Anbieter für Offroad und Geländewagen-Technik erzielt mehr Transparenz im Tagesgeschäft durch den Einsatz einer digitalen Archivlösung.

Kulmbach / Aachen, im April 2015. Die Taubenreuther GmbH hat das Dokumenten-Management-System ecoDMS eingeführt. Durch den Einsatz von ecoDMS kann nun jeder Mitarbeiter unabhängig von der bestehenden Warenwirtschaftssoftware schnell und bedarfsgerecht auf alle Daten zugreifen. Seit der Gründung im Jahre 1966 ist die Taubenreuther GmbH Anbieter von Spezialfahrzeugen und entsprechendem Zubehör. Der Hauptsitz von Taubenreuther ist Kulmbach, eine Kreisstadt im gleichnamigen, oberfränkischen Landkreis Kulmbach. Hier und in den Niederlassungen des Unternehmens arbeiten insgesamt 50 Mitarbeiter. Das Unternehmen wird bei führenden Fahrzeugherstellern in Europa und bei Importeuren als Zulieferbetrieb gelistet und geschätzt. Taubenreuther ist im zweiten Jahrzehnt ISO zertifiziert und entwickelt neueste Anbausysteme für leichte Nutzfahrzeuge und für Spezialfahrzeuge.

Die langfristige, sichere Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. So auch bei der Firma Taubenreuther. Auf der Suche nach einem geeigneten, neuen Archivsystem, hat ein Artikel in einer bekannten Fachzeitschrift das Interesse an ecoDMS geweckt. Die Recherche im Internet und auf der ecoDMS Webseite hat die Aufmerksamkeit intensiviert und die Testphase eingeleitet.

Da Taubenreuther mit der bisherigen DMS-Lösung keine zufriedenstellenden Ergebnisse erzielt hat, sind die Erwartungen an das neue Archivsystem umso höher und im Vorfeld ganz klar definiert. Für das Unternehmen ist eine Installation auf einem lizenzfreien Linux Server erste Grundvoraussetzung zur Einführung des neuen Dokumenten-Management-Systems. Darüber hinaus muss das Archiv problemlos in die bestehende Samba 4 Active Directory Struktur und Warenwirtschaft UPOS-WWS integrierbar sein. Innerhalb der Firma werden clientseitig verschiedene Betriebssysteme eingesetzt. Um einen unternehmensweiten Zugriff auf die archivierten Dokumente und Informationen zu erhalten, ist eine plattformübergreifende Nutzung der Archivierungssoftware daher unabdingbar. Damit auch von außerhalb auf die benötigten Daten zugegriffen werden kann, sind mobile Apps und eine webbasierte Benutzeroberfläche zwei ebenfalls sehr wichtige Auswahlkriterien.

Nach Abschluss der Testphase mit der kostenlosen ecoDMS Demoversion, hat sich das Client-Server-System als die perfekte Archivlösung für Taubenreuther herauskristallisiert. ecoDMS ist leicht zu bedienen und lässt sich ideal in die bestehenden IT-Infrastrukturen integrieren. Besonders die gute Performance, die Plattformunabhängigkeit und die automatische Dokumenten- und Barcode-Erkennung hat die Entscheider im Unternehmen überzeugt. Egal ob eingescanntes Papierschriftstück, E-Mail oder Datei aus der Warenwirtschaft. Alle Dokumente werden vom ecoDMS System schnell erkannt, zuverlässig indiziert und sicher archiviert. Obendrein bietet ecoDMS ein gutes Preis-Leistungsverhältnis und ein transparentes Lizenzmodell.

Für die optimale Anbindung an das Warenwirtschaftssystem sorgt eine maßgeschneiderte ecoDMS Erweiterung. Die CRM Lösung UPOS ist jetzt vollständig mit ecoDMS verbunden. Die Techniker der ecoDMS GmbH haben die Entwicklung im direkten Dialog mit dem Projektverantwortlichen von Taubenreuther innerhalb kürzester Zeit fertiggestellt. Die Anbindung ermöglicht, dass Dokumente aus UPOS automatisiert in ecoDMS importiert und mit Hilfe der gelieferten UPOS-Daten selbstständig vom System klassifiziert werden. Anschließend stehen die Volltext- und UPOS-Informationen sofort für eine schnelle und benutzerfreundliche Suche in ecoDMS bereit. Im Zuge der Altdatenübernahme hat ecoDMS auf diese Weise rund 250.000 Dokumente importiert und klassifiziert. Dank der flexiblen postgreSQL Datenbank von ecoDMS, kann das Datenvolumen beliebig weiter wachsen.

Jens Hueske betreut die Taubenreuther GmbH schon seit vielen Jahren in jeglichen IT- und Software-Angelegenheiten. Seine Erfahrungen mit der ecoDMS GmbH sind durchweg positiv: „Die Zusammenarbeit mit der ecoDMS GmbH hat von Anfang an sehr viel Spaß gemacht. Mit ecoDMS haben wir den perfekten Software Partner für unser Unternehmen gefunden. Das Programm sorgt bei unseren Mitarbeitern für mehr Transparenz im Tagesgeschäft. Jeder Mitarbeiter kann nun unabhängig vom UPOS-WWS auf die Daten zugreifen. Die zahlreichen Such- und Filtermöglichkeiten, insbesondere die Volltextrecherche, ermöglichen uns allen eine einfache und schnelle Dokumentensuche. Durch die Integration in die Warenwirtschaft ist die gewohnte Arbeitsweise ebenfalls erhalten geblieben. ecoDMS wird bei uns aktuell in den Bereichen Einkauf, Verkauf, Buchhaltung und Verwaltung eingesetzt. Inklusive der europäischen Niederlassungen arbeiten wir derzeit mit 22 Lizenzen der ecoDMS Vollversion."

Bei der Taubenreuther GmbH werden ein- und ausgehende Dokumente nun sicher in einem zentralen Archiv gespeichert. Das optimiert die Dokumentenprozesse und reduziert die Ablage- und Suchprozesse innerhalb des gesamten Unternehmens. Ausgezeichnet durch eine gute Zusammenarbeit, eine schnelle Einführung und eine problemlose Installation aller benötigten Software Komponenten, hat das Projekt „ecoDMS" eine hohe Akzeptanz beim Anwender gefunden.

Details zu den Bilddateien:
Bild & Logo: © Copyright Taubenreuther