Es handelt sich hierbei um ein praktisches Add-on für ecoDMS. Das WORKZ Add-on optimiert vor allem wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS. Dadurch eignet es sich vor allem für Unternehmen, die kleinere Dokumentenprozesse für wenig Geld im täglichen Büroalltag automatisieren möchten.
Mit dem Add-on können feste Abläufe in ecoDMS definiert und wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten automatisiert werden. Ein digitaler Stempel dokumentiert bei Bedarf direkt auf dem Dokument wie die Aufgabe beantwortet wurde, von welchem Benutzer dieser Prozess ausgeführt wurde und wann die Ausführung erfolgt ist.
Zusätzlich lassen sich beliebige Dokumente und Dateien automatisiert und damit zeitsparend aus einem Ordner des Dateisystems direkt ins ecoDMS importieren. In einem frei konfigurierbaren Intervall importiert das WORKZ Add-on selbstständig die vorhandenen Dateien aus den gewünschten Ordnern.
Auch E-Mails inklusive deren Anhänge können automatisch in einem beliebigen Intervall aus einem vordefinierten Mailpostfach direkt ins Dokumenten-Management-System importiert werden. Typisches Beispiel ist ein Postfach, das für den Rechnungsempfang deklariert ist. Die darin eingehenden Rechnungen werden dann in ecoDMS mit der Dokumentenart „Rechnung“ und dem Status „zu bearbeiten“ archiviert. Optional stößt dieses Add-on anschließend automatisch den Prozess zur Rechnungsfreigabe in ecoDMS an.
WORKZ Add-on
WORKZ ist ein praktisches Add-on für ecoDMS. Es optimiert vor allem wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS. Dadurch eignet es sich vor allem für Unternehmen, die kleinere Dokumentenprozesse sowie Importvorgänge für E-Mails und Dateien für wenig Geld im täglichen Büroalltag automatisieren möchten.
- Kenntnisnahme und Freigabe von Rechnungen, BWAs etc
- E-Mail-Import ins ecoDMS (automatisiert)
- Datei-Import ins ecoDMS (automatisiert)
- Dokumentenstempel digital aufbringen
- Direkte ecoDMS Integration (Add-on)
nur
3,50 EUR
netto
- pro Monat (kein Abo) je ecoDMS-Lizenznummer
- Preis gemessen am Updatezeitraum von ecoDMS
Auf dieser Seite zu finden:
Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten inkl. digitalem Stempel
Beschleunigen Sie den Prozess der Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten in ecoDMS effizient und zeitsparend mit dem WORKZ Add-on. Mit nur wenigen Mausklicks können Sie feste Abläufe definieren und somit lästige Routineaufgaben drastisch verkürzen. Damit lassen sich beispielsweise Rechnungen prüfen und zur Buchung freigeben, Jahresabschlüsse und BWAs von der Geschäftsführung kontrollieren und freigeben oder Verträge zur Kenntnis nehmen.
Versehen Sie Ihre Dateien während des Ablaufs mit einem personalisierten, digitalen Stempel, der alle relevanten Informationen wie Benutzer, Aufgabenstatus und Ausführungszeitpunkt enthält. Mit dem Speichern des Stempels generiert WORKZ eine neue Version des Dokuments, die als zusätzliche Version in der Versionsverwaltung von ecoDMS abgelegt wird, während das Originaldokument unverändert bleibt.
Sobald ein Dokument gemäß den im Add-on festgelegten Kriterien (Status und Dokumentenart) in ecoDMS klassifiziert wird, wird automatisch der entsprechende Workflow ausgelöst. Die verantwortlichen Benutzer erhalten klare Aufgaben zur Kenntnisnahme oder Freigabe der Dateien, die übersichtlich präsentiert werden und detaillierte Informationen enthalten.
Versehen Sie Ihre Dateien während des Ablaufs mit einem personalisierten, digitalen Stempel, der alle relevanten Informationen wie Benutzer, Aufgabenstatus und Ausführungszeitpunkt enthält. Mit dem Speichern des Stempels generiert WORKZ eine neue Version des Dokuments, die als zusätzliche Version in der Versionsverwaltung von ecoDMS abgelegt wird, während das Originaldokument unverändert bleibt.
