In einem Unternehmen und auch im Privathaushalt fallen über das Jahr hinweg zahlreiche Papierdokumente und digitale Daten an. Sei es Verträge, Rechnungen, Briefe, Einladungen, E-Mails, Gehaltsabrechnungen oder andere Schriftstücke. Vor der Aufbewahrungspflicht steuerlicher und geschäftsrelevanter Unterlagen kann sich keiner drücken.

Mit dem Dokumenten-Management-System (Records Management System) ecoDMS kann das tägliche Papieraufkommen reduziert und die damit verbundene Dokumentensuche beschleunigt werden. Die Software ecoDMS stammt von der gleichnamigen Firma, der ecoDMS GmbH aus Aachen. Mit ecoDMS bietet das IT Unternehmen eine Software an, die günstig, plattformunabhängig, voll umfänglich und dennoch leicht verständlich und einfach zu bedienen ist. Bei ecoDMS werden Papierdokumente und digitale Dateien revisionskonform in einem zentralen, elektronischen Archiv vereint. Alle Informationen sind mit wenigen Mausklicks abrufbar.

Mit der Einführung eines solchen Archivierungssystems kann das Papierchaos durch zeitgerechte Digitalisierungsmaßnahmen verringert werden. Zum Standardportfolio des Programms gehört unter anderem die Lösung ecoICE. Dieses Programm wird zum Abrufen und Archivieren eingescannter Schriftstücke verwendet. Es ist direkt mit dem ecoDMS Archiv verbunden. Nach dem Scannen können die Dokumente mit ecoICE abgerufen und von da aus automatisch in den passenden Ordnern und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden. Durch die Einrichtung von individuellen Klassifizierungsvorlagen werden die Schriftstücke vom System erkannt, selbstständig zugeordnet und dann sicher archiviert. Es geht keine Zeit mehr für lästige Verwaltungs- und Ablagearbeiten verloren.

Mit der Archivierung in ecoDMS werden die eingescannten Unterlagen zudem volltextindiziert. Dieser Vorgang ermöglicht den Anwendern eine bequeme und schnelle Volltextrecherche auf Basis der Dokumenteninhalte. Bei der Suche nach Daten genügt die Eingabe passender Suchbegriffe à la googeln. Die gewünschten Informationen werden anschließend in einer übersichtlichen Tabelle zusammen mit einer Dokumentenvorschau ausgegeben.

Die Dokumentenablage kann mit ecoDMS durch die Digitalisierung deutlich beschleunigt werden. Alle benötigten Unterlagen stehen im ecoDMS schnell, übersichtlich und vor allem zentral für die Anwender bereit. Neben der Möglichkeit Papier digital zu speichern, bietet die Anwendung einige weitere Features zur Archivierung. Nahezu alle Dokumente und Dateien können in ecoDMS sicher archiviert werden. Per Drag und Drop können beliebige Dateien einfach in die ecoDMS Oberfläche gezogen werden. Für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird gibt es sogar eigene Plug-ins, die eine direkte Ablage aus den genannten Anwendungen heraus erlauben. Darüber hinaus liefert ecoDMS einen PDF/A Drucker. Mit diesem können beliebige, druckfähige Drittprogramme mit dem Dokumenten-Management-System (Records Management System) verknüpft werden.

Auch die internet- und mobilaffinen Benutzer kommen mit ecoDMS voll auf Ihre Kosten. Mit ecoDMS Mobile können die archivierten Dokumente vom Smartphone oder Tablet aus gesucht, abgerufen, angesehen, heruntergeladen und archiviert werden. Über die Weboberfläche ist ein Zugriff auf die Dokumente von verschiedensten Internetbrowsern aus möglich.

ecoDMS zählt inzwischen zu den beliebtesten, modernsten und schnellsten Archivsystemen im deutschsprachigem Raum. Einige tausend Firmen- und Privatnutzer haben das Dokumenten-Management-System bereits erfolgreich im Einsatz. Die schnelle Installation und die einfache Bedienung, ein einzigartiges Preis-Leistungsverhältnis, die Plattformunabhängigkeit und die enorme Anpassungsfähigkeit dieser Software, machen ecoDMS zu einer attraktiven Archivlösung für jedermann. Mit 49 Euro pro Lizenz für die Vollversion liegt ecoDMS preislich deutlich unter dem „Standardpreis“ in der Archivierungsbranche. Für Privatanwender ist das System, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität, dauerhaft kostenfrei nutzbar.

Weitere Informationen zur Software und eine kostenlose Demoversion gibt es im Internet unter www.ecodms.de.

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Zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen zieren die neue Version, darunter ein brandneuer Web Client, Löschfunktionen gemäß GoBD & DSGVO, Stempelfunktion uvm.

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