Press Releases, News, Updates | ecoDMS

ecoDMS gilt als eines der schnellsten und modernsten Archivierungssysteme. Das Dokumenten Management System ermöglicht die langfristige und gesetzeskonforme Archivierung von digitalen und papiergebundenen Dokumenten in einem Archiv. Intelligente Retrievalfunktionen liefern wertvolles Wissen gezielt für die Geschäftsprozesse in Unternehmen.

Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Informationen automatisch erfasst, sicher aufbewahrt und durch einzigartige Suchfunktionen – wie zum Beispiel der umfassenden Volltextsuche – komfortabel wiedergefunden werden.

Diese skalierbare Dokumenten Management Lösung ist durch die Verwendung des komponentenbasierten Process Servers ecoSIMS plattformunabhängig und flexibel auf Kundenwünsche anpassbar.

Das System hebt sich sowohl technisch als auch lizenzmäßig deutlich von anderen Systemen dieser Art ab. Die besondere Architektur des Systems erlaubt der Software, sich selbst besser zu skalieren (bekannt als horizontale Skalierbarkeit), anstatt sich nur auf die Fähigkeit der Hardware zu verlassen (bekannt als vertikale Skalierbarkeit).

Als Client-Server-System bietet dieses Dokumentenarchiv grenzenlosen Zugriff für alle Plattformen.

Der ecoSIMS-Server ist der Grundbaustein des gesamten Systems und sorgt durch seine serviceorientierte Architektur (SOA) dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. Komplexe und oft wechselnde Geschäftsprozesse können durch eine Komposition von Service-Aufrufen realisiert werden. So hat jedes Unternehmen die Möglichkeit, ecoDMS exakt auf die eigenen Bedürfnisse und Strukturen einzurichten und zu erweitern.

Das System besteht aus dem Prozess-Server ecoSIMS (ecoSIMS = economic system independent module server), dem Dokumenten Management System ecoDMS und dem Image Correction Editor ecoICE zur Scanbearbeitung. Außerdem stehen Addons für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Outlook und Thunderbird zur Verfügung. Ein Mobile and Web Access ermöglicht zusätzlich den Zugriff auf das Archiv via Webclient und Mobile App.

Weitere Informationen, Bilder und Videos finden Sie auf dieser Webseite.

Die Dokumentendigitalsierung erhält in Unternehmen und auch bei Privatleuten eine immer wichtigere Position. Ziel ist es dabei, die internen Dokumentenprozesse zu optimieren, Kosten zu sparen und einen perfekten Überblick auf alle Dokumente zu erhalten. Mit ecoDMS können diese Ziele umgesetzt werden. Die applord GmbH hat mit ecoDMS eine Software geschaffen, die eine qualifizierte Dokumentenverwaltung zum absolut unschlagbaren Preis von gerade einmal 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS-Server für jedermann ermöglicht.

ecoDMS ist das perfekte Dokumentenarchiv und lässt keine Wünsche offen. Durch den Einsatz dieses Dokumenten-Management-Systems kann sehr viel Zeit und Geld bei der Ablage, Aufbewahrung und beim Wiederfinden von Dokumenten gespart werden. Das Archiv bietet Platz für alle Dokumente. Unterlagen, die auf Papier gedruckt sind, können mit unterschiedlichsten Scannern digitalisiert werden. Dateien, die auf dem PC gespeichert sind, können mit wenigen Mausklicks sofort ins ecoDMS geschoben werden. Für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, MS Outlook und Thunderbird gibt es sogar eigene Plugins, die eine schnelle Archivierung aus den genannten Programmen ermöglichen. Wer aus anderen Anwendungen die erstellten Unterlagen ablegen will, kann dies über den Druckertreiber tun. Dieser ermöglicht die direkte Ablage aus beliebigen, druckfähigen Softwareprodukten.

