Die Software ecoDMS aus Aachen zählt zu den beliebtesten, modernsten und schnellsten Archivsystemen im deutschsprachigen Raum. Die schnelle Installation und die einfache Bedienung, ein einzigartiges Preis-Leistungsverhältnis, die Plattformunabhängigkeit und die enorme Anpassungsfähigkeit dieser Software, machen ecoDMS zu einer attraktiven Archivlösung für jedermann.

Mit diesem modernen Data-Management-System können alle Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Die clevere Kombination aus ausgereiften Open Source Komponenten, gepaart mit professionellen Eigenentwicklungen und einem völlig neuartigen und zeitgerechten Vertriebsmodell, hat auf dem Softwaremarkt völlig neue Wege in Sachen „Digitalisierung und Archivierung" eröffnet. Bei den zahlreichen Mitbewerbern im DMS-Sektor hebt sich ecoDMS mit diesem Modell deutlich ab. Der Preis von 49 Euro (brutto) pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS-Server ist im DMS-Bereich unschlagbar.

Bei ecoDMS haben die Techniker professionelle Eigenentwicklungen mit ausgereiften Open Source Komponenten gepaart. Beispielsweise ist die OCR Engine „Tesseract“ in ecoDMS integriert. Auch die Datenbank ist Open Source. Mit postgreSQL hat sich ecoDMS für eine plattformunabhängige Datenbank entschieden, die ein nahezu grenzenloses Datenvolumen bietet. Da es sich hierbei um freie Software-Komponenten handelt, entstehen dem Kunden für die Nutzung keinerlei Zusatzkosten.  Das Data-Management-System ecoDMS ist schnell und einfach installiert. Hierzu sind nur wenige Mausklicks notwendig. Die Grundelemente des Systems sind der ecoDMS Server, der ecoDMS Client, der ecoICE Client und der virtuelle PDF/A Drucker. Darüber hinaus gibt es optional verschiedene Plug-ins, Add-ons und Mobile Apps.

Als Client-Server-System bildet der ecoDMS Server die Basis der gesamten Anwendung. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware, sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server wird 1x auf einem zentralen Computer, Server oder NAS installiert. Die ecoDMS Clients und Plug-ins können dann auf beliebig vielen anderen Computern installiert werden. Über den Connection Manager wird vom jeweiligen Arbeitsplatz aus die Verbindung zum ecoDMS Server und der Datenbank hergestellt. Selbstverständlich können der ecoDMS Server und die anderen Komponenten auch zusammen als Einzelplatzlösung auf einem Gerät installiert werden.

ecoDMS kann gezielt für die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Über den Einstellungsdialog lassen sich die gewünschten Strukturen abbilden: Passende Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen, eigene Ordnerstrukturen und Berechtigungen und vieles mehr.

Die Benutzer können in ecoDMS beinahe jedes Dateiformat archivieren. Dokumente, die beispielsweise auf einem Computer gespeichert sind, können einfach per Drag und Drop in den ecoDMS Client gezogen werden. Die Volltexterkennung führt ecoDMS bei lesbaren Dateien im Hintergrund automatisch aus. Die Klassifizierung kann, abhängig vom Dokument, entweder manuell oder automatisiert über den Vorlagen Designer durchgeführt werden. Optional können die Anwender dabei auch mit der Massenklassifizierung arbeiten. Diese ermöglicht es eine beliebige Anzahl von Dokumenten gleichzeitig mit den selben Informationen zu klassifizieren. Mit den richtigen Klassifizierungsattributen können für jedes Dokument die Dokumentenart, den Kundenordner, das Datum, die Zuständigkeit und viele weitere Informationen vergeben werden, die bei Bedarf jederzeit bearbeitet werden können. Neben der Volltextsuche können über diese Attribute exakte Filter für die Dokumentensuche angelegt und blitzschnell wieder auf die gewünschten Daten und Informationen zugegriffen werden.

Es gibt die Software für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Darüber hinaus sind eigene Server Versionen für den Raspberry Pi 2 und Docker erhältlich. Die aktuellste ecoDMS Version unterstützt auch die Network Attached Storages (NAS), die eine Virtualisierung von Containern bereitstellen, von Synology und QNAP. Für alle Freunde der mobilen Technik und Kommunikation sind außerdem ein Webclient für den Internetbrowser und Apps für Android und IOS Smartphones und Tablets verfügbar.

Mehr unter www.ecodms.de.

ecoDMS Version 18.09 (apu) ist da!

Zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen zieren die neue Version, darunter ein brandneuer Web Client, Löschfunktionen gemäß GoBD & DSGVO, Stempelfunktion uvm.

ecoDMS Version 18.09 (apu)

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