Die jKARAT GmbH zählt zu den ersten Partnern von ecoDMS und ist seit 2024 auch als Awarded Partner für ihr besonderes Engagement ausgezeichnet. Das Unternehmen bietet eine vollintegrierte Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Lösung, die speziell für die Anforderungen des deutschen Fertigungsmittelstands entwickelt wurde. Wir haben mit dem Geschäftsführer Bernd Doberanzke über das optimale Zusammenspiel von ERP- und DMS-Lösungen gesprochen.
Welche Zielgruppe sprechen Sie mit Ihrer Lösung an?
Wir adressieren vor allem mittelständische Unternehmen aus der Fertigungsindustrie mit einem jährlichen Umsatzvolumen von etwa 300 Millionen Euro und rund 900 Mitarbeitenden. Dabei verstehen wir uns als Full-Service-Anbieter, der seine Kunden von der Implementierung über die Schulung bis hin zum Support umfassend unterstützt.
Weshalb sollten Unternehmen ihre ERP-Lösung mit einem DMS verbinden?
Als führende betriebswirtschaftliche Systeme dienen sie vor allem zur Planung und Steuerung von Produktionsprozessen unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen, aber auch zur Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen. Letztere müssen aufgrund gesetzlicher Regularien über Jahre hinweg GoBD-konform aufbewahrt werden. Eine Integration eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in eine ERP-Lösung ist aber nicht nur aus diesem Grund empfehlenswert. Weitere Vorteile eines DMS sind:
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Zeit- und Kostenersparnis
In einem DMS werden sämtliche Dokumente und Informationen zentral zusammengeführt und sind direkt aus dem ERP-System heraus schnell auffindbar. So können Sachbearbeiter etwa Fragen zu Bestellungen oder Rechnungen unmittelbar beantworten. Darüber hinaus lassen sich auch technische Zeichnungen, Fertigungsunterlagen, Arbeitspläne oder Daten aus der Produktion – wie z. B. Maschinenprotokolle, Prüfberichte oder Messwerte – effizient ablegen und bei Bedarf sofort einsehen. Auch Chargennachweise und Materialzertifikate können auf diese Weise einfach verwaltet werden.
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Hohe Transparenz
Oft arbeiten mehrere Personen an einem Dokument und nehmen Änderungen darin vor. Ein DMS stellt sicher, dass diese zentral erfolgen und über eine Versionshistorie jederzeit transparent nachvollziehbar sind. Besonders bei technischen Dokumentationen oder produktionsrelevanten Informationen ist es entscheidend, dass der aktuelle Stand für alle Beteiligten eindeutig erkennbar ist – etwa bei Änderungen an Konstruktionszeichnungen oder Arbeitsanweisungen.
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Einhaltung von Fristen
Verträge fristgerecht zu kündigen oder Rechnungen mit Blick auf Skontomöglichkeiten schnell zu bezahlen, gelingt nur dann, wenn die dazugehörigen Dokumente verfügbar sind und mithilfe einer Wiedervorlagefunktion rechtzeitig bearbeitet werden. Mit einem DMS wird diese Fristwahrung gewährleistet. Zusätzlich können auch Fertigungsfreigaben, Wartungstermine oder Kalibrierintervalle automatisiert überwacht und dokumentiert werden, um Produktionsabläufe regelkonform und effizient zu steuern.
Deshalb haben wir ecoDMS vollständig in unsere jKARAT-Lösung integriert.
Was schätzen Sie an der ecoDMS-Lösung?
Zunächst einmal ist ecoDMS übersichtlich aufgebaut. Wir sprechen gern von einer One-Page-Lösung. Anwender können alle Dokumente inklusive ihrer Historie in einer Oberfläche aufrufen und betrachten. Das führt zu einer hohen Bedienerfreundlichkeit. Darüber hinaus besitzt ecoDMS eine moderne Architektur und ist einfach zu administrieren. Zusätzlich beinhaltet die Lösung eine offene REST-API für eine vollständige Integration in unsere ERP-Lösung. Vor allem aber überzeugt ecoDMS mit einem unschlagbaren Preis-Leistungs-Verhältnis, weshalb wir bei Neuprojekten schon das eine oder andere bestehende DMS-System durch ecoDMS ersetzen konnten.
Wie gestaltet sich für den Anwender konkret die Integration von ecoDMS in jKARAT?
Nutzer können aus den in jKARAT hinterlegten Kundendatensätzen auf die in ecoDMS archivierten Dokumente, wie Angebote oder Rechnungen, direkt zugreifen. Diese Möglichkeit besteht nicht nur im Vertrieb. In jKARAT ist die DMS-Funktion in allen relevanten Modulen durchgängig integriert. Ein umständlicher Wechsel zwischen den Lösungen entfällt. Die integrierten Filter- und Sortierfunktionen helfen beim Finden der gewünschten Dokumente – alternativ können Anwender die zuverlässige Volltextsuche für die Recherche nutzen. Ist das Dokument gefunden, wird es in der gewohnten jKARAT-Oberfläche bearbeitet und anschließend in ecoDMS versioniert abgelegt.
Durch die tiefe Integration konnten wir zudem zahlreiche dokumentenbezogene Prozesse in jKARAT automatisieren. So beinhaltet unsere ERP-Lösung beispielsweise eine Drag-and-Drop-Fläche. Legen Anwender eine Datei mit der Maus dort ab, wird sie direkt in ecoDMS archiviert. Auch PDF-Dateien, die über physische oder virtuelle Druckertreiber erstellt werden, landen automatisch in ecoDMS. Durch die Integration mit ecoDMS können wir außerdem gewährleisten, dass jKARAT die GoBD erfüllt. Dies wurde von einer der 25 größten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Deutschland bestätigt. Damit können unsere Kunden einer Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.
Vielen Dank für die Erläuterungen, Herr Doberanzke!
