Press Releases, News, Updates | ecoDMS

Today it is a matter of course that photos, films and music are archived and used digitally. For many documents and records, however, this is not the case. By using the ecoDMS archiving solution, users can make an important step towards the "paperless office".

The ecoDMS document management system is a software for long-term secure storage of any type of files, documents and information in a central digital archive. The principle behind ecoDMS is really easy: All paper documents are scanned with any type of scanner while all other files are usually already available in digital form. They can easily be dragged and dropped into the DMS. Once they are archived, the paper documents are secure in the long-term archiving format PDF/A, together with the other files in the ecoDMS archive. All data is stored in a postgreSQL database. This forms an integral part of the archiving system and is automatically setup during installation. ecoDMS is a client-server system. The great thing is that the software components and the database, including all archived documents and settings, are located on site at the customer, and not on third-party servers on the web or at ecoDMS GmbH.

The content of every readable file is automatically analysed by the system and full-text indexed. This makes retrieving documents a piece of cake. Searching for documents with ecoDMS is as easy as googling: Entering search criteria and viewing the search results directly on your screen. You no longer need to search laboriously through records or on your hard disc. Next to the automatically generated full-text information, ecoDMS offers a classification dialogue box. Classification is a type of "link" between the document and the archive. Here users can enter the virtual target folder in ecoDMS, the document type, status, responsibilities and much more information (metadata) for each file they archive. Through assigning these details, the documents can be stored systematically with many details, ensuring that they can be located quickly without necessarily requiring a full-text search. To ensure secure access to the system and the documents and folders it contains, each user can be assigned access data with respective permissions.

ecoDMS is without doubt the most popular, modern and fastest archiving system on the German-speaking market. Several thousand companies and private users are already successfully employing this document management system. The quick installation process and the easy application, unrivalled value for money, platform independence and versatility of this software make ecoDMS the ideal archiving solution for everyone.

A licence is available at only 41.18 Euros net per user and covers full functionality. The software is designed to allow saving documents and data from virtually all applications. If, for example, users want to save letters, tables or e-mails, the ecoDMS Office plugin is the perfect solution. The plugin can be used for Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint and Outlook. For Calc, Writer, Draw and Impress from the LibreOffice and OpenOffice group, there is also an add-on available for ecoDMS. E-mails from Thunderbird with their attachments are quickly archived with the add-on. The virtual PDF/​A printer from ecoDMS enables easy archiving of documents from printable applications, such as picture and graphic programmes, inventory management systems and many more as a PDF-​A document. The PDF/A printer is a printer driver dedicated to archiving documents in ecoDMS. It forms the interface to external programmes and then allows quick and prompt document archiving. Moreover, a simple click on the print function of the respective programme saves the files directly in the appropriate folder and for the right person. The ecoDMS printer can also perform so-called dark processes. When using the ecoDMS printer, users can archive the documents together with the matching classification information in ecoDMS, without having to do anything.

An interface is available if users want to create their own scripts for customisation. The ecoDMS API Rest Service allows users to connect any third-party system. Users can thus connect CRM or ERP systems or other external programmes by programming the interface.

The ecoDMS archive is available from the user's own PC, from the web or via app. Users can directly access their data from their own PC or laptop via the desktop clients. Moreover, the mobile apps for smart phones and tablets enable access from outside. A web-based user interface also forms an integral part of this modern DMS solution. The licence price of the ecoDMS full version covers all components.

Conclusion: ecoDMS is the ideal software for those looking for a central archiving system for all records and files. Of course, using a DMS solution does not mean the end of paper. Paper will continue to exist. A DMS solution, however, means time-saving when filing, managing and retrieving archived records. Users interested in the ecoDMS document management system can test the software for free for 30 days. Private users can even use ecoDMS for free. The software components, training videos and much more information is available for free at www.ecodms.de. The full version licence can also be purchased from the online shop.

