Press Releases, News, Updates | ecoDMS | Page 34

ecoDMS ist die Nummer 1 Software für ein qualifiziertes Scannen, Archivieren und Verwalten aller Dokumente. Nach dem Motto „Suchen war gestern!" erobert das Dokumenten-Management-System ecoDMS immer weiter den deutschsprachigen Markt. Bei ecoDMS handelt es sich um eine Software, mit der Privatleute und Firmen alle Dokumente schnell und komfortabel in einem zentralen Archiv aufbewahren können. Die Archivierung erfolgt hierbei vollkommen digital. Alle wichtigen Papierdokumente werden eingescannt und E-Mails, digitale Briefe, Rechnungen, Verträge, Zeichnungen und vieles mehr können sofort am PC archiviert werden. Es gibt Schnittstellen zu den gängigen Office- und E-Mail Programmen und über einen Druckertreiber ist die Ablage aus beliebigen Anwendungen mit Druckfunktion möglich.

Alle Dokumente befinden sich mit ecoDMS an einem zentralen Ort. Sie müssen lediglich 1x archiviert und zugeordnet werden. Es sind keine lästigen und mühsamen Ablage- und Suchaufwände mehr nötig. Zudem entfallen unnötige Kopierarbeiten und Ausdrucke. Jede zuständige Person erhält den Zugriff auf die benötigen Dateien direkt über den eigenen Bildschirm. Wer unterwegs auf die Dokumente zugreifen möchte, kann dies über eine mobile App oder auch über den Internetbrowser tun.

ecoDMS erfüllt alle Anforderungen an eine professionelle Dokumentenverwaltung. Der Softwarecheck beweist. Dieses Dokumenten-Management-System überzeugt durch ein einzigartiges Preis-Leistungsverhältnis. Zum unschlagbaren Preis von 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung auf dem ecoDMS-Server erhält der Benutzer vollen Funktionsumfang und das auch noch zeitlich unbegrenzt:

• Client-Server-System mit vollem Funktionsumfang
• Volltextindizierung / OCR / Volltextsuche
• Klassifizierung: Vergabe von Metadaten und Zuständigkeiten
• Benutzer- und Gruppenverwaltung
• Anbindung an Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice
• Archivierung aus Thunderbird und Outlook
• Posteingangsbearbeitung / Scanbearbeitung
• Mobile App (Android)
• Webclient
• Desktop-Clients
• ecoSIMS Server inkl. PostgreSQL Datenbank
• Connection Manager mit mandantenfähiger Anwendungsmöglichkeit
• Druckertreiber: Schnittstelle zur Archivierung aus Drittprogrammen
• Automatische Dokumentenzuordnung
• Dokumentenvorschau
• Datensicherung und Datenwiederherstellung
• Einstellungsdialog
• Erweiterter Datenexport mit Offline Client
• Dokumentenhistorie
• Löschfunktion
• Notizen
• Versionsverwaltung
• Suchfunktionen
• Adhoc Workflow
• uvm.

Das Wiederfinden der Unterlagen ist kinderleicht und erinnert stark an googeln. Jede archivierte Datei wird automatisch im Hintergrund vom System volltextindiziert. So kann auf Basis des Dokumenteninhalts schnell und einfach gesucht werden. Der User muss lediglich die passenden Suchbegriffe in eine Suchzeile eingeben und schon erscheint das gewünschte Ergebnis. Da zu allen Unterlagen auch entsprechende Metadaten wie z.B. Dokumentenart, Ablageordner, Status, Datum, Zuständigkeit und andere Angaben hinterlegt werden können, kann der Benutzer diese Attribute ebenfalls bei der Suche mit einbeziehen. In Sekundenschnelle werden die gesuchten Dateien angezeigt.

ecoDMS ist ein Client-Server-System. Das bedeutet, die Dokumente inklusive aller dazugehörigen Informationen werden auf dem ecoDMS-Server in einer Datenbank gespeichert. Eine einzigartige Architektur ermöglicht, dass die Software plattformunabhängig und standortunabhängig im Netzwerk, von außen, lokal, mobil und im Web genutzt werden. Die Installation des Systems ist einfach und die Einrichtung des gesamten Systems kann individuell nach Kundenwunsch erfolgen.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de. Hier wird unter anderem auch eine kostenfreie Testversion zum Download angeboten.

ecoDMS gilt als eines der schnellsten und modernsten Archivierungssysteme. Das Dokumenten Management System ermöglicht die langfristige und gesetzeskonforme Archivierung von digitalen und papiergebundenen Dokumenten in einem Archiv. Intelligente Retrievalfunktionen liefern wertvolles Wissen gezielt für die Geschäftsprozesse in Unternehmen.

Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Informationen automatisch erfasst, sicher aufbewahrt und durch einzigartige Suchfunktionen – wie zum Beispiel der umfassenden Volltextsuche – komfortabel wiedergefunden werden.

Diese skalierbare Dokumenten Management Lösung ist durch die Verwendung des komponentenbasierten Process Servers ecoSIMS plattformunabhängig und flexibel auf Kundenwünsche anpassbar.

Das System hebt sich sowohl technisch als auch lizenzmäßig deutlich von anderen Systemen dieser Art ab. Die besondere Architektur des Systems erlaubt der Software, sich selbst besser zu skalieren (bekannt als horizontale Skalierbarkeit), anstatt sich nur auf die Fähigkeit der Hardware zu verlassen (bekannt als vertikale Skalierbarkeit).

Als Client-Server-System bietet dieses Dokumentenarchiv grenzenlosen Zugriff für alle Plattformen.

Der ecoSIMS-Server ist der Grundbaustein des gesamten Systems und sorgt durch seine serviceorientierte Architektur (SOA) dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. Komplexe und oft wechselnde Geschäftsprozesse können durch eine Komposition von Service-Aufrufen realisiert werden. So hat jedes Unternehmen die Möglichkeit, ecoDMS exakt auf die eigenen Bedürfnisse und Strukturen einzurichten und zu erweitern.

Das System besteht aus dem Prozess-Server ecoSIMS (ecoSIMS = economic system independent module server), dem Dokumenten Management System ecoDMS und dem Image Correction Editor ecoICE zur Scanbearbeitung. Außerdem stehen Addons für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Outlook und Thunderbird zur Verfügung. Ein Mobile and Web Access ermöglicht zusätzlich den Zugriff auf das Archiv via Webclient und Mobile App.

Weitere Informationen, Bilder und Videos finden Sie auf dieser Webseite.

Die Ablage, Aufbewahrung und das Wiederfinden von Dokumenten wird mit einem professionellen Dokumenten-Management-System zum Kinderspiel. In den meisten Fällen sind solche Systeme allerdings sehr teuer und somit für Privatleute und kleinere Unternehmen so gut wie nicht bezahlbar. ecoDMS ist ein Archivsystem, dass plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu und MacOS installiert werden kann, im Web, mobil als App, lokal und im Netzwerk eingesetzt werden kann und mit einem einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis den Einsatz für jedermann möglich macht.

Die applord GmbH ist bereits seit vielen Jahren auf die Bereiche Dokumentendigitalisierung und Workflow für Großkunden spezialisiert. Auf Basis dieser Erfahrungen möchte das Aachener Unternehmen mit ecoDMS auch Privatleuten und kleinen sowie mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit geben, ein leistungsstarkes und gleichzeitig bezahlbares Dokumenten-Management-System zu nutzen. „Die Kombination unseres langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein modernes Vertriebskonzept ermöglichen den unschlagbaren Verkaufspreis von 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung auf das Archiv. Der Kunde kann die Software direkt vom Hersteller über unseren Onlineshop unter www.ecodms.de erwerben.Die Bestellabwicklung und der Versand erfolgen dann voll automatisch via E-Mail.", berichtet der Geschäftsführer Michael Schmitz.

Das Client-Server-System kann flexibel auf die Bedürfnisse der Nutzer mit eigenen Attributen und Strukturen konfiguriert werden. Hierzu verfügt die Software über einen komfortablen Einstellungsdialog.

Alle lesbaren, archivierten Dokumente werden automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese spezielle Texterkennungsfunktion (OCR) sorgt dafür, dass die Dokumente nach der Archivierung zum Beispiel auf Basis der darin enthaltenen Texte schnell wiedergefunden werden und sogar automatisch zugeordnet werden können. Die OCR wird bei gescannten Dokumenten und auch bei anderen digitalen Dokumenten automatisch ausgeführt.

