Press Releases, News, Updates | ecoDMS

Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS ist eine Software zum Scannen, Archivieren und Verwalten aller digitalen und in Papierform vorliegenden Dokumente. Und diese Software kann sich technisch, inhaltlich und vor allem preislich absolut sehen lassen!

ecoDMS sticht vor allem durch den günstigen Preis und durch eine einfache Bedienung heraus. Das auf einer Client-Server-Technologie erstellte Archivsystem wird von der applord GmbH für 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS-Server angeboten. Bei diesem außerordentlich niedrigen Verkaufspreis muss der Benutzer keinerlei Abstriche haben, denn eine Lizenz beinhaltet jegliche Funktionen, die für die Dokumentenverwaltung wichtig sind. Neben der einmaligen und zeitlich unbegrenzten Lizenzgebühr entstehen dem Käufer keine ungewollten Zusatz- oder Wartungskosten.

Hinter dem kleinen Preis steckt eine außerordentlich große Software, die auf technisch höchsten Niveau basiert und alle Anforderungen an ein Archivsystem erfüllt. Papierdokumente können mit beliebigen Scannern digitalisiert und abgelegt werden. Für Outlook und Thunderbird gibt es eigene Addons. Gleiches gilt für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice. An dieser Stelle gibt es die Möglichkeit verschiedene Versionen der Office Dateien zu erstellen und diese via Checkin und Checkout bearbeiten zu können. Dokumente, die bereits auf dem Filesystem gespeichert sind, können ganz bequem ins DMS gezogen werden. Wer aus Drittsoftware wie z.B. Buchhaltungsanwendungen oder Kundenverwaltungssystemen archivieren will, kann dies über den PDF-A-Drucker von ecoDMS tun. Alle genannten Funktionen sind im Lizenzpreis enthalten.

Die archivierten Informationen und Daten werden sicher in einer postgreSQL Datenbank auf dem ecoDMS-Server gespeichert. Wichtig ist hierbei die Tatsache, dass der Server und somit auch alle Dokumente beim Kunden liegen und nicht ungesichert bei Drittanbietern oder im Web. Unabhängig vom Standort oder Arbeitsplatz kann auf die Dokumente in Sekundenschnelle wieder zugegriffen werden. Hierzu bietet ecoDMS zahlreiche Suchfunktionen an. Dank der integrierten und voll automatischen Volltextindizierung können die Unterlagen auf Basis der enthaltenen Texte wiedergefunden werden. Recherchen über hinterlegte Metadaten wie Ordner, Dokumentenart oder Status sind ebenfalls möglich.

Die Installation, Einrichtung und Anwendung von ecoDMS ist besonders benutzerfreundlich. Auf der Webseite www.ecodms.de können die notwendigen Komponenten kostenfrei heruntergeladen werden. Für Windows gibt es hier sogar einen AllInOneInstaller. Dieser installiert in einem Schritt den ecoDMS-Server inklusive der dazugehörigen Datenbank und führt auch die Installation der Benutzeroberflächen von ecoDMS, dem Scanprogramm ecoICE und dem PDF-A-Drucker durch. Hat man keine Lizenz erworben, kann die Software dennoch als Free4Three Version genutzt werden. Hierbei ist der Funktionsumfang zwar eingeschränkt, aber die wichtigsten Funktionen sind inbegriffen. Die freie Version darf privat zeitlich unbegrenzt und gewerblich für 30 Tage zu Testzwecken genutzt werden. Durch Einspielen einer Lizenz kann die Free4Three Version jederzeit in eine Vollversion umgewandelt werden. Das Dokumenten-Management-System steht für Windows, Ubuntu und MacOS Systeme zur Verfügung, so dass es plattformunabhängig- und übergreifend eingesetzt werden kann.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de.

Ein Aachener IT Unternehmen bietet mit ecoDMS ein leistungsfähiges, elektronisches Archivsystem an, das als Vollversion 49 Euro pro gleichzeitigem Zugriff kostet und für Privatleute auch in Form einer abgespeckten Free4Three Edition kostenlos verfügbar ist. Die freie Version darf gewerblich außerdem als 30-Tage-Testversion eingesetzt werden.