In Sekundenschnelle können die abgelegten Dateien nach der Archivierung wiedergefunden werden. Hierzu stehen verschiedene Suchfunktionen zur Verfügung. Eine automatische Erkennung von Dokumententexten (OCR) sorgt dafür, dass der Anwender lediglich die passenden Suchbegriffe in eine Maske eintragen muss und schon werden die dazugehörigen Dateien übersichtlich angezeigt. Da zu jedem Dokument eigene Metadaten wie z.B. Dokumentenart, Ordner, Zuständigkeit, Status und vieles mehr erfasst werden können, können auch diese Werte bei der Suche einbezogen werden. Alle Strukturen und Attribute können frei eingestellt werden. Auf diese Weise kann ecoDMS vollständig auf die eigenen Bedürfnisse konfiguriert werden.

Die Lizenz für dieses System kann zeitlich unbegrenzt verwendet werden und ist unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Die Benutzeroberflächen (Clients) können beliebig oft installiert werden. Die Anzahl der Lizenzen bestimmt, wie viele Verbindungen gleichzeitig auf den Server und die darin abgelegten Daten stattfinden können. ecoDMS Lizenzen können jederzeit erweitert werden.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de. Hier wird unter anderem auch eine kostenfreie Testversion zum Download angeboten.

Die Ablage, Aufbewahrung und das Wiederfinden von Dokumenten wird mit einem professionellen Dokumenten-Management-System zum Kinderspiel. In den meisten Fällen sind solche Systeme allerdings sehr teuer und somit für Privatleute und kleinere Unternehmen so gut wie nicht bezahlbar. ecoDMS ist ein Archivsystem, dass plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu und MacOS installiert werden kann, im Web, mobil als App, lokal und im Netzwerk eingesetzt werden kann und mit einem einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis den Einsatz für jedermann möglich macht.

Die applord GmbH ist bereits seit vielen Jahren auf die Bereiche Dokumentendigitalisierung und Workflow für Großkunden spezialisiert. Auf Basis dieser Erfahrungen möchte das Aachener Unternehmen mit ecoDMS auch Privatleuten und kleinen sowie mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit geben, ein leistungsstarkes und gleichzeitig bezahlbares Dokumenten-Management-System zu nutzen. „Die Kombination unseres langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein modernes Vertriebskonzept ermöglichen den unschlagbaren Verkaufspreis von 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung auf das Archiv. Der Kunde kann die Software direkt vom Hersteller über unseren Onlineshop unter www.ecodms.de erwerben.Die Bestellabwicklung und der Versand erfolgen dann voll automatisch via E-Mail.", berichtet der Geschäftsführer Michael Schmitz.

Das Client-Server-System kann flexibel auf die Bedürfnisse der Nutzer mit eigenen Attributen und Strukturen konfiguriert werden. Hierzu verfügt die Software über einen komfortablen Einstellungsdialog.

Alle lesbaren, archivierten Dokumente werden automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese spezielle Texterkennungsfunktion (OCR) sorgt dafür, dass die Dokumente nach der Archivierung zum Beispiel auf Basis der darin enthaltenen Texte schnell wiedergefunden werden und sogar automatisch zugeordnet werden können. Die OCR wird bei gescannten Dokumenten und auch bei anderen digitalen Dokumenten automatisch ausgeführt.

Auf Basis von Metadaten und einer Volltextindizierung können die archivierten Dokumente in Sekundenschnelle wiedergefunden werden. Für die Suche stehen zahlreiche Suchfunktionen zur Verfügung, die beliebig verwendet und auch kombiniert werden können. Dazu gehören unter anderem eine Volltextsuche, die Suche nach einzelnen Attributen (Metadaten) und eine Filtersuche (erweiterte Suche).

