Wer kennt das nicht? Dicke Ordner und Akten mit einer Vielzahl an Dokumenten, Briefen, Verträgen und Rechnungen, stapeln sich auf den Schreibtischen und in den Schränken von Privathaushalten und Unternehmen. Täglich wächst der Papierberg. Neue Dokumente erreichen den Empfänger via Post, Drucker und Computer. Die Ablage und Verwaltung dieser regelrechten Dokumentenflut ist oftmals eine große Herausforderung. Abhilfe und eine enorme Erleichterung stellt der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems, wie beispielsweise ecoDMS, dar.
Einfaches und erschwingliches Dokumentenarchiv
Mit der ecoDMS Software können die Benutzer jegliche Papierdokumente scannen, digitalisieren und zusammen mit bereits elektronischen Dateien, wie E-Mails, Office-Daten, Grafiken und vieles mehr sicher archivieren und schnell wiederfinden. Dieses DMS ist finanziell für jedermann erschwinglich und besonders leicht zu verstehen. Die Vollversion kostet einmalig 49 Euro brutto und verfügt über alle Funktionen, die ein Dokumentenarchiv ausmachen. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet und überzeugt mit einer einfachen Bedienung.
Digitale und papierbasierte Archivierung
Die Dokumentenarchivierung ist mit ecoDMS kinderleicht. Papierdokumente müssen lediglich mit einem Scanner digitalisiert und dann mit dem Posteingangsprogramm ecoICE abgerufen werden. Anschließend wird das Schriftgut mit den passenden Attributen wie Ordner, Dokumentenart, Status und Zuständigkeit klassifiziert und im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Auch digitale Daten finden schnell den Weg ins Archiv. Für E-Mails aus Outlook und Thunderbird verfügt ecoDMS über eigene Add-ons, die eine direkte Speicherung der Mails ermöglichen. Gleiches gilt für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice. Auch hier gibt es eine direkte Anbindung an die DMS Software. Die Ablage aus anderen Programmen ist über den virtuellen PDF/A Drucker möglich. Bereits gespeicherte Dokumente und Dateien können per Drag & Drop in die Benutzeroberfläche von ecoDMS gezogen und archiviert werden.
Klassifizierung und Zugriffsrechte
Jede Archivierung beinhaltet eine eigene Klassifizierung. Diese gilt als Bindeglied zwischen Dokument und Archiv. Hier können für die archivierte Datei unter anderem der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Dateiinformationen erfasst werden. Durch die Vergabe dieser Details können die Dokumente übersichtlich und detailliert abgelegt werden und sind schnell wieder auffindbar. ecoDMS ermöglicht für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten, sodass die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet ist.
Intelligenter Vorlagen Designer und Dunkelverarbeitung
Damit die Zuordnung der Klassifizierung nicht bei jeder Archivierung händisch durchgeführt werden muss, verfügt ecoDMS über einen intelligenten Vorlagen Designer. Er erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die über den Designer erstellten Klassifizierungs- und Barcodevorlagen ermöglichen eine automatische Zuordnung und Archivierung von Dokumenten. Erfolgreich erkannte Vorlagen können optional in einem “Dunkelprozess” verarbeitet werden, sodass Dokumente vollkommen automatisch archiviert werden.
Volltextindizierung und erweiterte Suche
Die Inhalte lesbarer Dokumente, Klassifizierungsattribute und Datei-Metadaten werden automatisch von ecoDMS volltextindiziert. Die Volltextsuche ermöglicht einen Suchvorgang über die Inhalte der Dokumente und deren Klassifizierungsattribute. Diese Suche ist so einfach wie googeln. Über die "Erweiterte Suche" können verschiedene Kriterien wie Status, Datum, Dokumentenart, Volltext usw. miteinander verknüpft werden, sodass Benutzer gleichzeitig nach Klassifizierungsattributen und Volltextbegriffen suchen können.
Mobile Nutzung und Webclient
Für alle Freunde der mobilen Dienste bietet ecoDMS in der Vollversion außerdem eine App für Smartphones und Tablets mit Android und IOS Systemen. Eine Weboberfläche erlaubt darüber hinaus den Zugriff auf das Archiv via Internetbrowser.
Lizenzierung und Demoversion
Der Archivierung sind mit ecoDMS nahezu keine Grenzen gesetzt. Die Software kostet pro Lizenz 49 Euro brutto und kann zeitlich unbegrenzt genutzt werden. Für Privatleute stellt ecoDMS das System sogar dauerhaft kostenfrei bereit, mit eingeschränkten Funktionen. Vor dem Kauf erhält jeder die Möglichkeit einer kostenlosen 30-tägigen Demophase, um das System ausgiebig zu testen.
Weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.