ecoDMS verfügt über ein eigenes Plugin für Microsoft Office. Damit können Dokumente direkt aus den Programmen

• Word
• Excel
• PowerPoint
• und Outlook

in ecoDMS archiviert werden. Bei der Archivierung legt ecoDMS die Dokumente im PDF/A-Format und zusätzlich im Original-Office-Format ab. Die Originaldatei kann auf Wunsch weiter bearbeitet und als neue Version gespeichert werden.

In Office stehen verschiedene Funktionen für die Dokumente zur Verfügung:

• Dokument aus Office archivieren
• Dokument in ecoDMS öffnen, bearbeiten und als neue Version ablegen
• Dokument aus ecoDMS öffnen und als ganz neue Datei in ecoDMS archivieren
• Die Klassifizierung der Dokumente kann entweder automatisch auf Basis von Klassifizierungsvorlagen oder manuell durch den Benutzer erfolgen

Über das MS Office Plugin von ecoDMS können neben den Office-Dokumenten auch ein- und ausgehende E-Mails aus Outlook archiviert werden.

ecoDMS archiviert die E-Mails vollständig inkl. ggf. vorhandener Anhänge im Standard-Mail-Format EML. Der Nachrichteninhalt (ohne Anhänge) wird außerdem als PDF/A abgelegt.

In Outlook stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung:

• Ausgehende E-Mail senden und archivieren
• Existierende E-Mails archivieren
• Nur Anhänge archivieren
• Mehrere existierende E-Mails mit einer Massenklassifizierung (gleichen Attributen) archivieren
• Die Klassifizierung der E-Mails und Anhänge kann entweder automatisch auf Basis von Klassifizierungsvorlagen oder manuell durch den Benutzer erfolgen