Press Releases, News, Updates | ecoDMS

ecoDMS ist eine Software um Dokumente sicher und langfristig archivieren zu können. Mit diesem Dokumenten-Management-System können Dateien jeglicher Art in einem digitalen Archiv gespeichert werden. Es besteht die Möglichkeit beliebige Daten und Informationen zentral abzulegen. Digitale und Papierdokumente erhalten mit ecoDMS einem gemeinsamen Speicherplatz. Eingescannte und archivierte Dokumente können die Anwender mit ecoDMS optimal verwalten. Die Suche nach Dokumenten ist schnell und einfach. Über eine Suchmaske und Filter sind alle Daten schnell wieder auffindbar.

Die Software ist schnell installiert, leicht verständlich und benutzerfreundlich. Durch den Einsatz von ecoDMS kann ein großer Teil an Papierakten der Vergangenheit angehören. Auf dem eigenen Computer speichert ecoDMS die archivierten Akten in einer postgreSQL Datenbank. Server- und Datenbankkenntnisse sind hierfür allerdings nicht notwendig. Wird die Installation von ecoDMS gestartet, können alle erforderlichen Komponenten vom Anwender selbst installiert werden. Im Anschluss kann ecoDMS sofort eingerichtet und genutzt werden.

ecoDMS ist das perfekte Archivsystem um Dokumente zu archivieren und schnell wiederzufinden. Der Preis ist mit 49 Euro pro Lizenz äußerst günstig. Privatleute dürfen das System sogar kostenfrei nutzen. Der Funktionsumfang ist vielversprechend und überzeugend in der Bedienung. Diese DMS Software eignet sich aufgrund ihrer Flexibilität, Plattformunabhängigkeit und Leichtigkeit für jedermann.

Das Dokumenten-Management-System überzeugt mit einem tollen Preis-Leistungsverhältnis. Der Archivierungssoftware fehlt es an nichts: Volltextsuche, OCR, benutzerdefinierte Einstellungen, Benutzerverwaltung, Gruppen Management, Rechtesystem, API Schnittstelle, LDAP und Active Directory Anbindung, Notizen-Funktion, Plug-ins für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Add-ons für Thunderbird und Outlook, PDF/A Drucker, erweiterte Suchfunktionalitäten, Versionsverwaltung, Wiedervorlage und vieles mehr.

Ein besonderes Highlight ist die automatische Dokumentenerkennung. Sowie ein Dokument in ecoDMS archiviert wird, führt das Dokumenten-Management-System automatisch den Erkennungsassistenten aus. Dieser intelligente Vorlagen Designer erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Das macht eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten ganz einfach möglich.

ecoDMS bietet einen nahezu grenzenlosen Zugriff auf die archivierten Dokumente. Die hochmoderne Technologie des ecoDMS Servers macht dies möglich. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server schafft eine sichere Cloud Lösung im eigenen Netzwerk. Die Dokumente liegen sicher bei Ihnen in der postgreSQL Datenbank von ecoDMS und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar" auf dem Filesystem. Das ecoDMS Archiv ist am eigenen PC, im Web und per App erreichbar: Über die Desktop Clients können die Benutzer direkt vom eigenen Computer oder Laptop auf die Daten zugreifen. Einen Zugang von außerhalb machen die mobilen Apps für das Smartphone und Tablet möglich. Eine webbasierte Benutzeroberfläche ist ebenfalls fester Bestandteil dieser modernen DMS Lösung. Im Lizenzpreis der ecoDMS Vollversion sind alle Komponenten inbegriffen. Für einen sicheren Zugriff und eine korrekte Zuweisung der Dokumente an die zuständigen Benutzer sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Der Download dieser DMS Software ist kostenlos. Auf der ecoDMS Webseite können die Komponenten und Module heruntergeladen werden. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese kann im ecoDMS Onlineshop erworben werden.

Eine ausführliche Übersicht des Funktionsumfangs und weitere Details zur Software gibt es im Internet unter https://ecodms.de/index.php/de/produkt/funktionsumfang.

