zur automatischen Ablage,zum optimalen Filtern (z.B. Volltextsuche), zum einfachen Teilen, zur Versionierung von Dokumenten u.v.m.
  • Eine tabellarische Auflistung der Funktionen und unterstützten Betriebssysteme inkl. einem Vergleich der Free4Three-Version, Demoversion, Vollversion erhalten Sie mit einem Klick auf den Button "Funktionstabelle".

Klicken Sie auf den Titel einer Funktion um weitere Details und Screenshots anzuzeigen.

Alle Dokumente digital archivieren und klassifizieren
Mit dem Webclient kann über den Internetbrowser unabhängig von der Plattform und dem Standort am Computer, Laptop, Smartphone und Tablet auf ecoDMS zugegriffen werden. Optimal ist darüber z.B. auch eine sichere, schnelle und einfache Einbindung von ecoDMS ins Homeoffice möglich.
✓ Windows ✓ Linux ✓ macOS
✓ Vollversion ✓ Demoversion
✓ Aktualisiert
ecoDMS verfügt über ein eigenes Plugin für Microsoft Office. Damit können Dokumente direkt aus den Programmen Word, Excel, PowerPoint und Outlook in ecoDMS archiviert werden.
✓ Windows
✓ Vollversion ✓ Demoversion
✓ Aktualisiert
ecoDMS verfügt über ein eigenes Plugin für LibreOffice und OpenOffice. Damit können Dokumente direkt aus den Progammen Writer, Calc und Impress in ecoDMS archiviert werden.
✓ Windows ✓ Linux ✓ macOS
✓ Vollversion ✓ Demoversion
✓ Aktualisiert
Über das Thunderbird Plugin von ecoDMS können ein- und ausgehende E-Mails aus Thunderbird archiviert werden.
✓ Windows ✓ Linux ✓ macOS
✓ Vollversion ✓ Demoversion
✓ Aktualisiert
Über den virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS können Dokumente aus beliebigen druckfähigen Programmen wie zum Beispiel Bildbearbeitungssoftware, Grafikanwendungen oder Buchhaltungssoftware im PDF/A Format archiviert werden.
✓ Windows ✓ Linux
✓ Vollversion ✓ Demoversion ✓ Free4Three Version
✓ Aktualisiert
ecoDMS bietet verschiedene Möglichkeiten an um jegliche Dokumente, Dateien und Informationen schnell, einfach, sicher und langfristig zu archivieren.
✓ Windows ✓ Linux ✓ macOS
✓ Vollversion ✓ Demoversion ✓ Free4Three Version
Mit einem beliebigen Scanner können Sie Ihre Papierdokumente digitalisieren und dann entweder voll automatisch in ecoDMS archivieren oder erst über das Inbox-Tab in ecoDMS abgerufen und aufbereiten.
✓ Windows ✓ Linux ✓ macOS
✓ Vollversion ✓ Demoversion ✓ Free4Three Version
Klassifizierungsvorlagen ermöglichen eine automatische Erkennung und Ablage von Dokumenten. Über den integrierten Vorlagen Designer von ecoDMS können diese individuell erstellt werden.
✓ Windows ✓ Linux ✓ macOS
✓ Vollversion ✓ Demoversion
Für jede archivierte Datei können unter anderem der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Ablageinformationen erfasst werden.
✓ Windows ✓ Linux ✓ macOS
✓ Vollversion ✓ Demoversion ✓ Free4Three Version
Dokumente blitzschnell wiederfinden und professionell verwalten
Die archivierten Dokumente können aus ecoDMS heraus geöffnet, bei Bedarf heruntergeladen und auf einen beliebigen Datenträger kopiert werden. Die Vollversion beinhaltet zudem ein Datenexport-Plugin mit Offline Reader.
