Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS ist eine Software zum Scannen, Archivieren und Verwalten aller digitalen und in Papierform vorliegenden Dokumente. Und diese Software kann sich technisch, inhaltlich und vor allem preislich absolut sehen lassen!

ecoDMS sticht vor allem durch den günstigen Preis und durch eine einfache Bedienung heraus. Das auf einer Client-Server-Technologie erstellte Archivsystem wird von der applord GmbH für 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS-Server angeboten. Bei diesem außerordentlich niedrigen Verkaufspreis muss der Benutzer keinerlei Abstriche haben, denn eine Lizenz beinhaltet jegliche Funktionen, die für die Dokumentenverwaltung wichtig sind. Neben der einmaligen und zeitlich unbegrenzten Lizenzgebühr entstehen dem Käufer keine ungewollten Zusatz- oder Wartungskosten.

Hinter dem kleinen Preis steckt eine außerordentlich große Software, die auf technisch höchsten Niveau basiert und alle Anforderungen an ein Archivsystem erfüllt. Papierdokumente können mit beliebigen Scannern digitalisiert und abgelegt werden. Für Outlook und Thunderbird gibt es eigene Addons. Gleiches gilt für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice. An dieser Stelle gibt es die Möglichkeit verschiedene Versionen der Office Dateien zu erstellen und diese via Checkin und Checkout bearbeiten zu können. Dokumente, die bereits auf dem Filesystem gespeichert sind, können ganz bequem ins DMS gezogen werden. Wer aus Drittsoftware wie z.B. Buchhaltungsanwendungen oder Kundenverwaltungssystemen archivieren will, kann dies über den PDF-A-Drucker von ecoDMS tun. Alle genannten Funktionen sind im Lizenzpreis enthalten.

Die archivierten Informationen und Daten werden sicher in einer postgreSQL Datenbank auf dem ecoDMS-Server gespeichert. Wichtig ist hierbei die Tatsache, dass der Server und somit auch alle Dokumente beim Kunden liegen und nicht ungesichert bei Drittanbietern oder im Web. Unabhängig vom Standort oder Arbeitsplatz kann auf die Dokumente in Sekundenschnelle wieder zugegriffen werden. Hierzu bietet ecoDMS zahlreiche Suchfunktionen an. Dank der integrierten und voll automatischen Volltextindizierung können die Unterlagen auf Basis der enthaltenen Texte wiedergefunden werden. Recherchen über hinterlegte Metadaten wie Ordner, Dokumentenart oder Status sind ebenfalls möglich.

Die Installation, Einrichtung und Anwendung von ecoDMS ist besonders benutzerfreundlich. Auf der Webseite www.ecodms.de können die notwendigen Komponenten kostenfrei heruntergeladen werden. Für Windows gibt es hier sogar einen AllInOneInstaller. Dieser installiert in einem Schritt den ecoDMS-Server inklusive der dazugehörigen Datenbank und führt auch die Installation der Benutzeroberflächen von ecoDMS, dem Scanprogramm ecoICE und dem PDF-A-Drucker durch. Hat man keine Lizenz erworben, kann die Software dennoch als Free4Three Version genutzt werden. Hierbei ist der Funktionsumfang zwar eingeschränkt, aber die wichtigsten Funktionen sind inbegriffen. Die freie Version darf privat zeitlich unbegrenzt und gewerblich für 30 Tage zu Testzwecken genutzt werden. Durch Einspielen einer Lizenz kann die Free4Three Version jederzeit in eine Vollversion umgewandelt werden. Das Dokumenten-Management-System steht für Windows, Ubuntu und MacOS Systeme zur Verfügung, so dass es plattformunabhängig- und übergreifend eingesetzt werden kann.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de.