Press Releases, News, Updates | ecoDMS
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Dokumentenablage mal anders
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In der heutigen Zeit führen immer mehr Wege zur digitalen Technik. Auch private und insbesondere geschäftliche, steuerrelevante Dokumente kommen an elektronischen Lösungen nicht mehr so leicht vorbei, zumal ein großer Teil wie E-Mails, Anschreiben und Rechnungen ohnehin schon digital ein- und ausgeht.
Moderne und günstige Dokumentenablage mit ecoDMS
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Mit dem Dokumentenmanagementsystem ecoDMS können Dokumente auf moderne Weise in einem elektronischen Archiv abgelegt und schnell wiedergefunden werden. Die Software verfügt über alle wesentlichen DMS-Funktionen und liegt preislich deutlich unter den herkömmlichen Angeboten anderer DMS-Anbieter. Unter www.ecodms.de kann ecoDMS mit vollem Funktionsumfang für 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung zum Archiv erworben werden. Die Bereitstellung der Software erfolgt bequem per Download. Der Preis ist einmalig und eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar. Auch gibt es keine Begrenzung bei der Anzahl von archivierten Dokumenten.
ecoDMS für Firmen und Privatleute auf Erfolgskurs
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Das Dokumentenmanagementsystem kann alles, was eine Software dieser Art können muss. Ausgestattet mit einer hochmodernen Client-Server-Technologie, glänzt ecoDMS mit enormer Leistungsfähigkeit und einem sagenhaften Funktionsumfang. Der günstige Preis spiegelt sich somit ganz und gar nicht in der Software wieder. Im Gegenteil. EcoDMS ist ein absolut hochwertiges und empfehlenswertes Dokumentenarchiv, das andere Anbieter regelrecht in den Schatten stellt.
Die Ablage und Suche nach Dokumenten wird mit ecoDMS enorm erleichtert und optimiert. Alle Dokumente und deren Informationen befinden sich in einem zentralen, elektronischen Archiv. Die Angst vor Fremdzugriffen ist nicht gegeben, da die Archivlösung vollständig beim Kunden installiert wird. Die Daten und Informationen werden sicher in der postgreSQL-Datenbank aufbewahrt und liegen nicht ungesichert auf dem Filesystem oder gar im Web. Für die sichere und korrekte Zuweisung der Dokumente sorgt ein flexibel konfigurierbarer Klassifizierungsdialog mit integriertem Berechtigungssystem.
Im Preis inbegriffen sind jegliche DMS-Funktionen. Die moderne OCR sorgt für eine automatisch im Hintergrund laufende Volltextindizierung. Die Posteingangsbearbeitung erfolgt über das hochwertige Programm ecoICE. E-Mails können bequem über die Addons für Outlook und Thunderbird archiviert werden. Die Archivierung von Office Dokumenten wird ebenfalls über eigene Plugins realisiert. Diese sind für OpenOffice, LibreOffice und Microsoft Office in der Vollversion inbegriffen. Dateien, die sich auf dem Filesystem befinden, können per Drag und Drop ins Archiv geschoben werden. Dokumente aus Drittsystemen finden den Weg entweder über den ecoDMS PDF/A Drucker ins Dokumentenmanagementsystem oder können über die ecoDMS API verarbeitet werden.Über einen Webclient ist ein Browserzugriff möglich. Apps für Android und IOS bieten einen komfortablen, mobilen Zugriff auf das Dokumenten-Management-System. Der Ablage sind beinahe keine Grenzen gesetzt. Abgelegt werden können nahezu alle Dateitypen.
Vom PC aus kann über den ecoDMS Client schnell und einfach auf die archivierten Dateien zugegriffen werden. Wie beim Googeln müssen lediglich Suchbegriffe in eine Suchzeile eingeben werden und schon werden die passenden Ergebnisse übersichtlich ausgegeben. Darüber hinaus können Suchanfragen auf Basis der hinterlegten Metadaten erfolgen.
Das gesamte System kann vollständig auf die eigenen Bedürfnisse angepasst und flexibel eingesetzt werden. EcoDMS ist die perfekte, plattformunabhängige DMS-Lösung und lässt keine Wünsche offen. Die Server-Komponente gibt es für Windows, Ubuntu und Debian. Die Clients und Plugins sind für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS verfügbar.