With ecoDMS One, ecoDMS GmbH offers a solution that is particularly directed at corporate customers of the successful ecoDMS document management system. ecoDMS One is a modern "Full Service Package" for corporate customers of document management systems. With ecoDMS One, ecoDMS provides guaranteed planning security. This solution offers customers a fixed pricing structure for software updates and technical support by the manufacturer during the licence period.

The ecoDMS document management system is among the most popular and modern archiving systems in the German-speaking region. Several thousand private and company users are successfully employing ecoDMS. The tendency is rising as ecoDMS is extremely popular. The reason for this is the simple and user-friendly application, the comprehensive functionality and the unique value for money.

ecoDMS stands for state-of-the-art, user-friendly document management. ecoDMS GmbH proves that document archiving can be realised according to the "low-cost principle". A good DMS need not be expensive. The recipe for success behind ecoDMS GmbH is really easy: Take sophisticated OpenSource components, blend them with professional proprietary developments and mix the results with meaningful information, flexible applications and a modern sales model. The result is state-of-the-art software for everyone. A modern sales channel without data carriers, shipping fees and 3rd party licences enables the sensationally low sales price of 49 Euros gross per licence.

Particularly for corporate customers, ecoDMS GmbH has extended its product portfolio. With ecoDMS One, the IT company is addressing companies that wish to purchase the document management system with an all-inclusive package and pre-sales and sales service. Of course, ecoDMS GmbH will remain faithful to the unique licensing model. The licence and service scope are tailored to suit the customer's needs.

Those who choose the ecoDMS One package receive the ecoDMS full version with full functionality. Moreover, the licence includes the activation of the ecoDMS API interface with unlimited API connects. Any number of third party systems can be connected to the modern "API Rest Services" interface to the document management system. This allows the connection of, for example, warehouse management systems, financial accounting systems or other software products via script to ecoDMS. A particularly interesting feature of ecoDMS One is the update and support concept. During the ecoDMS One licence period, which can be extended flexibly every 12 months, customers receive software releases for free download. This exclusively for ecoDMS One includes the ecoDMS major releases. In this case no further licence purchase is necessary. Moreover, technical support through the manufacturer for two previously defined customer staff according to the state-of-the-art "ecoDMS units principle" is included. For questions, users can directly contact the engineers at ecoDMS within the scope of the ecoDMS One support. The perfect start to the DMS software is comprehensive training. In a one-day seminar, the responsible administrators will learn about the main technical and content fundamentals with practical examples. In order to test and properly integrate the system before and during the introduction phase in the company, ecoDMS One customers receive free test licences. These may be used for test purposes parallel to productive operation.

ecoDMS fulfils all requirements of an archiving system. All DMS functions are included. This comprises full-text search, an OCR engine, different search functions and filter options, plugins for Office and e-mail clients, a virtual PDF/A printer, version management, a professional user and permissions administration, an LDAP and Active Directory connection, mapping of customised structures and the archiving of virtually all file formats, automated document recognition, a configurable classification dialogue box, and much more.

ecoDMS enables professional document archiving for everyone. From private users, who can even use the software with restricted functions for free, to small and medium-sized enterprises and large corporate customers, ecoDMS is the ideal archiving system. Platform-independence and high scalability allow the application of ecoDMS in virtually any IT infrastructure.

For more information visit www.ecodms.de.

Mit der ecoDMS Archivlösung können die Benutzer Dokumente sicher archivieren, langfristig verwalten und schnell finden. Das Dokumenten-Management-System geht als erstes Low-Cost-Archiv neue Wege. Unter www.ecodms.de können die Kunden ihre eigene DMS Lösung kreieren. Dabei kann der Leistungsumfang nach den eigenen Wünschen bestimmt werden. Die Software überzeugt durch moderne Technik, eine benutzerfreundliche Oberfläche und durch eine einfache Bedienung.

