Täglich archivieren immer mehr Firmen und Privatleute ihre Geschäftsunterlagen und andere wichtige Informationen mit ecoDMS. Das Dokumenten Management System sticht vor allem wegen des absolut günstigen Verkaufspreises, der Plattformunabhängigkeit und der flexiblen und einfachen Bedienung aus der Masse der DMS-Produkte hervor. Nicht umsonst wird ecoDMS als das schnellste, modernste und zudem günstigste Archivsystem im deutschsprachigen Raum bezeichnet.

EcoDMS ist die perfekte Software zum Scannen, Archivieren und Verwalten nahezu aller Dateien in einem zentralen, elektronischen Archiv. Einfach jedes Dokument kann mit dieser Anwendung langfristig digital archiviert, qualifiziert klassifiziert und blitzschnell wiedergefunden werden. Als Client-Server-System erfolgt die Speicherung der Dokumente revisionssicher in einer postgreSQL-Datenbank. Die Installation und Bedienung von ecoDMS ist besonders benutzerfreundlich und einfach, sodass Server- und Datenbankkenntnisse nicht vorausgesetzt werden.

Mit der Vollversion dieses Dokumentenmanagementsystems sind der Archivierung beinahe keine Grenzen gesetzt. Hier bietet ecoDMS den vollen Funktionsumfang mit schon einer Lizenz. Schriftstücke in Papierform werden mit einem Scanner digitalisiert, über die Software ecoICE zur Posteingangsbearbeitung abgerufen, auf Wunsch automatisch klassifiziert und dann archiviert. Auf der Festplatte gespeicherte Daten werden einfach per Drag und Drop ins DMS gezogen. Die Zuordnung geht dann wie im Fluge. Über den PDF/A Drucker von ecoDMS können Unterlagen aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen heraus ins Archiv gedruckt werden. Die Zuweisung in den passenden Ordner und weitere Klassifizierungsinformationen können auch hier automatisch oder manuell erfolgen. Für E-Mails aus Thunderbird und Outlook und für Tabellen, Briefe und Präsentationen aus MS Office, LibreOffice und OpenOffice sind Plugins vorhanden, mit denen der Weg ins Archiv zum Kinderspiel wird. Eine Versionsverwaltung ist hier auch gegeben.

Die Strukturen und Konfigurationen von ecoDMS können vollkommen frei auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt werden. Jeder ecoDMS Server kann mit dazugehörigen Ordnerstrukturen, Ordnerberechtigungen, Dokumentenarten, Benutzern, Gruppen, Status und beliebigen anderen Attributen bestückt werden. Schon bei der Installation kann auf Wunsch eine passende Vorbelegung der Datenbank ausgewählt werden. Hierbei sind die ersten Einstellungen schon vorgegeben, die einen einfachen und schnellen Einstieg in die Dokumentendigitalisierung ermöglichen. Nachträgliche Anpassungen sind jederzeit möglich.

EcoDMS verfügt über zahlreiche Suchfunktionen, die ein blitzschnelles Wiederfinden aller Dateien und Informationen ermöglichen. Die Ausgabe erfolgt übersichtlich in einer Tabelle. Ebenfalls inbegriffen ist eine automatisierte Volltextindizierung. Jedes lesbare Dokument wird mit der Archivierung vom System im Hintergrund volltextindiziert. Das erleichtert die Suche enorm. Durch Eingabe von Begriffen, die im Dokument oder innerhalb der Klassifizierung auftreten, wird das gesuchte Objekt sofort in der Tabelle ausgegeben und in einem Vorschaufenster zur Ansicht gezeigt.

Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS erfüllt alle Anforderungen an ein Archivsystem und wird mit vollem Funktionsumfang inklusive aller Plugins vom Hersteller für günstige 49 Euro brutto pro Lizenz angeboten. Die Kombination eines langjährigen KnowHows und professionellen Eigenentwicklungen in Verbindung mit ausgereiften OpenSource Komponenten, der Verzicht auf Fremdlizenzen und Datenträger und ein moderner, voll automatisierter Onlineverkauf ergeben laut Hersteller den unschlagbaren Preis von 49 Euro pro Lizenz. Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und unabhängig von der Dokumentenanzahl.

Unter www.ecodms.de kann ecoDMS im Onlineshop erworben werden. Hier hat der Hersteller auch alle notwendigen inhaltlichen, vertrieblichen und technischen Details zur Software kostenlos bereitgestellt. Es gibt zudem freie Schulungsvideos, die die Funktionalitäten anschaulich erklären.

Vor dem Kauf kann das gesamte System 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Bei Privatleuten darf die Free4Three Edition mit eingeschränkter Funktionalität sogar unbegrenzt zum Einsatz kommen. Erhältlich ist ecoDMS für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Wer möchte kann das Archivsystem sogar plattformübergreifend installieren.