Revisionssicherheit

Gesetzeskonforme Archivierung gemäß GoBD, GDPdU und DSGVO

Revisionskonform und sicher archivieren: ecoDMS erfüllt technisch die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, GDPdU und DSGVO. 

GoBD

Die GoBD legen in erster Linie fest, wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen.

Hinter der Abkürzung GoBD verstecken sich die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Der lange Name gibt bereits erste Einblicke in die Inhalte dieser Vorschrift.

Mit einem Schreiben vom 14. November 2014 wurden die GoBD vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegeben. Sie sind seit dem 1. Januar 2015 gültig.

Durch die GoBD wurden die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) abgelöst. Das Schreiben des BMF zu den GoBD kann online auf den Internetseiten vom Bundesministerium für Finanzen abgerufen werden.

Zertifizierung

Unsere Software erfüllt die technischen Anforderungen für eine gesetzeskonforme Archivierung Ihrer Dateien und Dokumente via ecoDMS und Ihrer E-Mails via ecoMAILZ.

Entgegen vieler Meinungen haben Zertifikate Dritter bei den GoBDs keine Bedeutung. Das Bewerben sogenannter "Zertifikate", die die gesetzeskonforme Archivierung belegen sollen, wird von vielen Herstellern als verlockendes Werbemittel zur Kundengewinnung genutzt. In Wahrheit ist die Gültigkeit dieser Belege allerdings ein weit verbreiteter Mythos.

Das Kaufen eines solchen "Zertifikats" ist für den Software-Hersteller in der Regel mit großen Kosten verbunden. Kosten, die den Kunden in Form hoher Lizenz- und Wartungsgebühren in Rechnung gestellt werden.

Wir möchten unseren Kunden qualitativ hochwertige Software zu fairen Preisen anbieten. Deshalb verzichten wir auf teure Softwarezertifikate.

Stattdessen unterstützen wir Sie bei Bedarf dabei eine gesetzeskonforme Verfahrensdokumentation zu erstellen. Tatsächlich wird die Revisionssicherheit einer Lösung nämlich individuell beim einzelnen Anwenderunternehmen geprüft.

Die Revisionssicherheit ist von mehreren Faktoren abhängig und sie kann nur durch das Archiv einsetzende Unternehmen selbst erreicht werden. Maßgeblich für die Revisionssicherheit sind unter anderem ein technisch revisionskonformes Archiv (Software), dessen professionelle Einrichtung und Handhabung, die korrekte Zuweisung von Zugriffsrechten, eine regelmäßige Datensicherung und die Durchführung der korrekten internen Arbeitsabläufe innerhalb des jeweiligen Unternehmens. Des weiteren wird eine den GoBD entsprechende Verfahrensdokumentation als Nachweis für die Revisionssicherheit gefordert.

Verfahrensdokumentation

Um die gesetzeskonforme Archivierung Ihrer Daten zu belegen, erfordern die GoBD eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation. Diese erstellen wir gerne mit Ihnen.

Aus der Verfahrensdokumentation müssen der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Dokumentenprozesse vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Das fertige Dokument dient anschließend dazu, nachweisen zu können, dass die gesetzlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von E-Mails, Daten und Belegen in einem Unternehmen erfüllt sind.

Gerne unterstützen unsere Archivierungs-Spezialisten Sie beim Erstellen einer gesetzeskonformen Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen. Über unser Kontaktformular können Sie uns eine unverbindliche Anfrage für diese kostenpflichtige Dienstleistung zukommen lassen.

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