Vor dem Kauf kann der Funktionsumfang mit ecoDMS Free4Three Edition ausgiebig getestet werden. Die freie Version verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.
Diese und weitere Informationen können unter www.ecodms.de abgerufen werden.
Digitales Dokumentenarchiv für private und gewerbliche Dokumente
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ecoDMS – Das ideale Dokumentenarchiv
ecoDMS ist das ideale Dokumentenarchiv für eine sichere, digitale Aufbewahrung jeglicher privater und gewerblicher Dateien. Die Software kostet bei vollem Funktionsumfang nur 49 Euro und wird online unter www.ecodms.de vertrieben. Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und beinhaltet keine Dokumentenbegrenzung.
Zentrale Ablage und schnelle Wiederfindbarkeit
Wer ecoDMS einsetzt, kann alle Dokumente übersichtlich in einem zentralen Archiv aufbewahren und blitzschnell wiederfinden. Papierdokumente müssen nicht mehr abgeheftet, kopiert und händisch weitergegeben werden. Diese werden einfach mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und dann als PDF/A im ecoDMS Archiv gespeichert.
E-Mails, Office-Dateien und mehr archivieren
E-Mails werden aus Outlook und Thunderbird im Standard-Mail-Format EML und zusätzlich als PDF/A Datei über eigene Addons archiviert. Anschreiben, Tabellen und Präsentationen finden ebenfalls schnell den Weg ins ecoDMS und werden dort über die ecoDMS Office Plugins im Originalformat und als PDF/A Datei abgelegt. Fotos, Musik, PDFs, Zeichnungen und andere Dateien vom Filesystem können einfach per Drag & Drop ins Dokumentenarchiv gezogen werden. Zusätzlich gibt es einen PDF/A-Drucker, der die Ablage aus beliebigen druckfähigen Drittanwendungen ermöglicht.
Volltextindizierung für schnelles Finden
Alle lesbaren Informationen werden automatisch von ecoDMS volltextindiziert, sodass die Suche so einfach ist wie googeln. Der Benutzer gibt lediglich die passenden Begriffe ein, und die Ergebnisse werden übersichtlich ausgegeben. Sogar in Musikdateien hinterlegte Metadaten wie Titel, Interpret oder Album werden erkannt und indexiert, sodass archivierte Musikstücke ebenfalls schnell wiedergefunden werden können. Dateien können direkt aus ecoDMS heraus geöffnet werden.
Archivierung von Fotos, Bildern und Zeichnungen
ecoDMS ermöglicht das sichere Ablegen von Fotos, Zeichnungen und Bildern, egal ob Urlaubsfotos, Hochzeiten oder Geburtstage. JPGs, PNGs und TIFF-Dateien werden automatisch im Hintergrund als PDF/A konvertiert und können direkt im ecoDMS Vorschaufenster angezeigt werden.
Sichere Speicherung und Datenschutz
Alle Informationen und Daten liegen sicher in einer PostgreSQL-Datenbank beim Kunden und nicht ungeschützt im Netz oder auf dem Filesystem. So sind die Dokumente vor ungewolltem Zugriff geschützt.
Klassifizierung und Zugriffsrechte
Die Zuordnung der Daten erfolgt über den ecoDMS Klassifizierungsdialog. Hier können Ordner, Zuständigkeiten, Status, Dokumentenart und weitere Informationen hinterlegt werden. Damit können Dokumente – ergänzend zur Volltextsuche – gezielt gefunden und strukturiert abgelegt werden. Zugriffsrechte lassen sich für jedes Dokument und jeden Ordner individuell vergeben, sodass nur autorisierte Personen Dokumente einsehen und bearbeiten können.
Plattformunabhängigkeit und Netzwerkfähigkeit
Als Client-Server-System kann ecoDMS im Netzwerk, Web, lokal oder auch als App genutzt werden. Durch die Plattformunabhängigkeit stehen die Daten den Benutzern schnell und bequem zur Verfügung – auf Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Der ecoDMS-Server kann unter Windows, Ubuntu und Debian installiert werden, die Benutzeroberflächen plattformübergreifend.
