Zoom
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Web-Workshops / Web-Trainings durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die ecoDMS.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang hängt davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
- Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
- Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats
- Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit; ggf. weitere Verbindungsdaten wie IP-Adresse des Geräts
- Text-, Audio- und Videodaten: Texteingaben im Chat, Fragen oder Umfragen, Daten vom Mikrofon oder Videokamera zur Anzeige von Video und Audio. Kamera und Mikrofon können jederzeit abgeschaltet werden.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir aufzeichnen, wird dies transparent mitgeteilt und ggf. eine Zustimmung eingeholt. Die Aufzeichnung wird auch in der „Zoom“-App angezeigt.
Chatinhalte werden nur protokolliert, wenn es für die Protokollierung von Ergebnissen erforderlich ist.
Bei Webinaren können auch Fragen von Teilnehmern für Aufzeichnung und Nachbereitung verarbeitet werden.
Registrierte „Zoom“-Benutzer: Berichte über Meeting-Metadaten, Telefoneinwahl, Fragen/Antworten in Webinaren oder Umfragen können bis zu einem Monat gespeichert werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Für Beschäftigte der ecoDMS GmbH: § 26 BDSG. Wenn Daten für die Nutzung von Zoom erforderlich sind, aber nicht für das Beschäftigungsverhältnis: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Für Online-Meetings im Rahmen von Verträgen: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO; sonst: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, außer zur Kommunikation mit Kunden, Interessenten oder Dritten. Der Anbieter von Zoom erhält im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages notwendige Daten.
Datenverarbeitung außerhalb der EU
Grundsätzlich keine Verarbeitung außerhalb der EU, EWR oder sicheren Drittstaaten. Routing über Server außerhalb der EU kann nicht ausgeschlossen werden.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt:
Stefanie Schmitz
Ihre Rechte als Betroffene/r
Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht und Datenübertragbarkeit.
Löschung von Daten
Personenbezogene Daten werden gelöscht, wenn kein Erfordernis mehr besteht, z. B. nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie können sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei einer Aufsichtsbehörde beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Die Datenschutzhinweise werden bei Änderungen der Datenverarbeitung aktualisiert. Die aktuelle Fassung ist stets auf der Internetseite verfügbar.
Microsoft Teams
Wir möchten Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen „Microsoft Teams“ für Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Web-Workshops / Web-Trainings. „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung im Zusammenhang mit „Online-Meetings“ ist die ecoDMS GmbH.
Hinweis: Für die Internetseite von „Microsoft Teams“ ist Microsoft verantwortlich. Die Software kann über die Website oder die App genutzt werden.
Welche Daten werden verarbeitet?
- Angaben zum Benutzer: Anzeigename, ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
- Meeting-Metadaten: Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
- Text-, Audio- und Videodaten: Chattexte, Video und Audio vom Mikrofon und Kamera. Kamera und Mikrofon können jederzeit abgeschaltet werden.
Umfang der Verarbeitung
„Microsoft Teams“ wird für Online-Meetings genutzt. Aufzeichnungen werden transparent angekündigt, ggf. Zustimmung eingeholt. Chatinhalte werden protokolliert und drei Monate gespeichert. Automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Für Beschäftigte: § 26 BDSG; sonst: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Für Meetings im Rahmen von Verträgen: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO; sonst: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Microsoft erhält im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages notwendige Daten.
Datenverarbeitung außerhalb der EU
Grundsätzlich nur Speicherung in der EU. Routing über Server außerhalb der EU kann nicht ausgeschlossen werden. Daten sind während des Transports verschlüsselt.
Datenschutzbeauftragter
Stefanie Schmitz
Ihre Rechte als Betroffene/r
Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht und Datenübertragbarkeit.
Löschung von Daten
Daten werden gelöscht, wenn kein weiterer Bedarf besteht, z. B. nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie können sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei einer Aufsichtsbehörde beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Die Datenschutzhinweise werden bei Änderungen der Datenverarbeitung aktualisiert. Die aktuelle Fassung ist stets auf der Internetseite verfügbar.