Microsoft Office Plugin
ecoDMS verfügt über ein eigenes Plugin für Microsoft Office. Damit können Dokumente direkt aus den Programmen
- Word
- Excel
- PowerPoint
- und Outlook
in ecoDMS archiviert werden. Bei der Archivierung legt ecoDMS die Dokumente im PDF/A-Format und zusätzlich im Original-Office-Format ab. Die Originaldatei kann auf Wunsch weiter bearbeitet und als neue Version gespeichert werden.
In Office stehen verschiedene Funktionen für die Dokumente zur Verfügung:
- Dokument aus Office archivieren
- Dokument in ecoDMS öffnen, bearbeiten und als neue Version ablegen
- Dokument aus ecoDMS öffnen und als ganz neue Datei in ecoDMS archivieren
- Die Klassifizierung der Dokumente kann entweder automatisch auf Basis von Klassifizierungsvorlagen oder manuell durch den Benutzer erfolgen
E-Mails aus Outlook archivieren
Über das MS Office Plugin von ecoDMS können neben den Office-Dokumenten auch ein- und ausgehende E-Mails aus Outlook archiviert werden.
ecoDMS archiviert die E-Mails vollständig inkl. ggf. vorhandener Anhänge im Standard-Mail-Format EML. Der Nachrichteninhalt (ohne Anhänge) wird außerdem als PDF/A abgelegt.
In Outlook stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung:
- Ausgehende E-Mail senden und archivieren
- Existierende E-Mails archivieren
- Nur Anhänge archivieren
- Mehrere existierende E-Mails mit einer Massenklassifizierung (gleichen Attributen) archivieren
- Die Klassifizierung der E-Mails und Anhänge kann entweder automatisch auf Basis von Klassifizierungsvorlagen oder manuell durch den Benutzer erfolgen
Screenshots