In ecoDMS können mehr als 180 verschiedene Dateiformate sicher archiviert werden. Die Anzahl der archivierten Dokumente ist unbegrenzt. Papierdokumente können mit beliebigen Scannern eingescannt werden. E-Mails und Office-Dokumente können sofort aus den dazugehörigen Programmen in ecoDMS aufgenommen werden. Dateien aus dem Filesystem werden ohne Umwege einfach mit der Maus ins Archiv gezogen. Ein PDF-A-Drucker bietet die Möglichkeit zum direkten Archivieren aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen. Gespeichert werden alle Daten und Informationen in einer postgreSQL Datenbank.

Die Installation und Anwendung dieses Client-Server-Systems ist sehr benutzerfreundlich und setzt keine besonderen Datenbank-Kenntnisse voraus. Über einen AllInOne-Installer können alle notwendigen Komponenten in einem Schritt installiert werden. Dabei werden der ecoDMS-Server, das Programm ecoICE zur Posteingangsbearbeitung, das Dokumenten-Management-System ecoDMS und ein PDF-A Drucker hintereinander installiert.

Über den integrierten Einstellungsdialog kann ecoDMS flexibel und ganz leicht auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Es können beliebige Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Berechtigungen, Benutzer, Gruppen und andere Kriterien direkt über die Oberfläche eingestellt werden. Um die Schritte der Systemkonfiguration zusätzlich zu vereinfachen, können bei der Installation vorkonfigurierte Einstellungen für unterschiedliche Branchen und auch für die private Anwendung ausgewählt werden.

Über den Connection Manager erfolgt die Anmeldung am System und die Verbindung zum ecoDMS-Server. Das moderne Login-Verfahren ermöglicht einen mandantenfähigen Zugriff. Wenn man den AllInOneInstaller installiert, ist nach Abschluss der Installation bereits ein vollständiges Profil eingerichtet und verbunden. Änderungen und weitere Profile können bequem ergänzt werden.

Die archivierten Dokumente werden automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Über eine Suchmaske in ecoDMS können die Dokumente durch Eingabe von Begriffen in Sekundenschnelle wiedergefunden werden. Zusätzlich sind Suchabfragen auf Basis der hinterlegten Klassifizierungsinformationen wie zum Beispiel Ordner, Datum und Dokumentenart möglich.

Neben den gängigen Standardfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems enthält die ecoDMS Vollversion Plugins für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook.

Der Zugriff auf das Archiv ist entweder über die Desktop-Clients, via Android-App oder über einen Webclient möglich. Die Clients stehen für Windows, Ubuntu und MacOS zur Verfügung. Der ecoDMS Server und die Plugins sind für Windows und Ubuntu erhältlich. Der User findet die Software stets für alle genannten Betriebssysteme zum Download, so dass ecoDMS plattformunabhängig und plattformübergreifend eingesetzt werden kann.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de. Hier wird unter anderem auch die kostenfreie Free4Three Version zum Download angeboten.

Die professionelle Dokumentenverwaltung ist ein wichtigere Bestandteil bei der täglichen Arbeit. Hierfür werden verschiedenste, oftmals sehr teure Archivsysteme von unterschiedlichsten Herstellen angeboten. Mit ecoDMS gibt es nun ein Dokumenten-Management-System, dass sehr preiswert ist und gleichzeitig alle Anforderungen an eine solche Software erfüllt. Der günstige Verkaufspreis von gerade einmal 49 Euro brutto pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS Server macht den Einsatz einer leistungsfähigen DMS-Anwendung für jedermann möglich.

Das System eignet sich aufgrund seiner flexiblen Einrichtungsmöglichkeiten perfekt für beliebige Branchen und Betriebsgrößen. Aber auch für Privatleute ist ecoDMS genau das Richtige System zur Ablage aller persönlichen und beruflichen Unterlagen. Wer ecoDMS ausschließlich privat nutzen möchte, kann dies sogar völlig kostenlos tun. Die Aachener Firma applord bietet ecoDMS neben der Vollversion auch als Free4Three Edition an. Diese Version verfügt zwar nicht über den vollen Funktionsumfang, beinhaltet aber dennoch alle wichtigen Archivierungsfunktionen, die für bis zu drei gleichzeitige Verbindungen frei und zeitlich unbegrenzt eingesetzt werden dürfen. Firmenkunden können die Free4Three Edition als Testversion 30 Tage lang ebenfalls kostenlos verwenden.