Das DMS System hebt sich vor allem durch das einzigartige volumenunabhängige „Low-Cost-Konzept“ und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Einige tausend Kunden haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jeder IT-Infrastruktur möglich. Die Dokumente liegen sicher beim Kunden in einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar“ auf dem Filesystem. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Eine Lizenz der Vollversion kostet einmalig 49,00 Euro brutto. Im Lizenzpreis sind alle Funktionen enthalten, die man von einem Dokumentenarchiv erwartet. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und beinhaltet keine Dokumentenbegrenzung.

Zum Standardportfolio des Programms gehört beispielsweise die etablierte Lösung ecoICE zur Posteingangsbearbeitung. Nach dem Scannen können die eingescannten Rechnungen, Verträge etc. direkt über ecoICE abgerufen und ohne lästige Kopierarbeiten und Fußwege in den passenden Ordnern und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden. Für den Scanvorgang können nahezu alle Dokumentenscanner und/oder Multifunktionsgeräte verwendet werden.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente, auch auf die eingescannten Dateien, eine OCR an. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Die OCR Funktionalität ist fest in ecoDMS eingebaut.

Bei der Archivierung von Dokumenten erkennt der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus.

Die Vollversion beinhaltet Plug-ins für Outlook und Thunderbird, die eine direkte Mailarchivierung aus den genannten Anwendungen ermöglichen. Die E-Mails werden vollständig von ecoDMS im Standardformat EML und zusätzlich im revisionssicheren Langzeitarchivierungsformat PDF/A archiviert. Das garantiert eine dauerhafte Nutzbarkeit. Die Plugins für MS Office, LibreOffice und OpenOffice ermöglichen eine direkte Archivierung aus Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Writer, Calc, Draw und Impress. Die Dokumente können ohne Zwischenschritt sofort in ecoDMS archiviert werden und stehen dem User anschließend als revisionskonformes PDF-A-Dokument und zusätzlich im Originalformat zur Verfügung. Die Originaldatei kann auf Wunsch weiter bearbeitet und als neue Version gespeichert werden.

Für alle „Web-affinen“ bietet ecoDMS Apps für Android und IOS an, die die direkte Archivierung und einen sicheren Zugriff vom Smartphone oder Tablet aus erlauben. Über die Weboberfläche ist darüber hinaus ein Zugriff auf die Dokumente von verschiedensten Internetbrowsern aus möglich.

Dies ist nur ein Auszug aus den vielen Möglichkeiten und Funktionalitäten des Dokumenten-Management-Systems.

ecoDMS kann flexibel nach Kundenwunsch installiert und verwendet werden. Die Skalierbarkeit des Systems erlaubt die Nutzung in verschiedensten Branchen und Benutzerkreisen. Als Client-Server-System kann ecoDMS komfortabel ins eigene Netzwerk eingebunden werden. Über das Netzwerk ist anschließend ein sicherer Zugriff auf das Archiv von den einzelnen Arbeitsplätzen aus möglich. Die Verbindung zum ecoDMS Server erfolgt über den Connection Manager. Die Anzahl der Benutzer ist frei über die ecoDMS Lizenz wählbar und kann jederzeit in Form von Lizenzerweiterungen erhöht werden. Dieser technische Komfort macht das digitale Archiv erstmals auch für Privatnutzer interessant. Das gesamte Dokumenten-Management-System kann bei Bedarf ebenfalls ohne Einschränkung als Einzelplatz-Lösung zum Einsatz kommen.

Die Software Lizenz ist in verschiedenen „Editionen“ erhältlich, wobei die Software Komponenten identisch sind. Sie unterscheiden sich lediglich im Funktions- und Leistungsumfang. Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS Lösungen, können die Komponenten frei im Software Downloadbereich der ecoDMS Webseite heruntergeladen werden. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese kann im ecoDMS Onlineshop zum Preis von 49,00 Euro netto erworben werden. Der günstige Lizenzpreis kann verständlicherweise keine Zusatzleistungen wie zum Beispiel Support durch die ecoDMS Techniker enthalten. Das hat aber auch einen guten Grund: „Wer keinen Support benötigt, sollte auch nicht dafür zahlen müssen.“ Support- und Serviceleistungen können selbstverständlich individuell -zu ebenfalls sehr günstigen Konditionen- zum Dokumenten-Management-System hinzu erworben werden.

