Mit der Software ecoDMS ist eine sichere Aufbewahrung von Dokumenten für Privatleute und Unternehmen günstig möglich. Hersteller der Archivlösung ist die ecoDMS GmbH, ein deutsches Unternehmen aus dem Nordrhein-westfälischen Aachen.

Bei ecoDMS handelt es sich um eine Software, die den Anforderungen an ein digitales Archivsystem gerecht wird. Anwender können mit ecoDMS Dokumente scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden. Das Computer Programm geht mit einem unvergleichlichen Preis-Leistungsverhältnis an den Markt. In Deutschland zählt ecoDMS inzwischen zu den beliebtesten Anwendungen für die Dokumentenarchivierung. Eine Lizenz kostet 41,18 Euro netto pro Benutzer. Der günstige Lizenzpreis beinhaltet die volle Funktionalität. Eine Lizenz ist zudem zeitlich unbegrenzt gültig. Die enorme Skalierbarkeit von ecoDMS erlaubt eine beliebige Benutzer- und Dokumentenanzahl. Auch in Sachen „Plattformunabhängigkeit“, „Flexibilität“ und „Benutzerfreundlichkeit“ überzeugt die Software.

Als Client-Server-System besteht ecoDMS aus zwei unterschiedlichen Kern-Komponenten: Es gibt den ecoDMS Server und die Benutzeroberflächen (Clients). Der ecoDMS Server bildet die Basis des gesamten Systems. Mit Server ist hier aber keine Hardware, sondern eine Software Komponente gemeint. Der Server führt unter anderem die technischen Prozesse aus und enthält die zur Archivierung notwendige postgreSQL Datenbank. Installiert werden kann die Serversoftware unter Windows, Ubuntu und Debian auf einem Server-PC oder im eigenen Netzwerk. Für kleinere Installationen und Privatnutzer kann die Installation selbstverständlich auch auf einem einfachen Arbeitsplatzrechner oder Laptop erfolgen. Die Installation ist mit wenigen Mausklicks erledigt. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Die Clients bietet ecoDMS für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS an. Diese ermöglichen den Zugriff auf das Archiv, die Dokumente und Einstellungen. Zusätzlich gibt es mobile Apps für Android und IOS sowie Plug-ins und Add-ons für Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, Outlook und Mozilla Thunderbird. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A-Druckertreiber zur Archivierung aus beliebigen Drittanwendungen mit Druckfunktion.

In ecoDMS können nahezu alle Dokumente und Dateitypen gespeichert werden. Diese können entweder über die Add-ons, Plug-ins und Apps oder direkt per Drag und Drop ins Archiv aufgenommen werden. In Sekundenschnelle ist die Archivierung durchgeführt. Für Papierdokumente ist ecoICE das ideale Tool. Mit einem Dokumentenscanner können die Schriftstücke eingescannt und dann über ecoICE bequem in ecoDMS archiviert werden.

Der integrierte Vorlagen Designer von ecoDMS erleichtert die Archivierungsarbeiten besonders. Über diesen können Klassifizierungsvorlagen erzeugt werden. Der Vorlagen Designer erkennt die Dokumente dann automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus.

Das Wiederfinden macht die integrierte Texterkennung sehr leicht möglich. Die archivierten Daten werden automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Gibt der Benutzer beispielsweise Stichworte in die ecoDMS Suchmaske ein, werden die Dokumente vom System durchsucht. EcoDMS zeigt die passenden Ergebnisse dann blitzschnell in einer Tabelle inklusive Dokumentenvorschau an. Neben der Volltextsuche gibt es einige weitere Suchfunktionen. Die Suche kann auf beliebige Klassifizierungsattribute, Dokumenteninhalte und Zeiträume angewendet werden.

ecoDMS über einen ausgereiften Einstellungs- und Benutzerdialog. Hier können die Konfigurationen exakt auf die eigenen Bedürfnisse und Unternehmensabläufe festgelegt werden. Auch die Benutzer-, Dokumenten-, Ordner- und Zugriffsrechte können professionell definiert und verwaltet werden.

Die ecoDMS GmbH präsentiert mit ecoDMS ein vollkommen neues Vertriebs- und Entwicklungsmodell. Ausschließlich online ist ecoDMS erhältlich. Unter www.ecodms.de kann die Software heruntergeladen und kostenlos getestet werden. Privatnutzer dürfen ecoDMS sogar dauerhaft kostenfrei einsetzen. Auf der Webseite sind außerdem jegliche Preis-, Produkt- und Verkaufsinformationen aufgeführt. Um die Software schnell kennenzulernen, werden ausführliche Handbücher zum Gratis-Download angeboten. Ergänzt werden diese mit interessanten, ebenfalls kostenfreien, Schulungsvideos.

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Zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen zieren die neue Version, darunter ein brandneuer Web Client, Löschfunktionen gemäß GoBD & DSGVO, Stempelfunktion uvm.

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