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In nahezu jedem Haushalt und Unternehmen gehen Dokumente in unterschiedlichsten Formen ein und aus. Mit dem plattformunabhängigen Archivsystem ecoDMS können diese gescannt, archiviert und verwaltet werden. ecoDMS ist eine preisgünstige, aber sehr mächtige DMS-Lösung, die von ihrer technischen Ausstattung durchaus mit den großen Anbietern mithalten kann und diese in Teilen sogar übertrifft. Der Verkauspreis von 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung macht eine zeitgemäße Archivierung sowohl für Privatleute als auch für Firmen aus beliebigen Branchen möglich.

Das Client-Server-System kann benutzerfreundlich und schnell im Netzwerk oder auf einem einzelnen Rechner installiert werden. Der ecoDMS-Server mit seiner postgreSQL Datenbank und alle anderen Komponenten befinden sich beim Kunden, so dass die Daten auf keinem fremden Server oder schlecht gesichert auf dem Filesystem liegen. Der Zugriff auf das Archiv ist lokal, im Netzwerk, im Web und auch via Mobile App möglich. Installiert werden kann ecoDMS unter Windows, Ubuntu und MacOS.

Abgelegt werden können nahezu alle Dateiformate. Angefangen von Papierdokumenten, die über einen Scanner ins Archiv gelangen, über gespeicherte Dokumente auf dem PC, bis hin zu E-Mails, Office-Dateien und beliebigen anderen Dokumenten. In ecoDMS findet jedes Dokument seinen richtigen Ablageplatz. Das Dokumentenmanagementsystem gibt es als Gratisversion mit eingeschränktem Funktionsumfang für den privaten Einsatz und als Vollversion zum Preis von 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung. Die Vollversion beinhaltet neben den gängigen DMS-Funktionen auch noch Plugins für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, MS Outlook und Thunderbird.

Die archivierten Dokumente werden automatisch vom System volltextindexiert, so dass die Dokumentensuche durch Eingabe von Begriffen schnell durchgeführt werden kann. Zusätzlich sind Abfragen auf Basis der hinterlegten Klassifizierungsattribute möglich. Die Gliederung der Dokumente kann in ecoDMS völlig flexibel erfolgen. Ordner, Benutzergruppen, Dokumentenarten und vieles mehr, können passend zu den eigenen Strukturen erstellt werden.

Wer sich für ecoDMS entscheidet, erhält ein auf technisch höchsten Niveau programmiertes Dokumentenmanagementsystem. Die Software erfüllt alle Wünsche an eine professionelle Dokumentenverwaltung. Aufgrund der moderenen Struktur lässt sich ecoDMS in verschiedenste Systemumgebungen einbringen. Das elektronische Archiv kann von Privatleuten, kleinen Betrieben und großen Unternehmen eingesetzt werden und überzeugt dabei mit herausragender Geschwindkeit und einem einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de. Hier wird auch die kostenlose Free4Three Edition von ecoDMS zum Download angeboten.

Die applord GmbH aus Aachen hat in den letzten Monaten einen regelrechten Boom im Bereich "Dokumentenmanagement" ausgelöst. Mit der Software ecoDMS geht das Softwareunternehmen neue Wege. Für gerade einmal 49 Euro wird das Archivsystem vom Hersteller angeboten. Dieser Preis unterliegt um ein Vielfaches den Konkurrenzangeboten. Applord hat mit ecoDMS eine Software auf den Markt gebracht, die eine professionelle Dokumentenverwaltung sowohl technisch als auch preislich für jedermann möglich macht. Wer glaubt mit ecoDMS eine Billig-Anwendung ohne Komfort erwischt zu haben, irrt gewaltig. ecoDMS ist eine hoch leistungsfähige Software ohne Wenn und Aber! Über 5000 Nutzer haben das Archivsystem bereits erfolgreich im Einsatz, darunter sind mehr als 1500 Firmen.