Speziell für Firmenkunden bietet ecoDMS darüber hinaus ecoDMS One an. Das Produkt ecoDMS One ist ein modernes "Full Service Package" für Firmenkunden des Dokumenten-Management-Systems. Mit ecoDMS One ermöglicht die ecoDMS GmbH Firmenkunden eine garantierte Planungssicherheit. Die Lösung bietet für die komplette Laufzeit eine feste preisliche Struktur für Software Updates und technischen Support durch den Hersteller. Wer sich für ecoDMS One entscheidet, bekommt während der erworbenen Laufzeit alle Major und Release Updates kostenfrei zur Verfügung gestellt. Zusätzlich enthält ecoDMS One technischen Support durch den Hersteller für zwei zuvor definierte Ansprechpartner beim Endkunden nach dem modernen "ecoDMS Einheiten Prinzip".

Weitere Informationen zum ecoDMS Dokumenten-Management-System können im Internet unter www.ecodms.de abgerufen werden.

"The cleverest DMS of all times" is the motto under which ecoDMS GmbH is offering an entirely new generation of archiving system with its own archiving solution ecoDMS. The document management system convinces with intelligence, ease and mobility. The fair pricing concept makes the application of ecoDMS interesting to private users and small businesses.

ecoDMS is an archiving software which includes all key functions of a document management system. ecoDMS is developed, supported and distributed by ecoDMS GmbH. ecoDMS GmbH is a company of the renowned Aachen IT group applord Holding Europe GmbH.

ecoDMS can be customised for the user's documents, structures and number and type of users. This also applies to the intelligent template designer. It automatically recognises documents, enters the data in the right place and fills in the required classifications. There is also an option available for entirely automatic background archiving. The documents then merely need to be transferred to the archive. The system assigns and archives automatically when it recognises a suitable template. The template is created by the user via the ecoDMS user interface. This function speeds up and simplifies the archiving process immensely. The files, for example, only need to be dragged into ecoDMS with the mouse. When the recognition is successful, the system completes the process automatically.

With ecoDMS users can store any type of file format and any amount of data. Being a client-server system, all information is saved in a postgreSQL database. This is part of the ecoDMS installation and does not require any prior database and/or server knowledge. All files and settings are safely stored on the customer's PC and not on third party servers or at the manufacturer. ecoDMS can either be used locally on an individual computer or in a network. The installation is completed quickly and easily.

The documents easily find their way into the archive. Paper documents merely need to be scanned with a document scanner. E-mails can be archived directly from Outlook or Thunderbird. This is done with the integrated ecoDMS email add-on. For Office documents there is also a dedicated plugin. It allows direct archiving from MS Word, Excel, PowerPoint and from LibreOffice Calc, Writer and Impress. A PDF/A printer is the interface for any third party printing applications. Moreover, data already on the PC can easily be dragged and dropped into ecoDMS. All documents are either assigned automatically via the template designer or manually by the user.

After archiving, it is easy to retrieve the documents. The document search is similar to the search process of a web search engine. When entering search terms, the matching documents are retrieved and displayed within seconds. This is enabled through the integrated full-text indexing function (OCR) and the available classification attributes (meta data).

The assignment of user-, folder- and document permissions guarantees the security of all data and information. The access permissions can be defined precisely.

The document management system can be downloaded for free at www.ecodms.de for a trial period of 30 days. Private users may use the system for free. The website contains elaborate instructions, videos and product information to help users to get started. An unlimited licence fee for the full version is 41.18 Euros net. The number of licences can be determined freely and can be increased at any time. The licence depends on the number of simultaneous users. The licence fees are one-off. There are no monthly or annual maintenance costs. The purchase of support and maintenance services is optional. Those who do not require support do not need to pay for it. For 41.18 Euros net, users receive a full DMS with all plugins and functions.

For this and more information, visit www.ecodms.de.