ecoDMS Funktionen

Großer Funktionsumfang für kleines Geld

  • ecoDMS bietet u.a. umfangreiche Funktionen zur automatischen Ablage,zum optimalen Filtern (z.B. Volltextsuche), zum einfachen Teilen, zur Versionierung von Dokumenten u.v.m.
  • Eine tabellarische Auflistung der Funktionen und unterstützten Betriebssysteme inkl. einem Vergleich der Free4Three-Version, Demoversion, Vollversion erhalten Sie mit einem Klick auf den Button "Funktionen im Überblick".
Archivierung und Zuordnung von Dokumenten

Web Client

Über den Web Client ist ein plattform- und standortunabhängiger Zugriff auf ecoDMS über den Internetbrowser am PC, Laptop, Smartphone und Tablet möglich.

Automatisch archivieren

Individuell eingerichtete Klassifizierungsvorlagen erlauben die automatische Erkennung, Zuordnung und Archivierung von Dokumenten.

Digitalisieren (scannen)

Scannen Sie Ihren Posteingang und legen Sie ihn anschließend digital und sicher in ecoDMS ab.

API Rest Service

Der ecoDMS API Rest Service ermöglicht den Anschluss von beliebigen Drittsystemen.

E-Mail Archivierung

Mit ecoDMS können Sie Ihre E-Mails und deren Anhänge via Mausklick direkt aus Ihrem E-Mail-Client archivieren und schnell wiederfinden.

Office Plugins

Die ecoDMS Office Plugins ermöglichen eine direkte Archivierung aus den beliebten Office Anwendungen.

PDF/A Drucker

Mit dem PDF/A Drucker von ecoDMS können Dateien direkt aus externen Anwendungen archiviert werden.

Klassifizierung

Für eine optimale Zuordnung kann jede Datei mit passenden Klassifizierungsattributen versehen werden.

Side Panel

Ziehen Sie Ihre Dokumente direkt auf das ecoDMS Side Panel. Die Klassifizierung und Archivierung übernimmt der ecoDMS Vorlagen Designer dann für Sie.
Dokumentensuche so einfach wie Googeln

Suchfunktionen

Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

Volltexterkennung

ecoDMS führt eine automatische Volltexterkennung (OCR) auf die archivierten Dokumente durch und indiziert diese ohne das weitere Zutun eines Benutzers.

Vorschau

Für eine schnelle Ansicht der Dokumente verfügt ecoDMS über ein flexibles Vorschaufenster für PDF-Dateien.
Administration und individuelle Einstellungen

Einstellungen

ecoDMS kann über den Einstellungsdialog indiviudell an die eigenen Strukturen und Abläufe angepasst werden.

Benutzer & Gruppen

Eine professionelle Benutzer- und Gruppenverwaltung ermöglicht den sicheren Zugriff auf das System, dessen Funktionen und auf die archivierten Dateien.

Active Directory & LDAP

Optional können die Benutzer auch aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS verknüpft werden.
Dokumente optimal verwalten und ansehen

Clipboard

Das Clipboard in ecoDMS ermöglicht die Sammlung beliebiger, archivierter Dokumente in einer virtuellen Mappe.

PDF Editor

Der interne PDF Editor erlaubt es archivierte PDF-Dateien nachträglich mit Kommentaren und Bildern (z.B. Stempeln) zu versehen und als neue Version abzulegen.

Versionsverwaltung

Die Versionsverwaltung ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments in ecoDMS.

Wiedervorlage

Dokumente können mittels Wiedervorlage-Status für die Benutzer zurückgestellt und zum gegebenen Zeitpunkt vom System hervorgehoben werden.

Connection Manager

Der Connection Manager stellt die Verbindung zum ecoDMS Server her und erlaubt ein mandantenfähiges Arbeiten.

Verlinkung

Archivierte Dateien, die einem Dokumentenprozess angehören, können über die ecoDMS Tabelle direkt miteinander verlinkt werden.

Shortcut

Über ein benutzerdefiniertes Tastenkürzel kann die ecoDMS Volltextsuche aus beliebigen Anwendungen heraus gestartet werden.

Notizen

Über das Notizen-​Fenster in ecoDMS können Anmerkungen an ein Dokument gehangen werden.

Ungelesene Einträge

Noch nicht geöffnete Dateien können in ecoDMS besonders gekennzeichnet werden.
Dokumente schnell teilen und weiterleiten

Dokument(e) teilen

Dokumente können optional für den externen Download bereitgestellt werden.

E-Mail Versand

Archivierte Dokumente können bei Bedarf schnell und einfach aus ecoDMS via E-Mail versendet werden.

Export

Ausgewählte Dateien können aus ecoDMS heraus exportiert und auf einem externen Datenträger gespeichert werden.

Linkfunktionen

Die Linkfunktion ermöglicht das Versenden und Kopieren von Dokumenten- und Ordnerlinks.
Revisionssicherheit und Datensicherung

Löschkonzept

Dokumente und personenbezogene Daten können gemäß der GoBD und DSGVO rechtssicher aus ecoDMS entfernt werden.

Backup & Restore

Mit den modernen Backup-Funktionen der Archivlösung können Sie Ihre Daten automatisiert sichern und bei Bedarf wiederherstellen.

Historie

In einer Historie dokumentiert ecoDMS jede Änderung an den Klassifizierungsattributen zu einem Dokument.

Container

Das Speichern aller archivierten Daten in einem Container eröffnet völlig neuartige Wege bei der Archivierung, Datensicherung und Wiederherstellung.
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