Im Vergleich zu anderen Systemen dieser Art ist ecoDMS absolut günstig. Hierbei gibt es aber überhaupt keinen Grund zur Sorge. Im Gegenteil! Bei ecoDMS handelt es sich tatsächlich um ein vollwertiges und auf technisch neuestem Stand entwickelten Dokumenten-Management-System. Die leistungsstarke Client-Server-Technologie lässt keine Wünsche offen. EcoDMS kann alles das, was andere Archivlösungen auch können. Im Preis von 49 Euro sind dann sogar alle Funktionen inklusive verschiedener Plugins für beispielsweise Office- und E-Mail-Programme inbegriffen. Von einer komfortablen Posteingangsbearbeitung, einer automatischen Dokumentenablage, der sicheren Archivierung beliebiger Dateiformate und Schnittstellen zu gängigen Office und E-Mail-Programmen, bis hin zum blitzschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender.

Ob Rechnungen, Angebote, Briefe, Einladungen, Verträge oder E-Mails. Einfach alle privaten und beruflichen Dokumente können mit ecoDMS sicher in einem elektronischen Archiv aufbewahrt werden. Durch die Zusammenführung aller Dokumente in einer zentralen Datenbank, hat der Anwender sofortigen und selbstverständlich geschützten Zugriff auf alle benötigten Informationen. Es sind keine unterschiedlichen Ablägeplätze in irgendwelchen Aktenordnern oder Archivierungen auf dem Filesystem mehr notwendig. Vom eigenen Bildschirm aus oder über ein Handy oder Tablet kann standortunabhängig auf ecoDMS zugegriffen werden.

Hilfreiche Suchfunktionen dienen beim sekundenschnellen Wiederfinden der abgelegten Dateien. Hierzu genügt die Eingabe von Begriffen, die im Dokument vorkommen und schon werden die passenden Ergebnisse angezeigt. Zusätzlich kann nach bestimmten Kriterien, wie zum Beispiel Ordner, Dokumentenart oder Auftragsnummer, gesucht werden.

Ein in Office erstelltes Dokument kann direkt aus dem Programm heraus in ecoDMS abgelegt und zugeordnet werden. Ganz ohne Umwege gelangt das Dokument so an seinen korrekten Platz und kann bei Bedarf sogar noch weiter bearbeitet und als neue Version abgelegt werden. E-Mails und deren Anhänge werden ebenfalls auf Wunsch direkt aus Outlook oder Thunderbird archiviert. Ein PDF-A-Drucker bietet zusätzlich die Möglichkeit aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen, ganz einfach zu archivieren.

Eine ecoDMS Lizenz für die Vollversion kann unter www.ecodms.de ganz bequem im Onlineshop bestellt werden und ist nach dem Kauf zeitlich unbegrenzt nutzbar. Auch die Anzahl der zu archivierenden Dokumente ist nicht beschränkt. Da die Installationskomponenten der Free4Three Edition und der ecoDMS Vollversion identisch sind, stehen diese für alle Benutzer frei zum Download auf der Produktseite bereit. Durch Einspielen einer Lizenz kann die Free4Three Version problemlos in eine Vollversion umgewandelt werden. Die Software steht für Windows, Ubuntu und MacOS Systeme zur Verfügung gestellt, so dass das Archivsystem plattformunabhängig- und übergreifend eingesetzt werden kann.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de.

In Zeiten der modernen, digitalen Kommunikation erobert das Dokumenten-Management-System ecoDMS den deutschsprachigen Markt. Mit ecoDMS erhalten Privatleute und Unternehmen aus beliebigen Branchen und Größen ein zentrales Archiv zur sicheren Aufbewahrung aller digitalen und papiergebundenen Dokumente.

Gemäß dem Produktslogan „scannen, archivieren, verwalten" kann ecoDMS alles das, was andere Systeme dieser Art auch können. Das Besondere hierbei: Die Software wird für gerade einmal 49 Euro brutto pro gleichzeitiger Verbindung zum ecoDMS-Server angeboten. Dieser unschlagbar günstige Preis unterliegt um ein Vielfaches den Konkurrenz-Angeboten, zumal man schon mit einer Lizenz beliebig viele Benutzer anlegen und die Programme auf beliebig vielen Rechner installieren kann. Lediglich die Anzahl der gleichzeitigen Verbindungen auf das Archiv ist abhängig von der erworbenen Lizenz.

