Immer mehr Daten und Informationen werden heutzutage digital gespeichert. Zum Scannen, Archivieren und Verwalten von Papierdokumenten und digitalen Unterlagen setzen zahlreiche Firmen und Privatleute das Dokumenten-Management-System ecoDMS ein. Jeder, der auf digitale Speichermedien und Archivlösungen wie ecoDMS zurückgreift, sollte sich mit dem Thema „Datensicherung" genau auseinander setzen.

Neben der sicheren, zentralen Aufbewahrung und einem raschen Wiederauffinden aller Unterlagen, spielt vor allem die Datensicherung bei der Archivierung eine besonders wichtige Rolle. Ein gutes Dokumenten-Management sollte daher stets eine durchdachte Backup-Lösung beinhalten. Durch eine regelmäßige Datensicherung kann ein Totalverlust der Unterlagen und Informationen verhindert werden.

Idealerweise werden Datensicherungen niemals benötigt. Tritt jedoch der Ernstfall ein, ist ein Backup unabdingbar. Es gibt unterschiedlichste Gründe für einen möglichen Datenverlust. Daten können beispielsweise aufgrund eines Hardwareschadens nicht mehr zugänglich sein. Weitere Beispiele sind Viren, Diebstahl oder natürliche Katastrophen. In solchen Fällen ist eine Datensicherung oftmals die letzte Rettung und das effektivste Mittel für eine zügige Fortsetzung der Arbeit. Für Unternehmen ist ein reibungsloser Tagesablauf und die Aufrechterhaltung der Daten- und Systemverfügbarkeit entscheidend. Der Verlust gespeicherter Akten kann enorme Kosten mit sich bringen und einen ganzen Betrieb außer Gefecht setzen. Auch für Privatleute ist ein jederzeitiger Zugriff auf wichtige Rechnungen, Versicherungsscheine und Steuerunterlagen wichtig.

Je nach Datenaufkommen ist es empfehlenswert täglich eine Datensicherung vorzunehmen. Diese ist aber immer nur so gut wie es die dazugehörige Technik und Strategie hergeben. Mit ecoDMS kann ein sauberes Backup mit nur wenigen Mausklicks erstellt werden. Das Dokumenten-Management-System beinhaltet unter Windows eine eigene Benutzeroberfläche zur manuellen Durchführung eines Backups und Restores. Datenbank- und Backup-Kenntnisse werden hierbei nicht vorausgesetzt. In einer ausführlichen Dokumentation sind die Backup-Maßnahmen genaustes beschrieben, wobei die Bedienung des Programms sogar selbsterklärend und sehr benutzerfreundlich ist.

Mit dem „OneClick Backup" von ecoDMS können die ecoDMS Daten qualifiziert und benutzerfreundlich gesichert werden. Hierbei wird die gesamte ecoDMS Datenbank inklusive aller Dokumente, Strukturen, Einstellungen, Benutzer, Attribute und vieles mehr als ZIP-Datei gesichert. Für alle Benutzer, die zum Beispiel ein automatisches, zeitgesteuertes Backup vornehmen möchten, wird zudem ein Konsolen Programm mit ausgeliefert. Erfahrene User können die Sicherung bei Bedarf auch über eigene Skripte und Tools durchführen.

Selbstverständlich kommen auch die Ubuntu und Debian Nutzer nicht zu kurz. Bei der Installation der ecoDMS Server Komponente wird unter Ubuntu/Debian ebenfalls ein Skript abgelegt. Dieses erzeugt bei der Ausführung ein Backup der Verzeichnisse und erstellt einen Dump der Datenbank. Die Dateien werden anschließend an einem vordefinierten Zielverzeichnis abgelegt.

Die erstellten Backup-Dateien sollten in jedem Fall auf einem separaten Datenträger aufbewahrt werden, so dass im Notfall eine sofortige Wiederherstellung der Daten möglich ist.

Als Datenbank verwendet ecoDMS die plattformunabhängige postgreSQL-Komponente. Im Gegensatz zu einigen anderen Datenbanken ist das Datenbankvolumen von postgeSQL unbegrenzt. Da es sich bei postgreSQL um eine freie Software-Komponente handelt, entstehen dem Kunden für die Nutzung dieser Datenbank keinerlei Zusatzkosten. Dies ist auch ein wesentliches Merkmal der ecoDMS Software. Die Installation von postgreSQL kann direkt und automatisch über das Installationstool von ecoDMS erfolgen. Zusammen mit dem ecoDMS-Server wird die Datenbank einfach und benutzerfreundlich mit nur wenigen Mausklicks installiert.

Mit ecoDMS wird professionelles Dokumentenmanagement für jedermann möglich. Angefangen von der sicheren Ablage nahezu aller Dateitypen, über zahlreiche Suchfunktionen, Anbindungen an Drittsysteme wie MS Office, LibreOffice, OpenOffice, Thunderbird und Outlook bis hin zur qualifizierten Backup und Restore Funktion, erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an ein Archivsystem. Auch der Preis lässt sich sehen. Für 49 Euro pro Lizenz erhält man den vollen Funktionsumfang. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Dokumentenanzahl.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de. Hier gibt es auch eine kostenlose Demoversion, mit der die Funktionen von ecoDMS 30 Tage lang getestet werden können.

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Zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen zieren die neue Version, darunter ein brandneuer Web Client, Löschfunktionen gemäß GoBD & DSGVO, Stempelfunktion uvm.

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