Sobald ein Dokument gemäß den im Add-on festgelegten Kriterien (Status und Dokumentenart) in ecoDMS klassifiziert wird, wird automatisch der entsprechende Workflow ausgelöst. Die verantwortlichen Benutzer erhalten klare Aufgaben zur Kenntnisnahme oder Freigabe der Dateien, die übersichtlich präsentiert werden und detaillierte Informationen enthalten.
Automatisieren Sie den E-Mail-Import ins ecoDMS
E-Mails und Anhänge können mit dem WORKZ Add-on automatisch in einem frei konfigurierbaren Intervall aus einem definierten E-Mail-Postfach (IMAP) importiert und als revisionssichere Versionen im ecoDMS-Archiv abgelegt werden. Nutzen Sie die individuellen Einstellungen und Klassifizierungsoptionen, um eine übersichtliche Struktur für Ihre Dateien zu schaffen. Damit bleiben Sie organisiert und haben jederzeit Zugriff auf Ihre E-Mails und deren Anhänge, verknüpft mit den entsprechenden Originalnachrichten.
Wenn zum Beisiel ein E-Mail Postfach als Eingangskanal für Rechnungen im Einsatz ist, können die enthaltenen Nachrichten automatisch in ecoDMS mit z.B. der Dokumentenart „Rechnung“ und dem Status „Zu bearbeiten“ archiviert werden. Anschließend können die Rechnungen optional zur Kenntnisnahme oder Freigabe an die zuständigen Mitarbeiter weitergegeben werden.
Wenn zum Beisiel ein E-Mail Postfach als Eingangskanal für Rechnungen im Einsatz ist, können die enthaltenen Nachrichten automatisch in ecoDMS mit z.B. der Dokumentenart „Rechnung“ und dem Status „Zu bearbeiten“ archiviert werden. Anschließend können die Rechnungen optional zur Kenntnisnahme oder Freigabe an die zuständigen Mitarbeiter weitergegeben werden.
Automatisierter Import von Dokumenten aus dem Dateisystem
Automatisieren Sie den Import von Dateien in Ihr ecoDMS, während das Originalformat beibehalten wird. Konfigurieren Sie das Importintervall ganz nach Ihren Bedürfnissen und lassen Sie das WORKZ Add-on die vorhandenen Dateien automatisch aus dem gewünschten Ordner importieren. Das gewählte Verzeichnis, befindet sich dort, wo auch der ecoDMS Server installiert ist.
Nutzen Sie die vielfältigen Klassifizierungsmöglichkeiten von ecoDMS, indem Sie den Status, die Dokumentenart und den Zielordner vorab festlegen. Das WORKZ Add-on füllt automatisch die entsprechenden Klassifizierungsattribute aus, um eine reibungslose Archivierung zu gewährleisten.
Nutzen Sie die vielfältigen Klassifizierungsmöglichkeiten von ecoDMS, indem Sie den Status, die Dokumentenart und den Zielordner vorab festlegen. Das WORKZ Add-on füllt automatisch die entsprechenden Klassifizierungsattribute aus, um eine reibungslose Archivierung zu gewährleisten.
Bildergalerie
Lizenzmodell
Das Lizenzmodell vom WORKZ Add-on ist absolut kundenfreundlich und transparent. Der günstige Kaufpreis berechnet sich fair nach dem Updatezeitraum vom Dokumenten-Management-System ecoDMS.
- Das Add-on kostet einmalig nur 3,50 EUR netto pro Monat (kein Abo) je ecoDMS-Lizenznummer (Preis gemessen am Updatezeitraum von ecoDMS) und beinhaltet alle enthaltenen Funktionen für die Lizenz.
- Die Anzahl der zu zahlenden Monate wird entsprechend der (verbleibenden) Laufzeit des Update-Zeitraums der ecoDMS-Lizenznummer berechnet.
- Die Laufzeit des Add-ons entspricht der (Rest-)Laufzeit des Update-Zeitraums der jeweiligen ecoDMS-Lizenznummer zum Zeitpunkt des Add-on Kaufs. Nach Ablauf dieser Laufzeit wird das Add-on automatisch deaktiviert.
