Die WESCON GmbH versteht sich als kompetenter Partner für die Umsetzung moderner, prozessorientierter IT-Lösungen für den Mittelstand. Zur Zielgruppe gehören insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu circa 300 Mitarbeitenden. Das Unternehmen feierte jüngst sein 25-jähriges Firmenjubiläum und zählt seit Kurzem zum erlesenen Kreis unserer Awarded Partner. Aus diesem Anlass haben wir mit Lars Klippert, dem Geschäftsführer der WESCON GmbH, über die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements für mittelständische Unternehmen gesprochen.
Herr Klippert, welche Vorteile bietet der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) insbesondere für mittelständische Unternehmen?
Sie können mit einem DMS vor allem ihre Abläufe optimieren. Anstelle der klassischen Zettelwirtschaft sind alle Dokumente zentral, digital und sicher abgelegt. Die integrierte Volltextsuche spart viel Zeit und Nerven – was früher stundenlanges Wälzen von Aktenordnern bedeutete, ist jetzt mit einem Klick in Sekunden erledigt. Änderungen werden automatisch versioniert und protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann was geändert hat. Das ist ein entscheidender Vorteil bei Audits und der Erfüllung interner Nachweispflichten.
Moderne DMS erlauben außerdem einen mobilen Zugriff, sodass Kollegen im Homeoffice, der Außendienst oder Mitarbeitende auf Dienstreisen berechtigungsgesteuert genau auf jene Dokumente zugreifen können, die sie benötigen. Compliance-Funktionen, insbesondere die Gewährleistung der Revisionssicherheit durch eine rechtssichere Archivierung nach Vorgaben wie den GoBD sowie die automatische Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, sorgen dafür, dass Unternehmen keinen Stress mit dem Finanzamt bekommen.
Darüber hinaus ermöglichen DMS kollaboratives Arbeiten an Dokumenten ohne endloses „E-Mail-Pingpong“. Klar gesteuerte Workflows führen zu schnelleren und transparenteren Abläufen. Hinzu kommt eine spürbare Kostensenkung durch weniger Papierverbrauch, geringeren Druckaufwand und weniger Archivplatz. Und nicht zuletzt steigt die Kundenzufriedenheit, da Mitarbeitende schneller auf Angebote, Rechnungen oder Verträge zugreifen können und somit professioneller und zügiger reagieren. Insgesamt macht ein DMS mittelständische Betriebe also agiler, sicherer und wirtschaftlicher und schafft Freiraum für wertschöpfende Aufgaben.
Was schätzen Sie konkret an der ecoDMS-Lösung?
Ich vergleiche ecoDMS ONE gern mit einem Luxus-Segelboot, das Unternehmen in die Lage versetzt, entspannt durch die digitale See zu steuern. Dafür hat es alle notwendigen Funktionen an Bord, ist flexibel und damit sehr manövrierfähig. Die Lösung umfasst digitales Dokumentenmanagement und ermöglicht mit dem WORKZ-Add-on die Automatisierung von Abläufen. Darüber hinaus ist sie mit offenen APIs zur Anbindung von Dritt-Applikationen ausgestattet. Mit ecoMAILZ können Unternehmen wiederum E-Mails automatisch archivieren. In den Lizenzgebühren sind Updates bereits enthalten und der Hersteller bietet ein umfassendes Support-Paket. Gern erläutere ich Ihnen die wichtigsten Vorteile der ecoDMS-Lösungen näher:
- Audit-sicher und rechtskonform: Die ecoDMS-Lösung erfüllt alle rechtlichen Anforderungen – Stichworte: GoBD und DSGVO – zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten sowie zur E-Rechnung.
- Planungssicher und budgetfreundlich: Die transparenten, fixen und vor allem überschaubaren jährlichen Kosten sorgen für eine sichere Budgetplanung. Dies ist insbesondere für mittelständische Unternehmen ein wichtiges Argument.
- Plattformunabhängig und mobil einsetzbar: ecoDMS ist multiplattformfähig. Die Lösung läuft unter Windows, Linux, macOS sowie NAS und ist auch über das Web sowie mobil nutzbar. Somit können alle Mitarbeitenden zentral auf die Dokumente zugreifen – unabhängig davon, welches Betriebssystem sie an welchem Ort nutzen.
- Workflow-Automatisierung für Effizienz: Mit dem WORKZ-Add-on und den zahlreichen APIs lassen sich wiederkehrende Prozesse, beispielsweise zur Kenntnisnahme oder Freigabe von Dokumenten oder die Vergabe digitaler Stempel automatisieren.
- E-Mail-Archivierung inklusive: Die Lösung ecoMAILZ übernimmt die automatische, rechtssichere und plattformunabhängige Archivierung aller E-Mails inklusive Anhängen. Sie ist einfach zu bedienen und komfortabel in ecoDMS integrierbar.
Wie unterstützen Sie Ihre Kunden bei der Einführung und im laufenden Betrieb von ecoDMS?
WESCON lotst seine Kunden sicher in den Hafen des digitalen Dokumentenmanagements. Zu unseren Bordmitteln gehören der Abruf von Fördermitteln, die Durchführung von Kick-offs, Schulungen und Workshops, eine verständliche Projektkommunikation sowie umfassende Consulting-Leistungen – kurz: die proaktive Unterstützung bei der Einführung von ecoDMS und dem anschließenden Betrieb. Insgesamt verstehen wir uns als Dienstleister, der seinen Kunden auf Augenhöhe begegnet.
Vielen Dank für das Gespräch, Herr Klippert!
