In der heutigen Zeit führen immer mehr Wege zur digitalen Technik. Auch private und insbesondere geschäftliche, steuerrelevante Dokumente kommen an elektronischen Lösungen nicht mehr so leicht vorbei, zumal ein großer Teil wie E-Mails, Anschreiben und Rechnungen ohnehin schon digital ein- und ausgeht.
Immer mehr Firmen und Privatleute wechseln deshalb von der konventionellen Papierablage zum digitalen Dokumenten-Management-System. Der Einsatz einer solchen Archivlösung beschleunigt die Ablage und Suchzeiten enorm und senkt gleichzeitig die Ausgaben in Bezug auf die gesamte Dokumentenhaltung und -verwaltung.
Zentrales Archiv mit ecoDMS
Mit der Aachener Software ecoDMS können alle Dateien und Informationen in einem zentralen, elektronischen Archiv aufbewahrt werden. Als Client-Server-System speichert ecoDMS die Daten revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank. Diese befindet sich samt Server sicher im eigenen Netzwerk. Das gilt auch für die dazugehörigen Software-Komponenten, die der Kunde bei sich im Hause installieren kann.
Archiviert werden kann nahezu jedes Dateiformat. Papierdokumente werden erst eingescannt und dann bequem archiviert. Alle anderen Daten liegen bereits digital vor und sind ebenfalls in wenigen Schritten im Archiv aufgenommen.
OCR und Volltextindizierung
Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente – auch auf die gescannten Dateien – eine OCR an. Die archivierten Dokumente werden so automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten.
Eingescannte Dokumente können beispielsweise auf Basis des Inhalts erkannt und automatisch vom System klassifiziert werden. Auch für Office-Dateien, E-Mails und über den Druckertreiber archivierte Dokumente kann die Vorklassifizierung verwendet werden. So werden Zielordner, Dokumentenart, Zuständigkeit und weitere Informationen automatisiert vergeben.
Integration und Formate
Über die Plugins für MS Office, LibreOffice und OpenOffice, Outlook und Thunderbird können die Daten ohne Zwischenschritt sofort in ecoDMS archiviert werden. Sie stehen dem Anwender anschließend als revisionskonformes PDF-A und zusätzlich im Originalformat zur Verfügung.
Suche und Zugriff
Das Auffinden der vielen Informationen ist dank der integrierten OCR kinderleicht. Dokumente können so einfach wie bei Google gesucht werden. Der Benutzer gibt lediglich die gewünschten Begriffe ein und erhält sofort passende Ergebnisse.
Zusätzlich sind Suchabfragen innerhalb der Ordnerstruktur und auf Basis der hinterlegten Klassifizierungsinformationen (Metadaten) möglich.
Der Zugriff kann im Netzwerk, lokal, im Web und mobil erfolgen. Die Desktop-Anwendung bietet zahlreiche Einstellungs- und Suchmöglichkeiten. Wer unterwegs auf Dokumente zugreifen möchte, kann dies bequem vom Smartphone oder Tablet aus tun. Über den Webclient ist der Abruf auch standortunabhängig im Browser möglich.
Darüber hinaus verfügt ecoDMS über eine Mail- und Linkfunktion. Archivierte Dokumente können so schnell und einfach per E-Mail oder Dokumentenlink versendet werden.
Kosten und Lizenzen
Die Anschaffungskosten für ecoDMS sind sehr gering: 49 Euro brutto pro gleichzeitiger Verbindung. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und beinhaltet den vollen Funktionsumfang. Die Anzahl der zu archivierenden Dokumente ist nicht beschränkt.
Im Preis enthalten sind außerdem kostenlose Release-Updates wie Sicherheitsupdates und kleinere Funktionserweiterungen. Auch eine gleichzeitige Verbindung von einem iOS- oder Android-Gerät ist pro Lizenz inbegriffen.
Kostenlos testen
Vor dem Kauf können Nutzer die ecoDMS Software zunächst kostenlos mit der ecoDMS Free4Three Edition testen. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web- und Mobile-Dienste).
Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.
Weitere Informationen
Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.