- Die Verlängerung des WORKZ Add-ons ist optional: Der Kunde kann das Add-on nach Ablauf entweder zusammen mit der Verlängerung des Update-Zeitraums von ecoDMS oder zu einem späteren Zeitpunkt im Onlineshop einzeln erwerben.
- Eine erweiterte Benutzeranzahl der ecoDMS-Lizenz gilt automatisch auch für das Add-on ohne zusätzliche Gebühren.
Angenommen, es liegt eine gültige ecoDMS-Lizenznummer vor, die bis zum 20.03.2025 gültig ist. Heute, am 03.04.2023, soll die Lizenz um das WORKZ Add-on erweitert werden. Für die Preisberechnung des WORKZ Add-ons wird die Restlaufzeit von 24 Monaten berücksichtigt.
Nach dem Kauf wird das Add-on innerhalb von ecoDMS für diese Lizenznummer aktiviert und bleibt bis zum Ende des Updatezeitraums am 20.03.2025 aktiv. Um das Add-on in ecoDMS zu aktivieren, muss lediglich die bestehende ecoDMS-Lizenz im Client deaktiviert und erneut aktiviert werden.
- Der WORKZ-Kaufpreis beträgt daher 24 Monate x 3,50 EUR netto = 84,00 EUR netto.
Nach dem Kauf wird das Add-on innerhalb von ecoDMS für diese Lizenznummer aktiviert und bleibt bis zum Ende des Updatezeitraums am 20.03.2025 aktiv. Um das Add-on in ecoDMS zu aktivieren, muss lediglich die bestehende ecoDMS-Lizenz im Client deaktiviert und erneut aktiviert werden.
WORKZ Add-on: Systemvoraussetzungen
Hier stehen die Mindestanforderungen an Hardware und Betriebssystem, die erfüllt sein müssen, damit das Add-on in ecoDMS aktiviert und genutzt werden kann.
- Die Basis vom WORKZ Add-on bildet das Dokumenten-Management-System ecoDMS (burns) ab Build 23.01
- Das Add-on ist nach der Aktivierung ohne weitere Installation automatisch in ecoDMS integriert
- Für das Add-on gelten somit die Systemvoraussetzungen der jeweiligen ecoDMS-Version
Dokumente digitalisieren, archivieren, organisieren und finden
Mit unserem Dokumenten-Management-System (DMS) ecoDMS können Sie Ihre Dokumente einfach archivieren, effizient organisieren und schnell wiederfinden. Egal ob es sich um Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Garantiebelege handelt - ecoDMS ermöglicht Ihnen die nahtlose Digitalisierung, strukturierte Verwaltung und ein einfaches Teilen aller wichtigen Unterlagen. Nutzen Sie entweder die benutzerfreundliche Desktop-Anwendung oder den praktischen Webclient, um jederzeit und von überall auf Ihre relevanten Dokumente zuzugreifen. Unabhängig davon, ob Sie sich im Büro, zu Hause oder unterwegs befinden.
E-Mails und Anhänge automatisch archivieren
ecoMAILZ ist eine Software für die automatische Archivierung von E-Mails und Anhängen. Die Software ist sowohl für Unternehmen als auch für Privatnutzer geeignet und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der DSGVO. Mit ecoMAILZ werden ein- und ausgehende Nachrichten ab einem frei wählbaren Zeitpunkt automatisch archiviert. Dank des webbasierten Clients ist der Zugriff auf Ihre archivierten E-Mails von überall aus und plattformunabhängig möglich.
Geschäftsprozesse bequem und einfach automatisieren
ecoWorkflow ist eine Software zur einfachen Geschäftsprozessautomatisierung (BPA). Die Bedienung ist so einfach wie ein digitaler Baukasten. Ohne jegliche Programmierkenntnisse können Sie beliebige Abläufe einfach und schnell automatisieren und so Zeit, Geld und Ressourcen sparen. Das offene Workflow-System bietet eine flexible und anpassbare Plattform, die auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden kann.