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✓ Vollversion ✓ Demoversion ✓ Free4Three Version
✓ Aktualisiert
Die automatische Volltexterkennung (OCR) von ecoDMS macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software verfügt über intelligente Such- und Filtermöglichkeiten. Wiederkehrende Suchanfragen können dabei als Favorit gespeichert werden.
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✓ Neu
ecoDMS ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments. Dabei bleibt das Original stets erhalten. Optional kann eine Bemerkung zu jeder Version hinzugefügt werden.
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✓ Vollversion ✓ Demoversion ✓ Free4Three Version
✓ Neu
Der interne PDF Editor erlaubt es archivierte PDF-Dateien nachträglich mit Kommentaren und Bildern (z.B. Stempeln) zu versehen und als neue Version abzulegen.
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✓ Aktualisiert
Über das Clipboard-Tab in ecoDMS können archivierte Dokumente in einer Art virtuellen Mappe gesammelt werden.
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✓ Neu
Für die archivierten Dokumente können bei Bedarf Notizen erfasst werden. Diese Funktion gleicht dem bekannten, gelben Klebezettel.
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✓ Neu
Verschiedene Dokumente in ecoDMS können miteinander verknüpft und damit wie mit einer virtuellen Dokumentenklammer zusammengehalten werden.
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Dokumente können mit Dritten über das Internet geteilt und so für den externen Download bereitgestellt werden.
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✓ Vollversion ✓ Demoversion
Moderne Technik für eine individuelle Konfiguration und Einbindung in bestehende IT-Infrastrukturen
Die moderne Benutzeroberfläche von ecoDMS hebt das interne Dokumenten-Management auf ein neues Niveau. Die Software verfügt über zwei verschiedene Darstellungen der Dokumentenübersicht. Sie können zwischen der modernen Ansicht aller Dokumente in Karten und der konventionellen, tabellarischen Auflistung auswählen.
✓ Windows ✓ Linux ✓ macOS
✓ Vollversion ✓ Demoversion ✓ Free4Three Version
✓ Neu
Der Connection Manager stellt am Computer die Verbindung zum ecoDMS her. Hier können mehrere, individuelle Profile angelegt und verbunden werden. Das ermöglicht ein gleichzeitiges, mandantenfähiges Arbeiten mit der Software.
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Eine professionelle Benutzer- und Gruppenverwaltung ermöglicht den sicheren Zugriff auf ecoDMS, dessen Funktionen und auf die archivierten Dateien.
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✓ Vollversion ✓ Demoversion ✓ Free4Three Version
Konfigurieren Sie ecoDMS gemäß Ihrer internen Vorgaben. Über den Einstellungsdialog können Sie u.a. Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen anlegen, eigene Ordnerstrukturen und Ordner-Berechtigungen hinterlegen, individuelle Klassifizierungsattribute erzeugen, Status anpassen u.v.m.
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✓ Neu
Speziell für Entwickler gibt es eine Schnittstelle. Der ecoDMS API Rest Service ermöglicht den Anschluss von beliebigen Drittsystemen wie z.B. CRM-Software, Warenwirtschaftssysteme uvm.
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Revisionskonforme Archivierung und Datenschutz
ecoDMS beinhaltet verschiedene Funktionen zur Sicherung und Wiederherstellung der Dokumente und Einstellungen. Die Datensicherung kann manuell oder voll automatisch vom System erstellt werden.
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✓ Vollversion ✓ Demoversion ✓ Free4Three Version
ecoDMS dokumentiert jegliche Änderungen innerhalb der Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten. Außerdem werden Benutzeraktionen wie z.B. das Öffnen, Versenden, Exportieren etc. von Dokumenten festgehalten.
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ecoDMS beinhaltet ein mehrstufiges Löschkonzept, das sich an den gesetzlichen Anforderungen zum Thema "Datenschutz" und "GoBD" orientiert. Damit können archivierte Dokumente und angelegte Benutzer bei Bedarf gelöscht werden.
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✓ Vollversion ✓ Demoversion
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