Testen
Vor dem Kauf kann der Funktionsumfang ausgiebig getestet werden. Die freie Version bietet in den ersten 30 Tagen den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Komponenten der Demo und der Vollversion sind identisch, sodass die Vollversion durch Einspielen einer Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden kann.
Weitere Informationen
Diese und weitere Informationen sind unter www.ecodms.de erhältlich.
Gesetzeskonforme Archivierung jeglicher Dokumente und Informationen
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Abhilfe und eine enorme Erleichertung bei der Ablage, Dokumentensuche und Verwaltung verspricht das Dokumenten-Management-System ecoDMS. Diese Software ist das erste Dokumentenarchiv, das für 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung mit vollem Funktionsumfang verkauft wird und aufgrund seiner absoluten Skalierbarkeit in nahezu jedem Betrieb und Haushalt zum Einsatz kommen kann.
ecoDMS bildet einen wichtigen Grundbaustein zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Durch den Einsatz von ecoDMS können Dateien und Informationen jeglicher Art wie z.B. PDFs, E-Mails, Papierdokumente, Office-Dateien, Bilder etc. langfristig und sicher in einem zentralen, elektronischen Archiv aufbewahrt werden.
Alle archivierten Dokumente werden in einer zentralen postgreSQL Datenbank revisionskonform aufbewahrt. Bei der Ablage bleibt das Original erhalten. Darüber hinaus werden automatisch vom System PDF/A Dateien für gescannte Dokumente, über die Office und E-Mail Plugins archivierte Dokumente, TIFF, JPG und PNG-Dateien erzeugt und gespeichert. Änderungen an einem Dokument sind nur über die integrierte Versionsverwaltung erlaubt, so dass auch hier das Original bestehen bleibt und jegliche Änderungen nachvollziebar sind.
Ein leistungsstarker Klassifizierungsdialog ermöglicht die gezielte Zuordnung und Vergabe von Metadaten für jedes einzelne Dokument. In einer Historie dokumentiert ecoDMS revisionskonform jede Änderung an den Klassifizierungsattributen zu einem Dokument. So werden die Verarbeitungs- und Archivierungschritte automatisch protokolliert und können jederzeit nachvollzogen werden.
Die Architektur der ecoDMS-Software ist so aufgebaut, dass beliebig viele Anwender (abhängig von der erworbenen Lizenzanzahl) zugleich mit dem System arbeiten und auf die Dokumente zugreifen können. Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten.
Auch die Datensicherung und Datenwiederherstellung ist mit ecoDMS leicht durchgeführt. Über eine eigene Benutzeroberfläche können ein Backup und Restore der ecoDMS-Datenbank ausgeführt werden. Außerdem ist eine manuelle Sicherung und Wiederherstellung über die Konsole oder unter Verwendung eigener Tools möglich.
Die große Skalierbarkeit des Systems erlaubt eine kundenspezifische und völlig flexible Einrichtung. Über 5000 Nutzer haben das Archivsystem bereits erfolgreich im Einsatz. Darunter sind mehr als 1500 Firmenkunden.
Die Vollversion beinhaltet -ergänzend zu den Standardfunktionen- Anbindungen für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird. Desweiteren gibt es einen PDF/A Drucker zum Archivieren aus beliebigen, druckfähigen Programmen. Die integrierte OCR Funktion ermöglicht neben zahlreichen weiteren Suchmöglichkeiten eine komfortable Volltextsuche, die so einfach ist wie googeln.
ecoDMS kann plattformunabhängig im Netzwerk, lokal, im Web und als App verwendet werden. Unter http://ecodms.de/index.php/de/downloads können alle Software-Komponenten für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS heruntergeladen werden. Das Client-Server-System ist leicht zu installieren und benutzerfreundlich zu bedienen.
Die Vollversion kostet 49 Euro (brutto) pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS-Server und beinhaltet den vollen Funktionsumfang! Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und beinhaltet keine Dokumentenbegrenzung.
Vor dem Kauf kann der Funktionsumfang mit ecoDMS Free4Three Edition ausgiebig getestet werden. Die freie Version verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.
Diese und weitere Informationen sind unter www.ecodms.de abrufbar.