Aachen, Germany, June 2015 With the software ecoDMS, private users and companies can safely store documents and records at a budget price. The manufacturer of this archiving solution is ecoDMS GmbH, a German company from Aachen in North Rhine-Westphalia.

ecoDMS is a software that complies with all requirements for a digital archiving system. Users can scan, archive, manage and retrieve their documents and records with ecoDMS. This computer programme is available on the market at an incomparable value for money. In Germany ecoDMS is already among the most popular document archiving applications. A licence is available at 41.18 Euro net per user. This low licence price includes full functionality. Moreover, a licence is valid for an unlimited period. The high scalability of ecoDMS allows any number of users or documents. The software also convinces in terms of platform independence, flexibility and user-friendliness.

The client server system ecoDMS consists of two different core components: The ecoDMS server and the user interfaces (clients). The ecoDMS server forms the base for the entire system. The server is not a piece of hardware, but a software component. The server executes the technical processes and contains the postgreSQL database for archiving. The server software can be installed under Windows, Ubuntu and Debian on a server PC or in a company or home network. For smaller installations and private users, the software can be installed on a normal desktop or laptop computer. The installation is completed with a few mouse clicks. No prior knowledge is required. The ecoDMS clients are available for Windows, Ubuntu, Debian and MacOS. They allow access to the archive, the documents and the settings. In addition, there are mobile apps for Android and IOS, as well as plugins and add-ons for Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, Outlook and Mozilla Thunderbird. Moreover, a PDF/A printer driver is available for archiving documents and records from any third party applications with a printer function.

ecoDMS can save virtually all documents and file types. You can import them into the archive either through add-ons, plugins and apps, or directly with drag and drop. Within seconds the archiving process is complete. ecoICE is the ideal tool for paper documents. With a document scanner you can scan your records and then archive them in ecoDMS using ecoICE.

The integrated template designer from ecoDMS makes archiving even easier. You can use it to create classification templates. The template designer automatically recognises documents, enters the data in the right place and fills in the required metadata.

The integrated text recognition function makes retrieving documents very easy. The archived documents are automatically full-text indexed in the background. If the user, for example, enters keywords in the ecoDMS search mask, the system searches all documents. ecoDMS then immediately displays the matching results in a table, including a document preview. Apart from the full text search, there are some additional search functions. You can apply the search to any classification attributes, document contents and time frames.

ecoDMS has a comprehensive Settings dialogue box. Here you can specify any configuration to suit to your requirements and company processes. You can also define and manage users, documents, folders and access permissions professionally.

With ecoDMS, ecoDMS GmbH has developed an entirely new sales and development model. ecoDMS is exclusively available online. You can download and test the software for free at www.ecodms.de. Private users may even use ecoDMS permanently for free. On the website we have provided all information on prices, products and sales. In order to learn more about the software, there are comprehensive manuals available for free download. In addition, there are also free training videos available.

Die Aachener Firma ecoDMS GmbH bietet mit ecoDMS eine DMS-Lösung an, die eine einheitliche Ablage mit schnellem Dokumentenzugriff möglich macht. ecoDMS ist ein Client-Server-System. Die Dokumente liegen aber keineswegs im Internet oder auf fremden Servern. Alle Daten und Software Komponenten befinden sich beim Kunden auf dem eigenen Computer, Laptop oder Server in einer postgreSQL Datenbank. Datenbank-Kenntnisse sind nicht erforderlich. Der Speicherort wird automatisch vom System bei der Installation mit eingerichtet.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS kann schnell und einfach installiert werden. Hierzu sind nur wenige Mausklicks notwendig. Der "Installations-Assistent" führt Schritt für Schritt durch die Installation aller Software Komponenten und der Datenbank. Nach der Installation kann ecoDMS sofort eingerichtet und verwendet werden. Das Archivsystem ist benutzerfreundlich aufgebaut und leicht verständlich zu bedienen. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich. Installiert werden kann der ecoDMS Server unter Windows, Ubuntu und Debian. Die Benutzeroberflächen und Plug-ins stehen für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS zur Verfügung. Wer von außerhalb auf das Archiv zugreifen will, kann dies über den integrierten Web-Client oder die Apps für Android und IOS tun.

