ecoDMS ist eine Software, die eine digitale Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Dateien am Computer erlaubt. Die ecoDMS Software ist leicht zu bedienen und benutzerfreundlich aufgebaut. Das Dokumenten-Management-System erleichtert den Dokumentenzugriff und ermöglicht, durch die Verwendung einer Volltextindexierung, die bequeme und schnelle Recherche nach Inhalten und Informationen.

Auf dem deutschsprachigen Softwaremarkt gibt es zahlreiche DMS Systeme. ecoDMS hebt sich mit seiner technischen Struktur und einem neuartigen Verkaufsmodell von diesen Anwendungen ab. Das System eignet sich aufgrund seiner Skalierbarkeit, Leichtigkeit und Plattformunabhängigkeit für nahezu jeden Nutzerkreis. Ein günstiges Preis-Leistungsverhältnis macht den Einsatz von ecoDMS für jedermann möglich.

Die Archivierungssoftware hat bereits verschiedene Auszeichnungen und Zertifikate erhalten. Im Softwareportal von heise Online ist die ecoDMS Software führend im Bereich der Dokumenten-Management-Systeme. Im Jahre 2010 gewann die Europaschule Langerwehe Gesamtschule mit ecoDMS den Wettbewerb „Einfach Schule“. Die Schule wurde für den modernen Bürokratieabbau vom Schulministerium NRW ausgezeichnet. Der Bundesverband IT-Mittelstand hat ecoDMS 2014 mit dem Siegel "Software made in Germany" zertifiziert. Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (bitkom) hat ecoDMS im Jahre 2014 als Mitglied aufgenommen.

ecoDMS sorgt dafür, dass E-Mails, Office Dokumente, PDF Dateien, Zeichnungen, Grafiken, Bilder, Verträge, Videos, Papierdokumente und vieles mehr im DMS-System zugeordnet werden können. Die Archivierungssoftware speichert alle Dateien sicher, strukturiert diese übersichtlich und macht sie gut zugänglich für die Benutzer. Der intelligente Vorlagen Designer erlaubt eine automatische Klassifizierung und Ablage im Archiv. Bei der Archivierung werden die Dokumente vom System erkannt und dann entsprechend zugeordnet.

Die Vollversion beinhaltet jegliche DMS Funktionen und Anschlüsse an die gängigen PC Anwendungen wie MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A Drucker, der eine Archivierung aus druckfähigen Programmen heraus erlaubt. Die ecoDMS API ermöglicht auch aus anderen Systemen jederzeit auf den archivierten Datenbestand zuzugreifen und diesen mit weiteren Dokumenten zu ergänzen. Über die API können beispielsweise Warenwirtschaftssysteme, Rechnungssoftware und andere Drittsysteme an das DMS angeschlossen werden.

Der Zugriff auf die archivierten Daten ist sowohl lokal, im Netzwerk als auch von unterwegs aus möglich. ecoDMS liefert Desktop Clients, Mobile Apps und eine Weboberfläche. Die ecoDMS Software ist aktuell in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Neben der kostenlosen Free4Three Version, die mit eingeschränkter Funktionalität für den privaten Gebrauch angeboten wird, gibt es die kostenpflichtige ecoDMS Vollversion. Eine Lizenz der Vollversion kostet 49 Euro und ist dauerhaft nutzbar.

Die Basis von ecoDMS sind Open Source Komponenten, die mit Eigenentwicklungen gepaart sind. Die serviceorientierte Architektur (SOA) des Client-Server-Systems sorgt dafür, dass ecoDMS unter verschiedenen Plattformen (Windows, Ubuntu, Debian, Mac OS) und auf unterschiedlichen Geräten verwendet werden kann.

Auf der ecoDMS Internetseite www.ecodms.de gibt es die Software zum Download und Gratis-Test. Hier kann auch die Lizenz erworben werden. Ausführliche Dokumentationen und Schulungsvideos ermöglichen den perfekten Einstieg in das DMS.

Fazit: Als Client-Server-System deckt ecoDMS die Aspekte einer Software für Dokumentenverwaltung ab. Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Dokumentenerkennung, über die revisionssichere Archivierung, bis hin zum schnellen Wiederfinden der Dokumente und einer einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS einen hohen Komfort für die Anwender.

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Zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen zieren die neue Version, darunter ein brandneuer Web Client, Löschfunktionen gemäß GoBD & DSGVO, Stempelfunktion uvm.

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