Die Einführung eines DMS markiert einen wichtigen Schritt in der digitalen Transformation von Unternehmen. An die Stelle von Papierablagen treten digitale Dokumente. Eine Umstellung, die oftmals langjährige Mitarbeitende vor eine Herausforderung stellt. Damit eine Implementierung des DMS als zentrale und verlässliche Informationsquelle (Single Source of Truth) erfolgreich ist, müssen Prozesse, Menschen und Informationen aufeinander abgestimmt werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem zu etablieren, klingt nach viel Aufwand? Muss es nicht sein – wenn man weiß, worauf es ankommt. Diese Schritte helfen Ihnen dabei, den Umstieg gut organisiert und erfolgreich zu meistern.
Bestandsaufnahme: Status quo
Bevor Sie mit der Einführung eines DMS starten, sollten Sie alle wichtigen Beteiligten für eine Bestandsaufnahme zusammenbringen. Hierzu gehören vor allem Vertreter aus:
- der Poststelle
- der Buchhaltung
- der IT
- dem Vertrieb
- der Sachbearbeitung
- dem Personalwesen
- dem Einkauf
Naturgemäß verfolgen diese Abteilungen unterschiedliche Interessen, die im Rahmen eines Workshops auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden sollten. Die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter bietet Ihnen zugleich den Vorzug, alle Beteiligten umfassend in die Umstrukturierung einzubinden und von den Vorteilen eines DMS zu überzeugen. So sinkt das Risiko, dass sie das Vorhaben blockieren. Möglichen Widerständen wie „Das haben wir schon immer so gemacht“ lässt sich begegnen, bevor sie sich verfestigen. Auch etwaige Ängste um den eigenen Arbeitsplatz können bereits früh abgebaut werden.
Etablierung in Etappen
Führen Sie ein DMS sukzessive, etwa abteilungsweise, ein und lassen Sie dabei den Mitarbeitern die Möglichkeit, weiterhin auf Papierdokumente zuzugreifen. In der Regel stellen sie selbst fest, dass sich der Zugriff über das DMS deutlich effizienter gestaltet.
Mit Schulungen unterstützen
Sich in ein neues System einzuarbeiten, erfordert Zeit und Geduld. Unterstützen Sie Ihre Administratoren und Anwendenden dabei. Wer die Möglichkeit anbietet, an Schulungen teilzunehmen, fördert eine effiziente und korrekte Nutzung des Systems. Einige Dokumentenmanagementsysteme sind bereits mit einer einmaligen Lizenzgebühr von weniger als 120 Euro verfügbar. Die gesparten finanziellen Mittel sind hervorragend in Schulungen investiert.
Dokumente richtig digitalisieren
Wenn Sie ein DMS einführen und bisher noch keine Dokumente digitalisiert haben, sollten Sie mit jenen beginnen, die weitergehende Prozesse auslösen. In der Regel ist das der tägliche Posteingang. Die Bestandsakten können dann sukzessive nach der Zugriffshäufigkeit gescannt werden. Alternativ sind Scandienstleister in der Lage, Ihre Bestandsakten „in einem Rutsch“ zu digitalisieren. Dies ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen empfehlenswert, denen häufig die notwendigen Ressourcen bzw. das Know-how fehlen.
Dokumente, die Sie digital erstellen oder die per E-Mail eingehen, sollten Sie ebenfalls im DMS speichern. Somit sind sämtliche Dokumente und Informationen in einem zentralen elektronischen Archiv vereint. Dafür muss das DMS über entsprechende Schnittstellen verfügen.
Die erfolgreiche Einführung eines DMS ist also nicht nur eine Frage der Technik, sondern auch eine der Mitarbeiterakzeptanz. Mit einem konsequenten Change-Management, das unter anderem eine transparente Kommunikation, geeignete Schulungsmaßnahmen und zuverlässigen Support beinhaltet, kann die digitale Transformation gelingen. Unternehmen profitieren dann von optimierten Prozessen, Zeit- und Kostenersparnissen sowie letzten Endes von einer höheren Wettbewerbsfähigkeit.
