Die Grothe IT-Service GmbH ist bereits seit über fünf Jahren Qualified Premium Reseller (QPR) der ecoDMS GmbH. Das Systemhaus lernte das Unternehmen und dessen gleichnamige Dokumenten-Management-Lösung auf einer Network-Veranstaltung kennen und entschied sich daraufhin kurzerhand, sich als ecoDMS-Reseller zertifizieren zu lassen.

Zuvor war Grothe IT-Service Partner eines anderen großen Anbieters für DMS. Allerdings war es schwierig, die Software bei den Kunden, vorwiegend kleinere und mittelständische Betriebe, zu platzieren. „Es gab viele Anfragen von Unternehmen, die weg vom Papier wollten um die Archive zu verkleinern, jedoch war die preisliche Einstiegshürde einfach zu hoch“, so Heiko Schrörs, Geschäftsführer der Grothe IT-Service GmbH. „Mit ecoDMS können wir dagegen ein leistungsfähiges DMS zu wesentlich günstigeren Konditionen anbieten.“ Neben der Beratung, Einführung und Betreuung von Dokumenten-Management-Lösungen gehören Cloudsysteme wie Microsoft Azure und Microsoft 365, aber auch Terminalserverlösungen zum Leistungsspektrum des Spezialisten mit Sitz in Neuwied, was das Umstellen auf Heimarbeitsplätzen sehr einfach gestaltet.

Erst Know-how aufbauen, dann verkaufen

Damit sein Team das erforderliche Wissen über ecoDMS erlangt, entschied sich Schrörs für das QPR-Paket von ecoDMS, das u.a. umfangreiche Schulungen beinhaltet. Daran anschließend schnürte Grothe IT-Service ein Komplettpaket für seine Kunden, das aus den erforderlichen ecoDMS-Lizenzen sowie Dienstleistungen zur Einrichtung, Installation und Schulung bestand. „Das ist aus unserer Sicht der einzig richtige Weg, mit dem Kunden schnell und vor allem zufriedenstellend ein DMS nutzen können“, sagt Schrörs. „Wenn wir dann das Gebäude verlassen, hat der Kunde das notwendige Rüstzeug, um das Dokumenten-Management-System in seinem Unternehmen zielführend zu nutzen.“ Nach der Erfahrung von Grothe IT-Service starten die meisten Unternehmen damit, ihre Papierdokumente zu digitalisieren und möchten diese anschließend GoBD konform vernichten (Stichwort: ersetzendes Scannen). Dazu erarbeitet Schrörs ebenfalls die nötige Verfahrensdokumentation mit dem Kunden. Ist das geschehen, geht es darum, mit Dokumenten-Management-Funktionen Prozesse zu optimieren und sich im letzten Schritt mit der Automatisierung über Workflows auseinanderzusetzen. Denn hier wird am meisten Geld eingespart.

Kleine Helferlein

Zusätzlich hat Grothe IT-Service über die offene Schnittstelle von ecoDMS eigene Lösungen an das Dokumenten-Management-System andocken können. Dazu gehört beispielsweise eine Komponente, die Dubletten im Archiv aufspürt und diese dann versioniert in einem Dokument zusammenfasst. Eine weitere Lösung optimiert den Import bzw. Export von Rechnungen über eine eindeutige ID in bzw. nach Dynamics NAV von Microsoft. Best-Practices-Schulungen für qualifizierte ecoDMS-Reseller Stand heute hat Grothe IT-Service zahlreiche Unternehmen mit ecoDMS ausgestattet und dabei umfassende Best-Practice-Erfahrung zur optimalen Nutzung des Dokumenten-Management-Systems gewonnen. Dieses Wissen gibt Heiko Schrörs, der auch TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter ist, an andere QPR-Partner von ecoDMS weiter. „Diese Schulungen betrachten ecoDMS ausschließlich aus Anwendersicht und ergänzen damit die des Herstellers“, erläutert der Grothe-IT-Service-Geschäftsführer.