Unser Portfolio für Unternehmen und Privatnutzer
Egal, ob Sie ein Großkonzern, ein kleines oder mittelständisches Unternehmen oder Privatkunde sind - wir haben die perfekte Softwarelösung für Sie!
ecoDMS
Einfach, effizient und sicher - Mit ecoDMS kann man alle Dokumente wie z.B. Rechnungen, Verträge, Quittungen, Briefe, E-Mails, Bilder usw. sicher archivieren, intelligent verwalten, optimal organisieren und damit wichtige Zeit sowie Kosten sparen. Die leistungsstarke Software optimiert die Dokumentenprozesse und bietet eine schnelle und einfache Suche, damit jeder immer die benötigten Informationen in Sekundenschnelle findet.
- Zentrale Archivierung aller
Dokumente, E-Mails, Dateien und Informationen - Schnelle und einfache Suche: Blitzschnell auf Dokumente zugreifen
- Benutzerfreundlich: Leichte Bedienung + Einarbeitung
- Compliance: Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität + Verfügbarkeit
- Desktop + Mobile Zugriff von überall aus möglich
- Plattformunabhängig: Windows, Linux, NAS, MacOS
ab
89,00 EUR
inkl. 19% MwSt.
- pro gleichzeitiger Verbindung
- einmaliger Kaufpreis
- Private + Business Edition wählbar
E-Mailarchivierung
- automatisiert -
ecoMAILZ
ecoMAILZ archiviert vollkommen automatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt vom Mailserver aus. Ortsunabhängig können die Nachrichten anschließend schnell wiedergefunden und gelesen werden.
- Automatische, zentrale Archivierung
aller E-Mails inkl. Anhänge - Schnelles Wiederfinden mit Texterkennung
- Compliance: Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität + Verfügbarkeit
- Webclient: Mobiler Zugriff von überall aus möglich
- Windows, Linux, NAS
Komplettpaket
mit Software, Updates + Support
ecoDMS ONE
Das Komplettpaket für Firmen bietet optimale Planungssicherheit. ecoDMS ONE enthält Lizenzen, Support und Softwarepflege für ecoDMS mit WORKZ Add-on + API und für ecoMAILZ.
- Garantierte Planungssicherheit
- Komplettpaket mit der Software
ecoDMS mit WORKZ Add-on + API und ecoMAILZ - Softwarepflege
- Support durch den Hersteller
- Updates für alle enthaltenen Programme
nur
250,00 EUR
netto
- einmalige Lizenzgebühr
- zzgl. jährlicher Softwarepflege (25,00 EUR netto)
- zzgl. jährlichem Support (25,00 EUR netto)
- pro gleichzeitiger Verbindung
ecoWorkflow
Die Automatisierung von beliebigen Prozessen war noch nie so einfach, zeit- und kostensparend. Mit ecoWorkflow ist der Überblick über alle laufenden Prozesse stets gewährleistet. Angefangen von Rechnungseingangsprüfungen über Urlaubsanträge bis hin zu vollautomatisierten Prozessen ohne menschlichen Eingriff, profitiert ecoWorkflow von vielen umgesetzten Projekten. Ohne jegliche Programmierkenntnisse ermöglicht dieses offene Workflow-System beliebige Abläufe zu automatisieren und Unternehmensprozesse individuell zu optimieren.
- Offenes, individuell konfigurierbares Workflow-System
- Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Perfekter Überblick über alle laufenden Prozesse
- Webclient: Mobiler Zugriff von überall aus möglich
- Unternehmensspezifisch modellieren & konfigurieren
- Beliebige Systeme anbinden
- Keine Programmierkenntnisse erforderlich
ab
360,00 EUR
netto
- pro Monat
- zzgl. Kosten für die Dienstleistung
- ecoDMS ONE als Basis notwendig
- exklusiv für Firmenkunden
- für alle Benutzer freigeschaltet
WORKZ Add-on
WORKZ ist ein praktisches Add-on für ecoDMS. Es optimiert vor allem wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS. Dadurch eignet es sich vor allem für Unternehmen, die kleinere Dokumentenprozesse sowie Importvorgänge für E-Mails und Dateien für wenig Geld im täglichen Büroalltag automatisieren möchten.