Auf Basis von Metadaten und einer Volltextindizierung können die archivierten Dokumente in Sekundenschnelle wiedergefunden werden. Für die Suche stehen zahlreiche Suchfunktionen zur Verfügung, die beliebig verwendet und auch kombiniert werden können. Dazu gehören unter anderem eine Volltextsuche, die Suche nach einzelnen Attributen (Metadaten) und eine Filtersuche (erweiterte Suche).

Egal ob Papierdokument, digitale Datei, E-Mail oder Zeichnung. Bei ecoDMS werden alle Dokumente in einem zentralen Archiv aufbewahrt. Papierdokumente können mit beliebigen Scannern schnell digitalisiert und abgelegt werden. Dateien aus dem Filesystem finden via Drag & Drop schnell den Weg ins Archiv. Anbindungen für gängige Office und E-Mail-Systeme ermöglichen eine direkte Ablage aus den jeweiligen Anwendungen. Ein Druckertreiber bildet die Schnittstelle zu anderen Programmen. Dieser ermöglicht die schnelle und sofortige Archivierung von Dokumenten aus beliebiger, druckfähiger Software.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de. Hier wird unter anderem auch eine kostenfreie Testversion zum Download angeboten.

Im Videobereich dieser Webseite sind ab sofort neue und aktualisierte Produkt- und Schulungsvideos online. Die Videos geben einen ersten Einblick in den Funktionsumfang des Systems und erklären anschaulich die einzelnen Funktionen. 

Die neue Mobile und Web Funktion für ecoDMS ist jetzt ebenfalls als Video verfügbar. Lernen Sie die App und den Webclient anhand des Videos näher kennen.

Die Digitalisierung, Archivierung, Verwaltung und das Wiederfinden von Dokumenten kann so einfach und günstig sein. Die applord GmbH aus Aachen macht es möglich. Mit der Software ecoDMS können Privatleute und Unternehmen jeglicher Größe und Branche alle Unterlagen und Dateien bequem in einem Archiv aufbewahren und blitzschnell wiederfinden. Und das zum sagenhaften und einmaligen Preis von 49 Euro pro Benutzer.

Ein leistungsstarker Server (ecoSIMS) steuert im Hintergrund alle notwendigen Prozesse und speichert die Dateien sicher in einer postgreSQL Datenbank. Die benutzerfreundlichen Oberflächen bieten eine perfekte Übersicht aller Dokumente und Einstellungen. ecoDMS kann einfach und schnell im Netzwerk oder auf einem einzelnen Rechner installiert werden. Die Software wird stets für Windows, Ubuntu und Mac Systeme bereitgestellt. Als Client-Server-System ist ecoDMS die ideale Software zum Scannen, Archivieren und Verwalten von digitalen und papiergebundenen Dokumenten.

Es können beliebige Dateiformate gespeichert werden. Der Posteingang wird gescannt und über das Scanprogramm ecoICE archiviert. Auf dem PC oder im Netzwerk befindliche Dateien werden einfach per Drag und Drop ins ecoDMS gezogen. Für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice gibt es eigene Plugins, die eine direkte Archivierung aus den Programmen ermöglichen. Die Versionsverwaltung erlaubt das Ablegen mehrerer Dateiversionen. Auch E-Mails aus Outlook und Thunderbird können sofort archiviert werden.

Ordner, Dokumentenarten, zuständige Benutzer und weitere Metadaten werden für jede Datei schnell erfasst. Mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen kann diese Zuordnung auch automatisch erfolgen. Die Strukturen und Attribute können auf die eigenen Bedürfnisse selbst eingerichtet werden.

Intelligente Suchfunktionen garantieren ein blitzschnelles Wiederfinden. Über die Volltextsuche (OCR) wird nach Dateiinhalten gesucht. Gleichzeitig kann der User über die hinterlegten Metadaten schnell auf die Dokumente zugreifen.

Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt und unabhängig von der Dokumentenanzahl. Alle genannten Funktionen, Plugins und Addons sind in der Vollversion und somit im Preis von 49 Euro (brutto) pro Benutzer enthalten. Wer die Software mit drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Die Community Edition darf außerdem für 30 Tage als Testversion gewerblich genutzt werden. Die ecoDMS Vollversion ist bereits für unschlagbare 49,00 € pro User (gleichzeitig mit dem Server verbundene User) im Internet unter www.ecodms.de erhältlich.

Ausführliche Informationen und Videos gibt es auf der Webseite www.ecodms.de.