Genau das lässt den Interessenten aber erst einmal skeptisch sein. Bei genauerem Hinsehen wird jedoch schnell klar, dass es sich bei ecoDMS um ein qualifiziertes Dokumenten-Management-System handelt, das auf einer Client-Server-Technologie beruht und alle Anforderungen an eine Anwendung dieser Art erfüllt. Für 49 Euro erhält man hier tatsächlich ein vollwertiges und hochmodernes Dokumentenmanagementsystem, bei dem man keinerlei Abstriche machen muss. Obwohl ecoDMS zu diesem Preis ausschließlich online verkauft wird, erfolgt die Installation des ecoDMS-Servers inklusive der Datenbank sicher beim Kunden. Die Daten und Informationen liegen somit nicht auf irgendwelchen fremden Plattformen im Netz.

Die applord GmbH setzt mit ecoDMS neue Maßstäbe und tritt den anderen DMS-Anbietern ziemlich auf den Fuß. Schon seit der Gründung im Jahre 2001 ist applord auf die Bereiche Dokumentendigitalisierung und Workflow für Großkunden spezialisiert. Auf Basis dieser Erfahrungen möchte die Aachener IT-Firma nun auch Privatleuten und kleinen sowie mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit geben, eine leistungsstarke Software zur Dokumentenverwaltung zu nutzen. Ein neuartiges Entwicklungs- und Vertriebsmodell macht letzten Endes den auffallend niedrigen Verkaufspreis möglich. Die Kombination eines langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein moderner Onlineverkauf ergeben diesen Top-Preis.

Ohne große Beratungsumwege, Zusatz- und Nebenkosten kann ecoDMS für 49 Euro erworben werden. Der Kunde kann die Software direkt vom Hersteller über einen Onlineshop erwerben. Die Bestellabwicklung und der Versand erfolgen dann voll automatisch. Auf der ecoDMS-Webseite findet man alle wichtigen Informationen, Videos, Preise, Dokumentationen, Software-Komponenten und Bilder. So kann sich jeder vor dem Kauf frei informieren und umgeht dabei lästige Vertriebsgespräche. Mit der Free4Three Edition können die Standardfunktionen sogar vor dem Kauf ausgiebig getestet werden. Die offizielle und vollständige Produkteinführung erfolgt dann unmittelbar nach dem Kauf einer Lizenz. Es entstehenden keine verpflichtenden und wiederkehrenden Wartungskosten.

Eine ecoDMS Lizenz für die Vollversion ist nach dem Kauf zeitlich unbegrenzt nutzbar und beinhaltet den vollen Funktionsumfang inklusive zahlreicher Zusatzfunktionen und Plugins. Auch die Anzahl der zu archivierenden Dokumente ist nicht beschränkt. ecoDMS wird dem User stets für Windows, Ubuntu und MacOS Systeme zur Verfügung gestellt, so dass das Archivsystem plattformunabhängig- und übergreifend eingesetzt werden kann. Die günstige Lizenzgebühr beinhaltet allerdings neben den Dokumentationen, Videos und dem Forum keinerlei Support und Beratungsleistungen. Das wird bei einem solchen Verkaufspreis aber auch nicht erwartet. Hierzu bietet applord separate Service und Support Pakete an, die bei Bedarf -ebenfalls zu günstigen Konditionen- online erworben werden können.

Fazit: ecoDMS ist das ideale Archivsystem für jedermann. Mehr als 5000 Firmen- und Privatkunden haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Die Software überzeugt durch eine einfache und benutzerfreundliche Bedienung und mit einem einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis. Von einer komfortablen Posteingangsbearbeitung, einer automatischen Dokumentenablage, der sicheren Archivierung beliebiger Dateiformate und Schnittstellen zu gängigen Office und E-Mail-Programmen, bis hin zum blitzschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender. Im Preis von 49 Euro sind alle genannten Funktionen und Anbindungen inbegriffen.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de. Hier wird unter anderem auch eine kostenfreie Testversion zum Download angeboten.