Egal ob Papierdokument, digitale Datei, E-Mail oder Zeichnung. Bei ecoDMS werden alle Dokumente in einem zentralen Archiv aufbewahrt. Papierdokumente können mit beliebigen Scannern schnell digitalisiert und abgelegt werden. Dateien aus dem Filesystem finden via Drag & Drop schnell den Weg ins Archiv. Anbindungen für gängige Office und E-Mail-Systeme ermöglichen eine direkte Ablage aus den jeweiligen Anwendungen. Ein Druckertreiber bildet die Schnittstelle zu anderen Programmen. Dieser ermöglicht die schnelle und sofortige Archivierung von Dokumenten aus beliebiger, druckfähiger Software.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de. Hier wird unter anderem auch eine kostenfreie Testversion zum Download angeboten.

Im Videobereich dieser Webseite sind ab sofort neue und aktualisierte Produkt- und Schulungsvideos online. Die Videos geben einen ersten Einblick in den Funktionsumfang des Systems und erklären anschaulich die einzelnen Funktionen. 

Die neue Mobile und Web Funktion für ecoDMS ist jetzt ebenfalls als Video verfügbar. Lernen Sie die App und den Webclient anhand des Videos näher kennen.

Die Digitalisierung, Archivierung, Verwaltung und das Wiederfinden von Dokumenten kann so einfach und günstig sein. Die applord GmbH aus Aachen macht es möglich. Mit der Software ecoDMS können Privatleute und Unternehmen jeglicher Größe und Branche alle Unterlagen und Dateien bequem in einem Archiv aufbewahren und blitzschnell wiederfinden. Und das zum sagenhaften und einmaligen Preis von 49 Euro pro Benutzer.

Ein leistungsstarker Server (ecoSIMS) steuert im Hintergrund alle notwendigen Prozesse und speichert die Dateien sicher in einer postgreSQL Datenbank. Die benutzerfreundlichen Oberflächen bieten eine perfekte Übersicht aller Dokumente und Einstellungen. ecoDMS kann einfach und schnell im Netzwerk oder auf einem einzelnen Rechner installiert werden. Die Software wird stets für Windows, Ubuntu und Mac Systeme bereitgestellt. Als Client-Server-System ist ecoDMS die ideale Software zum Scannen, Archivieren und Verwalten von digitalen und papiergebundenen Dokumenten.

Es können beliebige Dateiformate gespeichert werden. Der Posteingang wird gescannt und über das Scanprogramm ecoICE archiviert. Auf dem PC oder im Netzwerk befindliche Dateien werden einfach per Drag und Drop ins ecoDMS gezogen. Für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice gibt es eigene Plugins, die eine direkte Archivierung aus den Programmen ermöglichen. Die Versionsverwaltung erlaubt das Ablegen mehrerer Dateiversionen. Auch E-Mails aus Outlook und Thunderbird können sofort archiviert werden.

Ordner, Dokumentenarten, zuständige Benutzer und weitere Metadaten werden für jede Datei schnell erfasst. Mit Hilfe von Klassifizierungsvorlagen kann diese Zuordnung auch automatisch erfolgen. Die Strukturen und Attribute können auf die eigenen Bedürfnisse selbst eingerichtet werden.

Intelligente Suchfunktionen garantieren ein blitzschnelles Wiederfinden. Über die Volltextsuche (OCR) wird nach Dateiinhalten gesucht. Gleichzeitig kann der User über die hinterlegten Metadaten schnell auf die Dokumente zugreifen.

Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt und unabhängig von der Dokumentenanzahl. Alle genannten Funktionen, Plugins und Addons sind in der Vollversion und somit im Preis von 49 Euro (brutto) pro Benutzer enthalten. Wer die Software mit drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Die Community Edition darf außerdem für 30 Tage als Testversion gewerblich genutzt werden. Die ecoDMS Vollversion ist bereits für unschlagbare 49,00 € pro User (gleichzeitig mit dem Server verbundene User) im Internet unter www.ecodms.de erhältlich.

Ausführliche Informationen und Videos gibt es auf der Webseite www.ecodms.de.