- Kenntnisnahme und Freigabe von Rechnungen, BWAs etc
- E-Mail-Import ins ecoDMS (automatisiert)
- Datei-Import ins ecoDMS (automatisiert)
- Dokumentenstempel digital aufbringen
- Direkte ecoDMS Integration (Add-on)
nur
3,50 EUR
netto
- pro Monat (kein Abo) je ecoDMS-Lizenznummer
- Preis gemessen am Updatezeitraum von ecoDMS
ecoDMS API
Die ecoDMS API ist eine REST Service Schnittstelle vom Dokumentene-Management-Systeme ecoDMS für Softwareentwickler zum Erstellen eigener Programmierungen.
- REST Service Schnittstelle für Programmierer
- ecoDMS an Drittsysteme anschließen
z.B. CRM, Warenwirtschaft usw. - Eigene Funktionsaufrufe erstellen
- Zugriff auf grundlegende DMS-Server-Funktionen
- Offene API im Rahmen von ecoDMS ONE erhältlich
Support
Wir bieten für unsere Software einen ausgezeichneten Support direkt vom Hersteller via Telefon und E-Mail inkl. Fernwartung an.
Fachgerechte Unterstützung
direkt vom Hersteller
direkt vom Hersteller
- Installation
- Einrichtung
- Anwendung
- Problembehebung
Schulungen
Entdecken Sie lehrreiche Schulungen direkt vom Hersteller: Webinare, Workshops und Präsentationen mit praktischen Tipps zu Softwarethemen, interaktive Workshops für wertvolles Softwarewissen und kostenlose Live Demos für Einblicke in unsere Standardsoftware.
Profitieren Sie von hilfreichen Praxistipps und wertvollem Wissen zur Nutzung unserer Software - direkt vom Hersteller!
- Webinare
- Interaktive Workshops
- Präsentationen
Datenmigration
Gerne unterstützten wir Sie bei der Migration Ihrer Daten für ein optimales Dokumenten-Management in Ihrem Unternehmen.
- Perfekter Neustart für Ihr Dokumenten-Management
- Transfer bestehender Daten + Informationen
- Datenmigration Ihres Altarchivs
- Übernahme von Dokumenten,
Informationen und Index-Informationen
ab
1.500,00 EUR
netto
- Preis abhängig von Dauer + Umfang
- Preisbeispiel hier für 2 Tage
- exklusiv für Firmenkunden
Geschäftsprozess-Analyse
Gemeinsam mit Ihnen identifizieren, bewerten und optimieren wir Ihre Geschäftsprozesse, um einen optimalen Unternehmenserfolg zu erzielen.
- Geschäftsprozesse unter die Lupe nehmen
- Optimierungspotentiale offen legen
- Maßgeschneiderte Prozesse
für Ihr Unternehmen gestalten
ab
3.000,00 EUR
netto
- Preis abhängig von Dauer + Umfang
- Preisbeispiel hier für 2 Tage
- exklusiv für Firmenkunden
Unsere aktuellen Termine
Webinare, Schulungen, Workshops, Präsentationen
Do, 16.05.2024
14:00 - 17:00 Uhr
14:00 - 17:00 Uhr
Workshop
238.00 EUR brutto
200.00 EUR netto
200.00 EUR netto
Was gibt's Neues?
Aktuelle Pressemeldungen, Neuigkeiten und Artikel von und über ecoDMS
- Kaufmännische Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren (IT-ZOOM) 07-03-2024
- Interview zu DMS/ECM bei Kleinbetrieben mit Ralf Schmitz, ecoDMS (ECMGuide) 29-01-2024
- Bugfix: macOS Client für ecoDMS (burns) Build 23.02 (Changelog ecoDMS (burns) inkl. API und WORKZ Add-on) 03-01-2024
- ecoDMS Update 23.02 verfügbar: Neue Funktionen für die Posteingangsbearbeitung und Dokumentenverwaltung (ecoDMS Pressemitteilung) 18-12-2023
Firmenkunden
11627
Privatkunden
9986
Reseller
922
Qualified Premium Reseller
474
Social Media
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