Mit ecoDMS können die Benutzer Dokumente scannen, archivieren und verwalten. Einfach alle Unterlagen können mit diesem Dokumenten-Management-System sicher in einem elektronischen Archiv aufgewahrt werden. Schriftgut in Papierform kann bequem mit beliebigen Scannern digitalisiert werden, E-Mails werden direkt aus dem Mailprogramm heraus archiviert, gleiches gilt für Office-Dokumente. Aber auch alle anderen Daten finden Platz im Archiv. Dokumente aus dem Filesystem können mit wenigen Mausklicks sofort archiviert werden. Über einen eigenen PDF-Drucker können sogar aus unterschiedlichsten Anwendungen die erstellten Dokumente als revisionskonformes PDF-A-Dokument ins DMS gedruckt werden.

Da alle Dateien in einem zentralen Archiv liegen, ist auch das Wiederfinden blitzschnell erledigt. Durch die Eingabe von Begriffen in eine Suchmaske, sind die Unterlagen im Handumdrehen wieder auffindbar. Neben einer automatischen Vervolltextung können zu jeder Datei Klassifizierungsinformationen abgelegt werden. Diese bestimmen den virtuellen Ablageordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit, den Status und auf Wunsch auch noch weitere individuelle Zuordnungen. Bei der Archivierung und Klassifizierung wird Komfort großgeschrieben. Eine automatische Vorklassifizierung ist auf Basis von Klassifizierungsvorlagen ebenfalls möglich. Die Vorlagen kann jeder Benutzer frei erstellen.

EcoDMS kann komplett auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Der Zugriff auf das Archiv ist standortunabhängig über verschiedenste Medien möglich. Egal ob Webclient, Desktop-Anwendung, Mobile App oder lokale Nutzung. Die Software kann beliebig angesteuert werden. Der Zugriff ist Dank einer modernen Client-Server-Technologie nahezu grenzenlos möglich.

Die Sicherheit der Dokumente wird durch die Vergabe von Zugriffsrechten gewährleistet. Für jeden Ordner und jede Datei können eigene Rechte erteilt werden. Außerdem bildet die postgreSQL-Datenbank als Speicherziel einen sicheren Ablageplatz. Damit die Daten revisionskonform gesichert werden können und auch im Notfall nicht verloren gehen, gibt es eine Backup-Funktion, die auch ohne große Datenbank-Kenntnisse ausgeführt werden kann.

Eine ecoDMS Lizenz für die Vollversion ist nach dem Kauf zeitlich unbegrenzt nutzbar und beinhaltet zahlreiche Zusatzfunktionen und Plugins wie z.B. Anbindungen an Office-Programme und die gängigen E-Mail Systeme. Auch die Anzahl der zu archivierenden Dokumente ist nicht beschränkt. ecoDMS wird dem User stets für Windows, Ubuntu und MacOS Systeme zur Verfügung gestellt, so dass das Archivsystem plattformunabhängig- und plattformübergreifend eingesetzt werden kann. Die günstige Lizenzgebühr beinhaltet allerdings neben den Dokumentationen, Videos und dem Forum keinerlei Support und Beratungsleistungen. Das wird bei einem solchen Verkaufspreis aber auch nicht erwartet. Hierzu bietet applord separate Service und Support Pakete an, die bei Bedarf -ebenfalls zu günstigen Konditionen- online erworben werden können.

Ein weiterer wichtiger Pluspunkt für ecoDMS ist, dass obwohl das Programm online verkauft wird, sich die Komponenten und die archivierten Dokumente beim Kunden und nicht irgendwo im Netz befinden. Wer dennoch auf eine Cloud-Lösung setzt, kann den ecoDMS Server auch auf einer virtuellen Maschine im Web installieren. Diese Entscheidung liegt dann aber voll und ganz beim Kunden selbst.

