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Für das Dokumenten-Management-System ecoDMS (burns) hat die ecoDMS GmbH aus Aachen heute ein neues Video Tutorial im offiziellen YouTube-Kanal veröffentlicht. Darin wird eine Auswahl von Einstellungsmöglichkeiten für die Klassifizierung und Benennung von Dokumenten mit ecoDMS gezeigt. Das Video kann kostenlos im YouTube Kanal von ecoDMS angesehen werden.

Zur YouTube-Playlist

ecoDMS ist ein einfach zu bedienendes und zugleich umfangreiches Werkzeug zum Digitalisieren, Archivieren, Teilen, Verwalten und Finden aller Dokumente am PC, Smartphone und Tablet. Der Einsatz von ecoDMS spart viel Zeit und Geld bei der täglichen Dokumentenablage, Informationsbeschaffung und bei der Bearbeitung relevanter Dateien.

Das System kann individuell auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Der integrierte Einstellungsdialog von ecoDMS bietet vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten. Als User mit Administratorrechten kann man den Einstellungsdialog direkt über die eigene Benutzeroberfläche aufrufen.
Mit ecoDMS werden alle Strukturen einfacher und übersichtlicher. Denn Einträge wie Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Lieferschein, Vertrag, Lohnabrechnung usw. legt man mit ecoDMS genau einmal an und zwar als Dokumentenart und nicht mehrfach für jeden Ordner als Unterordner. Diese Dokumentenarten helfen bei der konkreten Zuordnung der Dokumente und erleichtern das Wiederfinden der Dokumente. Das Video erklärt die Einrichtung und den Nutzen dieser Dokumentenarten.

Im Folgenden wird das Anlegen der Ordnerstruktur erläutert. Das Video zeigt, wie die Strukturen optimal auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden können und wie man die Ordner mit Schlüsseln und Schlagwörtern weiter verfeinern kann.
Nicht jeder Ordner ist für die Allgemeinheit bestimmt. Deshalb können für Ordner bei Bedarf eigene Zugriffsberechtigungen vergeben werden. Auf den Ordner und dessen zugeordnete Dokumente können dann nur die Benutzer zugreifen, die hier berechtigt sind. Für alle anderen sind die Ordner und deren Inhalte nicht sichtbar. Im Video wird auch diese Einstellung genauer erklärt.

In ecoDMS sind drei Dokumentenstatus fest enthalten. Diese geben Auskunft über den Bearbeitungsstand von einem Dokument. Außerdem kann ein Status als Anstoß für einen Dokumenten-Workflow dienen. Wird einem Dokument z.B. der Status "zu bearbeiten" zugeteilt und anschließend einer Benutzergruppe oder Person übergeben, erkennt der zuständige Mitarbeiter anhand des Status, dass es bearbeitet werden muss. Nach Abschluss der Arbeit kann der Status z.B. auf "erledigt" gesetzt werden. Im Video werden die Einstellungen näher erläutert.

Weiter geht es mit der Anlage eigener Klassifizierungsattribute. Neben den bereits vorgestellten Standardattributen wie Dokumentenarten, Ordner und Status, können weitere, individuelle Attribute generiert werden. Es gibt die Möglichkeit Freitext-Felder, Comboboxen, Checkboxen, Datumsfelder und Nummerische Felder anzulegen. Im Video wird das Anlegen genauer beschrieben.

ecoDMS verfügt über verschiedene Funktionen zum Download und Teilen von Dokumenten. Für Vorgänge dieser Art können aussagekräftige Dateinamen vergeben werden. Für den Aufbau des Dateinamens stehen alle möglichen Klassifizierungsinformationen von ecoDMS und auch eigene Textfelder zur Verfügung. Die gewünschten Informationen braucht man lediglich in die gewünschte Reihenfolge bringen. Der Dateiname kann zum Beispiel das Archivierungsdatum, die Dokumentenart, den Ordnernamen, die DocID und einen eigens erstellten Text beinhalten. Im Video wird die Vergabe dieser globalen Dateinamen gezeigt.

Diese und viele weitere Informationen rund um das Dokumenten-Management-System gibt es unter www.ecodms.de

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