Die Huber GmbH, ein mittelständischer Einzel- und Großhandel für Stahl, Industrie- und Zimmereibedarf sowie Schweißtechnik, hat die Archivierung ihrer Belege auf Papier abgelöst und zieht nun, gut zwei Jahre später, ein sehr positives Zwischenfazit. Sie bewahrt die Dokumente mithilfe der Archiv-Komplettlösung ecoDMS ONE revisionskonform auf. Die professionelle Verwaltung, automatische Zuordnung und Möglichkeiten zum schnellen Wiederfinden sparen dem mehr als 140 Jahre alten Unternehmen jede Menge Zeit.

In der Huber GmbH mit Standort in Tiefenbach bei Passau sowie der Niederlassung in Ampfing fallen täglich mehr als 1000 Belege an. Die Spanne reicht von Kommissionierbelegen über Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen bis hin zu Bestellungen. Diese wurden bisher in Ordner abgeheftet und dann archiviert – auf Euro-Paletten. „So kamen pro Jahr etwa zwei Paletten an Belegen zusammen“, erzählt Hermann Buchetmann. Er beschreibt: „Wenn wir Belege suchen mussten, zum Beispiel im Falle von Retouren oder für den Jahresabschluss, war dies immer mit einem hohen Aufwand verbunden.“

ecoDMS holt Projekt vom Eis

Deshalb gab es 2014 Überlegungen, diesen Prozess effizienter zu gestalten. Als sich das Unternehmen verschiedene Lösungen ansah, stellte es schnell fest, dass diese teuer sind und ein Umstellungsprojekt viel Aufwand erfordert. „Daher haben wir das Projekt auf die lange Bank geschoben“, erinnert sich Hermann Buchetmann. Erst Mitte 2016 wurde es wieder aktuell, als der ERP-Dienstleister der Huber GmbH das Unternehmen auf ecoDMS aufmerksam machte. Der Preisunterschied zu anderen Lösungen fiel den Verantwortlichen sofort auf. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. „Dazu hat ecoDMS ein einfach strukturiertes Lizenzmodell“, sagt Hermann Buchetmann. Zudem erfüllte es auch sämtliche anderen Anforderungen. Dazu zählten eine Einarbeitungszeit, die wenig Aufwand erfordert, ein fester Ansprechpartner, der das Projekt begleitet, und eine Schnittstelle zum ERP-System UPOS, um alle selbst erzeugten Belege automatisch indexieren und archivieren zu können.

Eine kommunikative Lösung

Bei der Installation und Ersteinrichtung von ecoDMS ONE erhielt die Huber GmbH Unterstützung von der ecoDMS GmbH. Nach einem Testbetrieb ging die elektronische Archivierung am 1. Januar 2017 live. Seitdem werden sämtliche neuen unternehmensrelevanten Belege mithilfe von ecoDMS ONE aufbewahrt. Dazu zählen unter anderem die im ERP-System erzeugten Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Wareneingangslisten, Systemprotokolle, Kommissionsscheine und Lieferscheine sowie die in Kombination mit der Buchhaltung erstellten Ausgangsrechnungen. Sie werden automatisiert in ecoDMS gespeichert. Dabei wird im Hintergrund eine Übersicht mit Angaben wie Belegnummer und Rechnungsbetrag erzeugt. Über das Plug-in für Office 365 wurden 35 E-Mail-Clients mit ecoDMS verbunden. Somit erfolgt auch die Archivierung der Anhänge per E-Mail eintreffender Rechnungen automatisch. Physisch vorliegende Eingangsbelege werden gescannt, geprüft, anhand der Daten im ERP-System automatisch indexiert, abgelegt und ebenfalls archiviert.

Einfache Bedienung

Feste Bestandteile des Archivsystems sind unter anderem eine Versionsverwaltung, eine Dokumentenhistorie, individuelle Einstellungs- und Zugriffsoptionen sowie eine intelligente optische Zeichenerkennung (OCR) mit Volltextsuche. Somit können Anwender Belege im Handumdrehen wiederfinden. „Wenn wir zum Beispiel bei einer Retoure einen bestimmten Beleg benötigen, geben wir einfach die Auftragsnummer ins Volltextsuchfeld ein und es werden alle relevanten Dokumente angezeigt“, beschreibt der IT-Leiter den Vorgang. Über die ecoDMS API greift darüber hinaus die Business-Intelligence-Software QlikView auf das ecoDMS Archiv zu, um Reportings oder Vollständigkeitsprüfungen und Auswertungen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung zu erstellen. Außerdem erhält der Steuerberater zum Jahresabschluss benötigte Informationen direkt aus ecoDMS. Die Arbeit mit ecoDMS ONE ist für alle Anwender, darunter 20 bis 25 Mitarbeiter in Buchhaltung, Verkauf, Lager und Fuhrpark, denkbar einfach. „Die Grundeinstellung war auch von vorneherein positiv, insbesondere bei allen, die schon einmal einen Papierbeleg gesucht haben“, so Hermann Buchetmann. Für einen optimalen Umgang mit der Archivlösung erhielten die Mitarbeiter intern Schulungen, die ebenfalls leicht vonstattengingen, sodass die Grundfunktionen schnell eingeführt werden konnten.

Das nächste Projekt wartet bereits

Somit ist das Fazit des IT-Leiters durchweg sehr positiv. Er gesteht: „Am Anfang waren wir zwar skeptisch, ob in der Praxis alles so sauber funktioniert wie in der Theorie beschrieben.“ Aber es sei der Fall. Die Anwender seien glücklich und sparen viel Zeit. Das verdeutliche das Beispiel einer Retoure: „Mussten wir früher eine halbe bis dreiviertel Stunde nach einem Beleg suchen, so haben wir ihn jetzt in zwei, drei Minuten.“ Beim Controlling werde Zeit gespart, das Scannen von Belegen sei ebenfalls zuverlässig. Es gebe eine sehr hohe Erkennungsrate und hervorragende Funktionen zum automatischen Bearbeiten der Belege. Außerdem verfüge die Huber GmbH über eine Testlizenz zum Probieren, sodass der laufende Betrieb nicht gestört werde. Trotz allem bestehe ein super Preis-Leistungs-Verhältnis und ecoDMS ONE werde kontinuierlich weiterentwickelt. Ergo plant die Huber GmbH, auch die Weiterentwicklung des Projektes gemeinsam mit der ecoDMS GmbH umzusetzen. Dabei handelt sich im nächsten Schritt um eine Funktionserweiterung für EDI-Rechnungen, sodass per EDI übermittelte Belege automatisch weiterverarbeitet werden können.