Fazit: ecoDMS kann alles, was ein Dokumenten-Management-System können muss und noch mehr! Die Software überzeugt vor allem durch eine einfache und benutzerfreundliche Bedienung. Die auf technisch hochwertigen und absolut neuesten Stand entwickelte Software übertrifft teilweise sogar die großen Anbieter. Im Preis von 49 Euro sind alle genannten Funktionen und Anbindungen inbegriffen.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf dieser Internetseite. Hier wird unter anderem auch eine kostenfreie Testversion zum Download angeboten.

Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS ist eine Software zum Scannen, Archivieren und Verwalten aller digitalen und in Papierform vorliegenden Dokumente. Und diese Software kann sich technisch, inhaltlich und vor allem preislich absolut sehen lassen!

ecoDMS sticht vor allem durch den günstigen Preis und durch eine einfache Bedienung heraus. Das auf einer Client-Server-Technologie erstellte Archivsystem wird von der applord GmbH für 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS-Server angeboten. Bei diesem außerordentlich niedrigen Verkaufspreis muss der Benutzer keinerlei Abstriche haben, denn eine Lizenz beinhaltet jegliche Funktionen, die für die Dokumentenverwaltung wichtig sind. Neben der einmaligen und zeitlich unbegrenzten Lizenzgebühr entstehen dem Käufer keine ungewollten Zusatz- oder Wartungskosten.

Hinter dem kleinen Preis steckt eine außerordentlich große Software, die auf technisch höchsten Niveau basiert und alle Anforderungen an ein Archivsystem erfüllt. Papierdokumente können mit beliebigen Scannern digitalisiert und abgelegt werden. Für Outlook und Thunderbird gibt es eigene Addons. Gleiches gilt für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice. An dieser Stelle gibt es die Möglichkeit verschiedene Versionen der Office Dateien zu erstellen und diese via Checkin und Checkout bearbeiten zu können. Dokumente, die bereits auf dem Filesystem gespeichert sind, können ganz bequem ins DMS gezogen werden. Wer aus Drittsoftware wie z.B. Buchhaltungsanwendungen oder Kundenverwaltungssystemen archivieren will, kann dies über den PDF-A-Drucker von ecoDMS tun. Alle genannten Funktionen sind im Lizenzpreis enthalten.

Die archivierten Informationen und Daten werden sicher in einer postgreSQL Datenbank auf dem ecoDMS-Server gespeichert. Wichtig ist hierbei die Tatsache, dass der Server und somit auch alle Dokumente beim Kunden liegen und nicht ungesichert bei Drittanbietern oder im Web. Unabhängig vom Standort oder Arbeitsplatz kann auf die Dokumente in Sekundenschnelle wieder zugegriffen werden. Hierzu bietet ecoDMS zahlreiche Suchfunktionen an. Dank der integrierten und voll automatischen Volltextindizierung können die Unterlagen auf Basis der enthaltenen Texte wiedergefunden werden. Recherchen über hinterlegte Metadaten wie Ordner, Dokumentenart oder Status sind ebenfalls möglich.

Die Installation, Einrichtung und Anwendung von ecoDMS ist besonders benutzerfreundlich. Auf der Webseite www.ecodms.de können die notwendigen Komponenten kostenfrei heruntergeladen werden. Für Windows gibt es hier sogar einen AllInOneInstaller. Dieser installiert in einem Schritt den ecoDMS-Server inklusive der dazugehörigen Datenbank und führt auch die Installation der Benutzeroberflächen von ecoDMS, dem Scanprogramm ecoICE und dem PDF-A-Drucker durch. Hat man keine Lizenz erworben, kann die Software dennoch als Free4Three Version genutzt werden. Hierbei ist der Funktionsumfang zwar eingeschränkt, aber die wichtigsten Funktionen sind inbegriffen. Die freie Version darf privat zeitlich unbegrenzt und gewerblich für 30 Tage zu Testzwecken genutzt werden. Durch Einspielen einer Lizenz kann die Free4Three Version jederzeit in eine Vollversion umgewandelt werden. Das Dokumenten-Management-System steht für Windows, Ubuntu und MacOS Systeme zur Verfügung, so dass es plattformunabhängig- und übergreifend eingesetzt werden kann.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de.