Die Benutzer haben mit ecoDMS die Möglichkeit alle Dokumente, Daten und Informationen in einem zentralen Archiv aufzubewahren. Mit ecoDMS kann man somit ein einheitliches Ablagesystem erzielen. Papierdokumente können mit einem Dokumentenscanner eingescannt und dann per Mausklick archiviert werden. E-Mails können direkt aus Thunderbird und Outlook inklusive der Anhänge archiviert werden. Für Microsoft Office, Libre Office und Open Office verfügt ecoDMS über eigene Add-ons, die ebenfalls eine schnelle und komfortable Ablage der Office Dateien erlauben. Daten, die sich bereits auf dem Computer oder im Netzwerk befinden, können bequem per Drag und Drop ins Archiv gezogen werden. Darüber hinaus gibt es einen PDF/A Drucker, der eine Archivierung im PDF/A Format aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen anbietet.

ecoDMS macht die Archivierung kinderleicht. Sowie ein Dokument in ecoDMS archiviert wird, führt das Dokumenten-Management-System automatisch den Erkennungsassistenten aus. Dieser intelligente Vorlagen Designer erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus.

ecoDMS bietet einen nahezu grenzenlosen Zugriff auf die archivierten Dokumente. Die hochmoderne Technologie des ecoDMS Servers macht dies möglich. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server schafft eine sichere Cloud Lösung im eigenen Netzwerk. Das ecoDMS Archiv ist am eigenen PC, im Web und per App erreichbar. Für einen sicheren Zugriff und eine korrekte Zuweisung der Dokumente an die zuständigen Benutzer sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Neben der Ablage ist auch die Suche nach Dokumenten schnell erledigt. Es gibt zahlreiche Suchfunktionen. Die Volltextsuche ermöglicht beispielsweise eine Suche, die so einfach ist wie googeln: Begriffe eingeben und Ergebnisse ansehen. Möglich macht dies die eingebaute OCR Engine.

Die Vollversion dieses einheitlichen Ablagesystems kostet pro Lizenz 41,18 Euro netto. Darin enthalten sind alle Funktionen und Plug-ins. Ausführliche Informationen und eine kostenlose Testversion hat der Hersteller unter www.ecodms.de bereitgestellt.

Mit dem ecoDMS Archiv können alle Dateien und Dokumente sicher archiviert und blitzschnell wiedergefunden werden. Der DMS Anbieter, die ecoDMS GmbH, stammt aus dem Nordrhein-westfälischen Aachen. Mit ecoDMS hat die IT Firma ein neuartiges Konzept in Sachen „Dokumentendigitalisierung und Archivierung" kreiert. Die DMS Lösung wird vom Hersteller selbst ausschließlich über das Internet vertrieben und verkauft. Die Zustellung der Lizenz erfolgt nach dem Kauf per Email. Die Software selbst steht zum freien Download auf der Webseite www.ecodms.de zur Verfügung. Gleiches gilt für Vertriebs-, Produkt- und Preisinformationen. Schulungsvideos sind über den ecoDMS Youtube Kanal kostenlos abrufbar. Das moderne Vertriebsmodell und neuartige Techniken ermöglichen den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro brutto pro Lizenz. Der Preis beinhaltet das komplette Dokumenten-Management-System mit vollem Funktionsumfang.

ecoDMS macht die Archivierung kinderleicht. Sowie ein Dokument in ecoDMS archiviert wird, führt das Dokumenten-Management-System automatisch den Erkennungsassistenten aus. Dieser intelligente Vorlagen Designer erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Das macht eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten ganz einfach möglich. Jeder kann die dazugehörigen Einstellungen direkt über den Vorlagen Designer erfassen. Die Einrichtung und Erkennung erfolgt auf Basis von Formularen, Schlagwörtern oder Barcodes. Dieses Verfahren sorgt für noch mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Sicherheit bei der Archivierung und Verwaltung von Dokumenten.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS kann schnell und einfach installiert werden. Hierzu sind nur wenige Mausklicks notwendig. Der "Installations-Assistent" führt die Nutzer Schritt für Schritt durch die Installation aller Software Komponenten. Nach der Installation kann ecoDMS sofort eingerichtet und verwendet werden. Das Archivsystem ist benutzerfreundlich aufgebaut und leicht verständlich zu bedienen. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.

