Die ecoDMS GmbH hat für das beliebte Dokumenten-Management-System ecoDMS ein neues YouTube-Video veröffentlicht. Das Video stellt die aktuelle Version „ecoDMS (burns)“ vor und erklärt den Nutzen und die Vorteile dieser Archivlösung.

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Die Dokumentenflut in Unternehmen und auch im Privathaushalt wird stetig mehr. Informationen trudeln in Papierform mit der Post, digital per E-Mail und als Chatnachricht am Smartphone ein. Das hat zur Folge, dass täglich viel Zeit mit der Ablage und Suche von wichtigen Unterlagen verschwendet wird. Denn alle Dokumente befinden sich an verschiedenen digitalen Speicherorten, liegen verteilt in zahlreichen Aktenordnern und unsortiert auf den Schreibtischen im Unternehmen.

Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS wird die Dokumentenarchivierung und deren Verwaltung einfacher. Denn alle Papierdokumente können damit ganz bequem mit einem beliebigen Scanner eingescannt, über die Inbox von ecoDMS abrufen und dann digital mit allen notwendigen Ablageinformationen in ecoDMS archiviert werden.

Da ecoDMS ganz leicht mit den gängigen E-Mail und Office-Programmen verbunden werden kann, können die Anwender damit auch alle E-Mails, Tabellen und Anschreiben schnell und einfach archiviert werden. Gleiches gilt für etliche andere Dateien. Ob Rechnung, Vertrag, Steuererklärung, Bild oder Video. In ecoDMS kann nahezu jede Datei abgelegt werden.

Im Dokumenten-Management-System können für jede Datei die passenden Ablageinformationen und Zugriffsberechtigungen definiert werden. Besonders praktisch dabei ist, dass man ecoDMS beibringen kann, welche Datei wie und für wen abgelegt werden soll. Dann macht ecoDMS die Ablage von alleine.

So einfach wie googeln findet man mit ecoDMS alle Dokumente in Sekundenschnelle wieder. Die Einrichtung von ecoDMS kann ganz individuell auf die eigenen Bedürfnisse vorgenommen werden. So erhält zum Beispiel jedes Team-Mitglied eigene Zugangsdaten und Berechtigungen für ecoDMS. Außerdem können die gewünschten Ordnerstrukturen, Dokumentenarten und vieles mehr mit wenigen Mausklicks angelegt werden.

Da ecoDMS sowohl im eigenen Netzwerk als auch von außerhalb zugängig ist, können die Anwender sogar bei Geschäftsterminen, auf Reisen oder im Homeoffice blitzschnell auf alle Dokumente zugreifen. Über den Webclient hat man sein gesamtes Dokumentenarchiv auch am Smartphone und Tablet immer griffbereit.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.