ecoDMS Blog | DMS, Archivierung, KI

Die Einführung eines DMS markiert einen wichtigen Schritt in der digitalen Transformation von Unternehmen. An die Stelle von Papierablagen treten digitale Dokumente. Eine Umstellung, die oftmals langjährige Mitarbeitende vor eine Herausforderung stellt. Damit eine Implementierung des DMS als zentrale und verlässliche Informationsquelle (Single Source of Truth) erfolgreich ist, müssen Prozesse, Menschen und Informationen aufeinander abgestimmt werden.

In unserem letzten Blogbeitrag (Vorteile eines digitalen Dokumenten­management­systems) haben wir gezeigt, welche Vorteile ein Dokumenten-Management-System (DMS) für Unternehmen mit sich bringt. Auf welche Funktionen Sie bei der Auswahl eines DMS achten sollten, erfahren Sie hier.

Unternehmen stehen zunehmend unter internationalem Wettbewerbsdruck und sind deshalb gefordert, so effizient wie möglich zu arbeiten. Sie optimieren daher ihre Prozesse in der Produktion oder denken über den Einsatz von KI-Lösungen nach, um ihre Mitarbeiter von monotonen Routinetätigkeiten zu entlasten. Was dabei oft vergessen wird, ist die Frage, wie sie ihre administrativen Prozesse effizienter gestalten können. Der Einsatz eines Dokumenten­management­systems (DMS) öffnet ihnen dafür Tür und Tor, wie wir in diesem Beitrag erläutern.

Systeme für Customer Relationship Management (CRM) und Dokumentenmanagement (DMS) gehören zweifellos zu jenen Anwendungen, die in vielen Unternehmen im Einsatz und letztlich unverzichtbar sind. Werden die Lösungen geschickt miteinander verknüpft, profitieren Vertriebsabteilungen gleich mehrfach, wie wir in diesem Artikel erläutern.

In unserer Serie zum Thema GoBD haben wir uns bisher mit vermeintlichen Zertifikaten, der Auslagerung der Buchhaltung an Steuerberater und dem Umgang mit Papierdokumenten (Die häufigsten Mythen und Irrtümer rund um die GoBD – Teil 2) sowie der elektronischen Signatur (Die häufigsten Mythen und Irrtümer rund um die GoBD – Teil 1) beschäftigt. In diesem letzten Beitrag geht es nun um die E-Mail-Archivierung sowie die angebliche Pflicht, im Rahmen der Steuerprüfung Papierbelege zur Verfügung zu stellen.

Nachdem wir uns im ersten Teil unserer kleinen Serie rund um GoBD-Mythen (Die häufigsten Mythen und Irrtümer rund um die GoBD – Teil 1) mit angeblichen Zertifikaten, der Auslagerung der Buchhaltung an Steuerberater und dem Umgang mit Papierdokumenten beschäftigt haben, geht es nun um die elektronische Signatur. Auch hier kursieren viele Irrtümer.