ecoDMS bietet einen nahezu grenzenlosen Zugriff auf die archivierten Dokumente. Die hochmoderne Technologie des ecoDMS Servers macht dies möglich. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server schafft eine sichere Cloud Lösung im eigenen Netzwerk. Das ecoDMS Archiv ist am eigenen PC, im Web und per App erreichbar: Es gibt Desktop Clients, eine Weboberfläche für den Zugriff via Internetbrowser und mobile Apps für das Smartphone und Tablet. Darüber hinaus verfügt ecoDMS über Plugins und Addons für Microsoft Office, Open Office, Libre Office, Thunderbird und Outlook. Ein PDF/A Drucker ist ebenfalls fester Bestandteil vom Archiv. Im Lizenzpreis der ecoDMS Vollversion sind alle Komponenten inbegriffen. Für einen sicheren Zugriff und eine korrekte Zuweisung der Dokumente an die zuständigen Benutzer sorgt eine professionelle Rechteverwaltung.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente – auch auf die eingescannten Dateien – eine OCR an. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Die OCR Funktionalität ist fest in ecoDMS eingebaut.

Mit der Software ecoDMS können Papierdokumente und digitale Dateien gemeinsam an einem zentralen Ablageplatz gespeichert und schnell gefunden werden. Das Archivsystem kann nach Kundenbedarf eingerichtet und in verschiedensten IT-Infrastrukturen integriert werden. ecoDMS ist frei skalierbar und besonders flexibel in der Anwendung. Das macht den Einsatz in zahlreichen Benutzerkreisen, Größen und Branchen möglich. Im Privatkunden-
und Kleinfirmensektor hat sich das ecoDMS Onlineprodukt schon deutlich etabliert.

Das Speichern und Wiederfinden von Dateien ist mit ecoDMS schnell und vor allem einfach möglich. Das Programm verfügt über einen Vorlagen Designer. Dieser erkennt Dokumente bei der Archivierung automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die integrierte Suche erinnert an Googeln und ist genauso einfach zu bedienen: Suchbegriffe eingeben und Ergebnisse sofort ansehen.

Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an eine revisionskonforme Dokumentenverwaltung. Als erstes Archivsystem bringt ecoDMS frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert
werden. Eine ecoDMS Lizenz kostet 49 Euro, ist zeitlich unbeschränkt gültig und enthält die volle Funktionalität.

In ecoDMS können nahezu alle Dateien gespeichert werden. Der Datenmenge sind Dank der OpenSource Datenbank postgreSQL keine Grenzen gesetzt. Der Zugriff auf die gespeicherten Dateien kann entweder am Computer über eine Desktopanwendung erfolgen oder über den Internetbrowser, das Smartphone oder Handy.

Ins Archiv gelangen die Dateien entweder per Drag und Drop, über einen Scanner, direkt aus MS Office, OpenOffice oder LibreOffice, aus Outlook oder Thunderbird oder über den ecoDMS PDF/A Drucker aus beliebigen, druckfähigen Drittanwendungen.

Die Installation und Anwendung von ecoDMS ist benutzerfreundlich und leicht verständlich. In wenigen Minuten ist das System installiert und kann dann exakt nach Kundenwunsch eingerichtet werden.

Für Privatanwender hat der Hersteller und Anbieter, die ecoDMS GmbH, sogar eine komplett kostenfreie Version von ecoDMS bereitgestellt. Diese ist zwar im Funktionsumfang etwas abgespeckt, darf aber dauerhaft und kostenfrei als Free4Three Edition zum Einsatz kommen.

Auf der ecoDMS Webseite unter www.ecodms.de kann das Programm und alle verfügbaren Plug-ins und Add-ons heruntergeladen werden. Über den Webshop ist ein Kauf der Vollversionlizenz bargeldlos mit ein paar Mausklicks möglich. Alle notwendigen Informationen, Handbücher und Videos sind ebenfalls auf der ecoDMS Homepage zu finden.