Unter dem Motto „Das schlauste DMS aller Zeiten“ bietet die ecoDMS GmbH mit der hauseigenen Archivlösung ecoDMS eine völlig neue Generation der Archivierungssysteme an. Das Dokumenten-Management-System überzeugt mit Intelligenz, Leichtigkeit und Mobilität. Das faire Preis-Leistungsverhältnis macht den Einsatz von ecoDMS auch für Privatleute und kleinere Firmen interessant.

ecoDMS ist eine Archivierungssoftware, die alle wichtigen Funktionen eines DMS beinhaltet. Entwickelt, supported und verkauft wird ecoDMS von der Firma ecoDMS GmbH. Es handelt sich hierbei um ein Unternehmen von der renommierten Aachener IT Gruppe, der applord Holding Europe GmbH.

ecoDMS kann flexibel auf die eigenen Dokumente, Strukturen und Benutzer eingerichtet werden. So auch der intelligente Vorlagen Designer. Dieser erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Klassifizierungen selbstständig aus. Es besteht sogar die Möglichkeit einer vollkommen automatischen Archivierung im Hintergrund. Die Dokumente müssen dann lediglich an das Archiv übergeben werden. Die Zuordnung und Ablage erfolgt bei Erkennen einer passenden Vorlage selbstständig vom System. Die Anlage der Vorlagen erfolgt vom Benutzer direkt über die ecoDMS Benutzeroberfläche. Diese Funktionalität beschleunigt und erleichtert die Ablageprozesse enorm. Die Dateien müssen beispielsweise nur mit der Maus ins ecoDMS gezogen werden. Bei erfolgreicher Erkennung, erledigt den Rest dann das System.

Mit ecoDMS können die Benutzer beliebige Dateiformate und Datenmengen aufbewahren. Als Client-Server-System werden werden alle Informationen in einer postgreSQL Datenbank gespeichert. Diese ist Teil der ecoDMS Installation und setzt keine Datenbank- und/oder Server-Vorkenntnisse voraus. Alle Dateien und Einstellungen liegen sicher beim Kunden auf dem PC und nicht auf fremden Servern oder beim Hersteller. EcoDMS kann entweder lokal als Einzelplatzlösung auf einem Computer oder im Netzwerk genutzt werden. Die Installation ist schnell und einfach erledigt.

Die Dokumente finden schnell und benutzerfreundlich den Weg ins Archiv. Papier-Schriftstücke müssen lediglich mit einem Dokumentenscanner eingescannt werden. E-Mails können direkt aus Outlook oder Thunderbird archiviert werden. Dies erlaubt das integrierte E-Mail Add-on von ecoDMS. Für Office Dokumente gibt es ebenfalls ein eigenes Plug-in. Es ermöglicht eine direkte Archivierung aus MS Word, Excel, PowerPoint und aus LibreOffice Calc, Writer und Impress. Ein PDF/A Drucker bildet den Anschluss an beliebige, druckfähige Drittanwendungen. Darüber hinaus können bereits auf dem PC gespeicherte Daten einfach per Drag und Drop ins ecoDMS geschoben werden. Die Zuordnung aller Unterlagen erfolgt entweder automatisch über den Vorlagen Designer oder manuell durch den Benutzer.

Nach der Archivierung ist das Wiederfinden sehr komfortabel gestaltet. Die Dokumentensuche ähnelt dem Suchprozess in einer Internet Suchmaschine. Durch die Eingabe von Suchbegriffen werden die passenden Dokumente in Sekundenschnelle angezeigt. Möglich machen dies die integrierte Volltextindizierung (OCR) und die verfügbaren Klassifizierungsattribute (Metadaten).

Durch die Vergabe von Benutzer-, Ordner- und Dokumentenberechtigungen, wird die Sicherheit aller Daten und Informationen gewährleistet. Die Zugriffsrechte können exakt definiert werden.

Das Dokumenten-Management-System kann kostenlos im Internet unter www.ecodms.de heruntergeladen und für 30 Tage lang getestet werden. Als Privatanwender ist die Nutzung sogar dauerhaft kostenfrei erlaubt. Auf der Webseite gibt es ausführliche Anleitungen, Videos und Produktinformationen, die den Einstieg ins DMS sehr erleichtern. Eine Lizenz für die Vollversion kostet einmalig 41,18 Euro netto. Die Lizenzanzahl kann frei bestimmt und jederzeit erweitert werden. Die Lizenz ist abhängig von der Anzahl gleichzeitiger Benutzer. Die Lizenzkosten fallen aber nur einmalig an. Es gibt keine monatlichen oder jährlichen Wartungskosten. Auch der Kauf von Support und Service Leistungen ist optional. Wer keinen Support benötigt, muss auch nicht dafür zahlen. Für 41,18 Euro netto erhält man tatsächlich ein vollwertiges DMS, mit allen Plug-ins und Funktionen.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de

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Zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen zieren die neue Version, darunter ein brandneuer Web Client, Löschfunktionen gemäß GoBD & DSGVO, Stempelfunktion uvm.

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