Funktionsumfang

ecoDMS: Dokumenten-Management-System

Moderne Software zur Digitalisierung • Archivierung • Verwaltung • Automatisierung

Microsoft Office Plugin

ecoDMS verfügt über ein eigenes Plugin für Microsoft Office. Damit können Dokumente direkt aus den Programmen

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • und Outlook

in ecoDMS archiviert werden. Bei der Archivierung legt ecoDMS die Dokumente im PDF/A-Format und zusätzlich im Original-Office-Format ab. Die Originaldatei kann auf Wunsch weiter bearbeitet und als neue Version gespeichert werden.

In Office stehen verschiedene Funktionen für die Dokumente zur Verfügung:

  • Dokument aus Office archivieren
  • Dokument in ecoDMS öffnen, bearbeiten und als neue Version ablegen
  • Dokument aus ecoDMS öffnen und als ganz neue Datei in ecoDMS archivieren
  • Die Klassifizierung der Dokumente kann entweder automatisch auf Basis von Klassifizierungsvorlagen oder manuell durch den Benutzer erfolgen

E-Mails aus Outlook archivieren

Über das MS Office Plugin von ecoDMS können neben den Office-Dokumenten auch ein- und ausgehende E-Mails aus Outlook archiviert werden.

ecoDMS archiviert die E-Mails vollständig inkl. ggf. vorhandener Anhänge im Standard-Mail-Format EML. Der Nachrichteninhalt (ohne Anhänge) wird außerdem als PDF/A abgelegt.

In Outlook stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung:

  • Ausgehende E-Mail senden und archivieren
  • Existierende E-Mails archivieren
  • Nur Anhänge archivieren
  • Mehrere existierende E-Mails mit einer Massenklassifizierung (gleichen Attributen) archivieren
  • Die Klassifizierung der E-Mails und Anhänge kann entweder automatisch auf Basis von Klassifizierungsvorlagen oder manuell durch den Benutzer erfolgen
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