Mailarchivierung einfach, gesetzeskonform und günstig mit ecoDMS
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ecoDMS bildet die technische Grundlage für eine revisionssichere Archivierung von E-Mails in einem zentralen, elektronischen Archiv. Die Vollversion beinhaltet unter anderem Plugins für Outlook und Thunderbird, die eine direkte Mailarchivierung aus den genannten Anwendungen ermöglichen. Die E-Mails werden vollständig von ecoDMS im Standardformat EML und zusätzlich im revisionssicheren Langzeitarchivierungsformat PDF/A archiviert. Das garantiert eine dauerhafte Nutzbarkeit. Auch E-Mail Anhänge können komfortabel im Dokumenten-Management-System abgelegt werden. Darüber hinaus ist die Archivierung aus anderen Mailprogrammen über einen PDF/A Drucker ebenfalls möglich. Über die herkömmliche Druckfunktion der Mail-Software wird die E-Mail in diesem Fall von ecoDMS als PDF/A Dokument abgelegt.
Bei ecoDMS handelt es sich um ein Dokumenten-Management-System der besonderen Art. Mit einem herausragenden Preis-Leistungsverhältnis und einer hochmodernen Technologie hebt sich ecoDMS hervor. Für 49 Euro ist das Client-Server-System mit vollem Funktionsumfang erhältlich. Die Lizenz gilt pro gleichzeitiger Verbindung, ist zeitlich unbegrenzt gültig und ist unabhängig von der Dokumentenanzahl.
Jede E-Mail und lesbare Datei wird automatisch vom System einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. So sind die Unterlagen im Handumdrehen wieder auffindbar. Der Benutzer muss lediglich passende Suchbegriffe in die Suchmaske eingeben und schon werden die dazugehörigen Dokumente angezeigt. Zu jeder Datei können zusätzlich eigene Metadaten wie z.B. der Ordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit, der Status und vieles mehr vergeben werden. Diese Klassifizierungsinformationen können völlig flexibel auf die eigenen Bedürfnisse im System hinterlegt werden.
ecoDMS speichert die E-Mails und alle anderen Dateien und Informationen in einer postgreSQL-Datenbank auf dem ecoDMS-Server. Es können beliebig viele Dateien archiviert werden. Die Unterlagen und Software-Komponenten befinden sich beim Kunden und nicht im Web. Die ecoDMS-Software kann plattformunabhängig und sogar plattformübergreifend im Netzwerk, lokal, im Web und auch als App eingesetzt werden. Der ecoDMS-Server steht für Windows, Ubuntu und Debian zur Verfügung. Die Clients und Plugins für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Die Installation und Bedienung ist leicht verständlich und benutzerfreundlich gestaltet.
Mit ecoDMS können Privatleute und Unternehmen jeglicher Größe und Branche alle Dokumente und E-Mails sicher aufbewahren. Neben der Mailarchivierung gibt es Plugins für MS Office, LibreOffice und OpenOffice. Alle übrigen digitalen Dateien können per Drag und Drop einfach ins Archiv geschoben werden. Für Papierdokumente können herkömmliche Scanner zur Digitalisierung verwendet werden. Die Ablage erfolgt dann über die integrierte Software ecoICE zur Posteingangsbearbeitung.
Fazit: ecoDMS ist das optimale Werkzeug für eine sichere Archivierung von E-Mails und beliebigen anderen Dateien. Für den täglichen Arbeitsalltag, die jährliche Steuererklärung oder auch im Falle einer Betriebsprüfung sind die Unterlagen sofort, vollständig und vor allem im Originalformat in Sekundenschnelle abrufbar. Die Vergabe von Dokumenten- und Ordnerberechtigungen garantiert zudem eine sichere und korrekte Zuweisung der jeweiligen Dokumente. Der günstige Preis macht den Einsatz einer professionellen Archivlösung für nahezu jedermann möglich.
Eine kostenlose Full-Demo ist im Internet unter www.ecodms.de erhältlich. Hier gibt es auch alle weiteren Informationen und Videos rund um die Software und einen Onlineshop, über den die Lizenzen für die Vollversion bequem und bargeldlos bestellt werden können.
